Uma das mais famosas técnicas de gerenciamento de projetos, a 5W2H, propõem 7 perguntas que devem ser respondidas para que sua equipe saiba quando, como e o que fazer, entre vários outros detalhes.
Portanto, se você está procurando uma ferramenta para planejamento de projetos, saber se ela é capaz de atender a esses 7 critérios já é um bom começo.
Mas, além dessas perguntas, acrescentamos mais 3 ao nosso checklist, o que vai garantir que sua escolha seja realmente prefeita!
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Algumas ferramentas para planejamento de projetos
Antes de apresentarmos nosso checklist para escolha de sua ferramenta de planejamento de projetos, achamos interessante apresentar algumas das mais usadas:
- Google Sheets: O Google Sheets é uma planilha eletrônica que você pode compartilhar online e até editar de forma colaborativa. E é exatamente esta simplicidade que dá tanta versatilidade a esta ferramenta usada por muitas empresas para os mais diversos fins, desde gerenciamento financeiro ou de estoques, passando por CRM até – por que não? – planejamento de projetos.
- Trello: Inspirado na metodologia kanban, o Trello foi criado especificamente para o gerenciamento de equipes e o planejamento de projetos.
- Jira: O Jira é muito usado no desenvolvimento de softwares e no gerenciamento de equipes ágeis, ele também conta com funcionalidades de monitoramento.
- Asana: O Asana é muito indicado para pequenos negócios, fácil de usar e intuitivo, facilita a comunicação e o acompanhamento dos projetos.
- Basecamp: Uma ferramenta de planejamento de projetos que funciona em um esquema de timeline, notificando cada usuário das solicitações, modificações, documentos anexados e outras atividades da equipe.
- DICA EXTRA: O Slack não é uma ferramenta de planejamento de projetos, trata-se de uma eficiente plataforma de comunicação interna que agiliza o contato entre equipes e pessoas. Funciona ainda melhor se for integrada às demais ferramentas que você usa em seu negócio.
Veja também: Organização de projetos: KISS
Check list: 10 perguntas para escolher sua ferramenta de planejamento de projetos
As 7 perguntas do 5W2H usam as iniciais dessas letras em inglês, veja:
- What – O que?
- Why – Por que?
- Where – Onde?
- When – Quando?
- Who – Quem?
- How – Como?
- How much – Quanto?
Mas antes de detalhar como uma boa ferramenta de gestão de projetos deve ajudar a responder essas perguntas, vamos iniciar nosso checklist com alguns pontos mais básicos:
1- A ferramenta de projetos é SaaS?
Sim, é algo bastante óbvio para muitos, mas vale a pena esclarecer: ferramentas SaaS são “Softwares as a Service”, isto é, softwares comercializados como serviços, baseados na nuvem, e que cobram uma “mensalidade” para serem usados.
Além de diluir seu investimento inicial (não se paga o software de uma vez só, no ato da compra), este tipo de ferramenta é atualizada constantemente sem custo adicional, pode ser acessada remotamente, permite colaboração entre a equipe e é amplamente escalável, pois pode-se aumentar ou diminuir o número de usuários com alguns cliques do mouse.
2- Tem um período de trial ou plano free?
A melhor maneira de testar uma nova ferramenta é na prática, usando seu trial (período de teste normalmente limitado em tempo) ou a versão gratuita, isso quando a ferramenta adota um modelo de negócios do tipo freemium (muito usado por ferramentas de assinaturas, como o Trello, ou até jogos por aplicativo). Verifique se a ferramenta que pretende usar em seus projetos tem isso e faça seus testes.
3- Como indicar “o quê” deve ser feito?
A primeira pergunta do planejamento de projetos 5W2H se refere ao seu escopo. Veja como sua ferramenta apresenta à equipe qual será a entrega geral do projeto.
Muitas vezes isso se dá por meio da escolha de um nome para o projeto seguido de um descritivo. Cada interface tem sua maneira de fazer isso.
Verifique também como a ferramenta anexa e dá acesso a documentos que vão ajudar a entender o que deve ser feito.
Além do escopo do projeto – definido logo no início – conforme ele for se desenrolando será preciso indicar o que deve ser feito em cada nova tarefa individual. Isso precisa ser ágil de fazer e de fácil consulta pelos membros da equipe.
4- A ferramenta ajuda a definir “porquê” o projeto está sendo executado?
O objetivo do projeto, porquê ele está sendo executado, deve ficar claro para todos. Como a ferramenta faz isso?
De forma semelhante à pergunta anterior, o ideal é que isso apareça em definições gerais.
5- “Onde” as interações ocorrem?
Neste ponto, o “onde” se refere a como integrar equipes e pessoas alocadas, muitas vezes, fisicamente à distância. Onde elas se encontram dentro da ferramenta e trocam informações?
Essa é uma das mais importantes funcionalidades que uma ferramenta que gestão de projetos deve ter: como as pessoas se comunicam entre si? E as equipes? Como se faz o contato com equipes externas? Onde essa troca de informações fica registrada e pode ser acessada, no futuro?
6- É possível definir “quando” as tarefas devem ser feitas?
O software de gestão de projetos deve ter uma forma clara de definir as datas de entrega de cada tarefa, preferencialmente associada a um calendário ou cronograma de fácil entendimento.
7- Como se sinaliza “quem” faz as tarefas?
Uma das mais básicas funcionalidades de uma solução para planejamento de projetos é indicar as responsabilidades, isto é: quem deverá desempenhar cada tarefa (sejam indivíduos ou equipes), e a quem deve se reportar.
8- A ferramenta indica “como” se desenvolverá o projeto?
Normalmente projetos são divididos em etapas. Uma boa ferramenta deve mostrar quais são elas e que objetivos devem ser alcançados nesses pontos do cronograma.
9- Como definir “quanto” custará o projeto?
A verdade é que a maioria das ferramentas de planejamento de projetos não tem uma funcionalidade específica para isso. Mas, com ajuda de integrações com outras ferramentas, como planilhas do Google ou softwares especializados em orçamentos, isso pode ser feito.
Verifique se esse detalhe é importante para seu tipo de projeto e como pode ser usado na ferramenta em análise.
10- A ferramenta tem API aberta?
APIs são protocolos da internet que permitem que ferramentas baseadas na nuvem troquem informações entre si.
Uma ferramenta de API aberta pode ser potencializada e realizar muitas outras tarefas de forma automática. Por exemplo, você pode integrar o Gmail com o Trello, ou com o Google Sheets, entre diversas outras ferramentas, para contar com automatizações como estas:
Confira também: Conheça 3 empresas que usam kanban e integrações entre ferramentas para gerenciar equipe e projetos
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