Guia completo para ter organização empresarial

Ter uma ideia na cabeça e um modelo Canvas nas mãos não é o suficiente para uma organização empresarial eficiente, mesmo que sejam um ponto de partida para o sucesso de muitas empresas.

Quando as operações começam a decolar e você finalmente encontra o encaixe do mercado para o seu produto, apenas isso não é o bastante. Se você não cuidar da organização empresarial, seu negócio não conseguirá obter a tração necessária para crescer. 😰

Mas não se preocupe! Atualmente, existem processos e tecnologias disponíveis para ajudar nessa tarefa.

E foi pensando nisso que preparamos um conteúdo completo para tornar a compreensão de como organizar processos na empresa mais simples e fluida.

Vamos lá!

O que é organização empresarial?

O conceito de organização empresarial pode ser definido como uma parte estrutural da empresa que guarda todos os processos e práticas que fazem a cultura organizacional. Ou seja, é a partir dela que se dá o ponto de partida para definições de:

• Cargos e funções;
• Divisão de departamentos e equipes;
• Estabelecimento de fluxos de trabalho;
• Responsabilidades e autoridades;
• Implementação de sistemas de comunicação; e 
• Tomada de decisão.

É a partir de uma organização de empresas eficiente e bem alinhada com os valores do negócio que é possível criar uma cultura potente e, consequentemente, fazer a empresa crescer interna e externamente.

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Quais são os tipos de organização empresarial?

Existem três tipos de organização empresarial, são elas:

• Funcional;
• Linear;
• Linha-staff.

Na funcional é quando a empresa é organizada em setores, com tarefas, responsabilidades e autoridade em executar o que estiver no âmbito da área em que faz parte. Já na Linear é quando se tem uma estrutura hierárquica, ou seja é possível identificar facilmente do topo a base da empresa e a quem é preciso reportar algo.

Enquanto isso, na organização Linha-staff há traços do tipo linear mas com a adição de pessoas que podem prestar consultorias e suporte aos departamentos. 

Confira o vídeo abaixo para complementar o conhecimento sobre o assunto:

Nesse processo de formação e treinamento pode-se incluir também uma boa estrutura de onboarding. Assim, toda pessoa que entrar na equipe já começará conhecendo e entendendo melhor os aspectos mais gerais e específicos da empresa. 

Saiba mais sobre o assunto no vídeo a seguir. É só dar o play!

4.Treine a liderança

Pessoas gerenciam pessoas e quando isso é feito de forma correta o crescimento da empresa é inevitável.

A liderança deve estar qualificada para repassar conhecimento a equipe, ajudando em sua qualificação e promovendo seu crescimento pessoal e profissional.

Sabendo que pessoas são as responsáveis por alcançar objetivos, a empresa deve compreender gostos, particularidades, formas de trabalho e adaptar tudo isso de modo que todos tenham sucesso.

5. Padronize e otimize processos

Processos pouco burocráticos tornam as coisas mais fáceis dentro de uma empresa.

O ideal é criar alternativas e testá-las a fim de descobrir o que dá ou não certo e assim reduzir as possibilidade de erro consideravelmente.

A otimização de processos passa também pela desburocratização e o uso da tecnologia na rotina de um negócio: softwares de gestão e canais de comunicação interna são um bom exemplo.

6. Estude a concorrência e o mercado

Pode parecer óbvio, mas existem empresas que não conhecem o seu mercado. Nesse sentido, mesmo que elas tenham algum resultado, poderiam ter muito mais.

Diante disso, é fundamental saber como o que você vende ajuda a resolver os problemas dos clientes e como se posicionar no mercado a fim de transparecer esses valores.

Um hack útil é estudar a sua concorrência a fim de descobrir quais são seus acertos e erros. Faça o seguinte:

• Estude seu posicionamento;
• Como abordam clientes;
• Quais são valores;
• Qual sua missão.

Gestão é como o cérebro e o coração de uma empresa. Ela é quem garante que haja vida ao mesmo em que cria maneiras de otimizar processos, administrar recursos e promover a expansão e crescimento.

7. É válido contratar uma consultoria para organização empresarial?

Por último, mas longe de ser o menos importante, é preciso se fazer uma pergunta: o meu negócio precisa de uma consultoria empresarial? Caso você esteja no início do seu negócio, querendo dar uma estrutura melhor a ele e ainda não sabe por onde começar, uma consultoria pode ser algo válido.

Dentre os benefícios de tê-la em seu negócio, podemos citar pelo menos 7. São eles:

1. Acesso a conhecimento especializado;
2. Visão isenta sobre o modelo de negócio;
3. Otimização dos recursos disponíveis;
4. Agilidade na identificação e solução de problemas;
5. Melhor direcionamento estratégico;
6. Mais segurança e assertividade nas tomadas de decisão;
7. Transferência de conhecimento e atualização da equipe.

A intenção é que, através da perspectiva de quem está de fora, se consiga identificar oportunidades de melhoria na maneira de conduzir os negócios e, assim, otimizar processos e alavancar os resultados.

