Você chega para trabalhar 💼, nem senta em sua mesa e o WhatsApp, o Slack e seu e-mail já estão te chamando pelo smartphone… 📱
Mal apagou alguns incêndios 🔥 e resolveu dar aquela checada em sua caixa de entrada… Entre uma mensagem e outra – e umas escapadas para dar uma olhada no instagram – você nota que já são 11 e meia…
A manhã está quase acabando e você ainda não fez nenhuma de suas tarefas!
Muita calma nessa hora! A gente tem a solução para você. Descubra como fazer uma lista de tarefas diárias que vai ser o guia para seu dia de trabalho!
Saiba mais: Regras para criar listas de atividades no gerenciamento de projetos
Como fazer uma lista de tarefas diárias seguindo 9 regras certeiras
O gerenciamento de tarefas diárias é mais importante do que muitos imaginam.
Pensar na estratégia de crescimento de sua empresa e gerenciar a equipe é importante. Mas a execução de suas atividades também precisa de atenção.
De outra forma, você vai ficar empacado, sem conseguir avançar com essas providências operacionais que toda empresa necessita.
Segundo Ram Charan:
Por isso, apresentamos este tutorial de como fazer uma lista de tarefas diárias em 9 passos. Você vai ver que, depois dessas dicas, vai ficar muito mais fácil fazer o gerenciamento de tarefas.
Confira também em nosso blog: Técnica de Pomodoro: sinta o gostinho da alta performance!
1- Faça a lista no final do dia
Ao criar sua lista de tarefas diárias ao final do dia, você estará mandando um recado para seu cérebro: acabamos por hoje!
Isso é importante. Porque, assim, você estará se preparando para um período de descanso ou lazer, para curtir os amigos e a família, ou mesmo ir a academia.
E ao fazer uma lista de tudo que precisa ser feito no dia seguinte, você se livrará dessas preocupações. Tire isso da sua cabeça, literalmente, e ponha no papel.
Essa atividade não pode ser estressante e não deve demorar mais que 15 minutos, no máximo.
Se não, você não vai conseguir relaxar.
2- Liste absolutamente tudo que precisa fazer no dia seguinte
Você não vai conseguir fazer tudo. Tenha isso em mente. Mas faça a lista mais completa que puder.
Por enquanto, você não está marcando a ordem em que vai fazer ou os horários. Apenas faça a lista bem completa das tarefas do dia seguinte (só do dia seguinte!).
3- Define quais são as tarefas mais chatas e trabalhosas
Algumas tarefas você gosta de fazer e são mais fáceis. Outras, são chatas e trabalhosas. Marque ao lado de cada uma, em ordem crescente, as mais desagradáveis.
O objetivo aqui é começar seu dia pelas mais terríveis!
Pode parecer estranho, mas, pela manhã, você está mais disposto e energizado. Assim, pode encarar com garra essas tarefas “osso”.
Conforme sua energia e motivação vão diminuindo, você começa a fazer o que gosta. Além disso, só o fato de ter se livrado do trabalho pesado também vai te deixar mais motivado.
4- Defina prioridades
Mas calma! Você pode usar mais de um critério para definir prioridades e talvez tenha que levar isso em conta ao ordenar sua tarefas.
Uma das maneira mais fáceis de definir o que é prioritário em uma lista de tarefas diárias é usar a matriz de Eisenhower. Já falamos dela aqui no blog, veja um resumo das regras a seguir:
- A tarefa é importante e urgente? Faça você mesmo, agora!
- A tarefa é importante, mas não é urgente? Marque em sua agenda quando vai fazer.
- A tarefa não é importante, mas é urgente? Delegue para alguém fazer imediatamente.
- A tarefa não é importante nem urgente? Esqueça!
5- Reescreva a lista levando em conta os dois critérios acima
Agora que você tem vários critérios para ordenar sua lista de tarefas diárias, faça isso!
Coloque em ordem por onde vai começar e quais serão as últimas coisas que vai pensar em fazer.
6- Não marque horários rígidos para as entregas!
É claro, se você tiver reuniões marcadas ou um almoço com amigos, isso terá um horário certo.
Mas evite se tornar um escravo do relógio. Mesmo porque, algumas tarefas que pareciam rápidas podem acabar se complicando ou serem interrompidas por outras que surgem de surpresa.
Defina mais ou menos o que pretende fazer antes e depois do almoço. Isso já é suficiente.
7- Vá riscando o que for fazendo
Isso é muito importante! O prazer de riscar uma tarefa concluída te faz sentir melhor e mais motivado. Risque o que terminou e tire mais essa preocupação de sua cabeça!
8- Não tenha medo de mudar a ordem ou acrescentar novas tarefas
Sua lista de tarefas diárias não deve ser motivo de estresse. Na verdade, ela é feita para te aliviar.
Surgiu algo novo? Faltou uma informação para concluir uma tarefa? Alguma coisa vai demorar mais do que parecia? Ficou preso em uma reunião inútil?
Re-ordene suas prioridades e lembre-se do que falamos no passo 2: possivelmente você não vai concluir tudo que planejou!
9- Confira o que sobrou, acrescente novas atividades e já prepare a lista de amanhã!
Chegou o fim do expediente e ainda há tarefas na lista? Isso acontece.
Escreva a nova lista para o dia seguinte e arrume um lugar nela para essas atividades.
Assim, escrevendo sua lista todos os dias ao final do trabalho, você se organiza melhor e toca suas obrigações com mais tranquilidade.
DICA EXTRA: não fique conferindo notificações de e-mail ou celular
Se você para a cada 10 minutos para responder um e-mail ou notificação no Slack, seu trabalho não vai progredir.
Verifique essas comunicações em horários fixos e não comece a fazer algo que te pediram imediatamente. Siga sua lista de tarefas e acrescente mais essa, se for realmente importante e urgente (lembra do Eisenhower?).
O ideal é verificar mensagens 4 vezes ao dia. E a primeira, só depois de 1 hora que chegou no trabalho.
Veja mais: Gestão do tempo no trabalho: não seria gestão de tarefas no trabalho?
Como fazer uma lista de tarefas eletrônica?
Se você quer fazer uma lista de tarefas eletrônica, não pense duas vezes, use o Trello!
Para ajudar você nessa tarefa, criamos um quadro Trello, com tudo mastigadinho para você criar a lista de tarefas perfeita!
Acesse aqui: Quadro Trello Lista de Tarefas