Uma consultoria especializada contribui com novas ideias de gestão e ajuda a tornar os processos mais eficientes e produtivos. Além disso, compartilha conhecimentos com a equipe interna. Assim, soma-se a experiência de quem está acostumado ao dia a dia do negócio com a visão de uma pessoa especialista.

TOP ferramentas de organização empresarial

Quando as empresas começam, as planilhas, os e-mails e os drives compartilhados costumam ser os recursos mais usados. As planilhas, por exemplo, são uma ótima alternativa de como organizar uma empresa, principalmente se você souber integrá-las a outras ferramentas. 

Mas existem diversos outros recursos que podem ser acrescentados a organização empresarial e, o melhor de tudo, muitos têm planos gratuitos!

Separamos algumas opções de softwares que são ótimas alternativas na organização de empresas. Para facilitar separamos em quatro grupos:

1. Ferramentas de comunicação e gestão de equipes e projetos;
2. Acompanhamento de performance empresarial;
3. Plataformas de CRM;
4. ERPs.

Confira os detalhes a seguir.

Ferramentas de comunicação e de gestão de equipes e projetos

Dentro do processo de conseguir organizar uma empresa, está a inserção de softwares que possibilitem uma melhor comunicação interna e gestão das tarefas realizadas pelas equipes. 

Existem muitas ferramentas desse tipo que podem se adequar as mais diversas características e objetivos de um negócio. Várias delas, inclusive, oferecem planos gratuitos que podem ajudar a melhorar a comunicação interna, o fluxo de tarefas e a gestão do tempo em seu negócio.

Comunicação interna:

• Slack;
• Discord;
• Hangouts;
• Skype.

Gestão de projetos e equipes:

• Trello;
• Asana;
• Jira;
• ClickUp;
• Airtable;
• Monday;
• Todoist;
• Notion;
• Pipefy.

Acompanhamento de performance empresarial

O mercado também oferece ferramentas prontas para que você acompanhe os KPIs de seu negócio sem criar o fluxo de tarefas, que é otimizado de outra forma.

Nelas as informações do negócio são coletados pelos colaboradores e disponibilizados em painéis de controle. Assim o gerenciamento da empresa passa a contar com dados confiáveis e transparentes acompanhados em tempo real.

Uma das maneiras de usar esses painéis de controle é disponibilizá-los em pontos estratégicos de sua empresa, ou online, para que todas as pessoas saibam como está o desempenho geral e de sua área, com um feedback instantâneo de seus esforços. 

Uma ótima plataforma para fazer esse acompanhamento é o Looker, o antigo Google Data Studio. 

Plataformas de CRM: gestão do relacionamento com o cliente

A gestão do relacionamento com seus clientes é fundamental para quem quer se destacar no mercado. Para ajudar a organização empresarial nessa área, existem as plataformas de CRM. 

Elas não apenas ajudam a conhecer melhor os clientes e suas verdadeiras necessidades, segmentá-los e criar as soluções ideais para cada perfil, mas também fazem a gestão da força de vendas.

Normalmente as ferramentas de CRM contam com um funil de vendas visual e intuitivo para que o gestor saiba quantos negócios estão em andamento e em que fase do processo de vendas se encontram.

Outras funcionalidades voltadas para a gestão da equipe comercial incluem agendas compartilhadas, alertas de compromissos agendados com clientes e indicadores de performance dos vendedores.

Veja alguns exemplos de ferramentas:

• RD Station CRM;
• Hubspot;
• Ploomes;
• Moskit;
• Omie;
• Nectar;
• ActiveCampaign;
• Linkseller;
• G Digital;
• Piperun;
• Meets;
• Agendor;
• Pipedrive.

ERP: gestão integrada

ERP é uma sigla em inglês que significa Enterprise Resource Planning. Trata-se de um software robusto, focado na organização empresarial por meio da integração de todas as informações do negócio em uma única plataforma.

Assim, todas as áreas trocam as informações que necessitam, sem duplicidade de registros ou dados conflitantes e com muito mais transparência.

Isso evita a formação de “nichos” que se apoderam das informações, o que facilita a gestão estratégica da empresa com uma visão bem completa do todo.

Veja alguns exemplos de ferramentas:

• TinyERP;
• ContaAzul;
• Bling;
• Omie ERP.

Dê um UP na organização empresarial integrando ferramentas

Agora que já entendeu tudo sobre o que é, como fazer e mais as ferramentas para uma melhor organização empresarial, o que acha de potencializar isso?

É super comum que sejam utilizadas mais de uma ferramenta das que citamos neste artigo. Sozinhas elas já oferecem muitos benefícios, mas quando são integradas umas as outras um mundo de tarefas e processos otimizados se abre. 

Imagine: seu gateway de pagamentos aprova uma venda e automaticamente é enviado um gatilho para que uma nota fiscal seja emitida.  Ou então, que um cliente seja atualizado automaticamente no seu CRM ou planilha eletrônica.

Com a Pluga é possível automatizar esses e muitos outros processos de maneira simples, rápida e sem precisar digitar uma única linha de código. Confira algumas automatizações prontas para serem usadas:

Para não se esquecer!