Quando se tem um negócio existem muitos processos que precisam de um bom gerenciamento para que se tenha um crescimento saudável. E é pensando nisso que existem os softwares para administração de empresas.
O uso dessas ferramentas faz com que seja mais simples:
- Integrar equipes;
- Alcançar objetivos estratégicos; e
- Fazer a gestão da comunicação empresarial.
Mas, o que são de fato esses softwares? E ainda, quais os tipos de softwares administrativo e como escolher o melhor?
Caso tenha essas dúvidas, então chegou ao lugar certo!
Neste artigo você entenderá tim tim por tim tim do assunto para escolher o melhor software para administração de empresas.
Vamos lá!
O que é um software administrativo?
Um software para administração de empresas é a maneira mais fácil e objetiva de integrar equipes, alcançar objetivos estratégicos e fazer a gestão da comunicação empresarial. Geralmente esse tipo de ferramenta inclui vários recursos que auxiliam as tarefas das diversas equipes de uma empresa.
Além disso, implementar um software administrativo no seu negócio agrega alguns benefícios. Alguns exemplos são:
- Automação de tarefas repetitivas;
- Centralização de informações;
- Melhoria da comunicação e colaboração entre departamentos;
- Redução de erros e retrabalho; e
- Fornecimento de dados em tempo real.
No mercado de tecnologia é possível encontrar vários tipos de ferramentas de administração de empresas. Continue a leitura para conferir os principais tipos de softwares para administração de empresas e como escolher o melhor para o seu negócio.
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5 tipos de software para administração de empresas
Agora que já entendeu o que é um software administrativo é hora de conferir os principais tipos para aplicar no seu negócio. Alguns, como as planilhas, são mais genéricos e podem ser moldados para diversos fins, bastando saber como usá-los.
Outros são mais usados para gestão de projetos e equipes. Há ainda aqueles que integram todas as áreas da empresa, os chamados ERPs.
Vale destacar também os softwares de gestão de performance corporativa, que acompanham o desempenho: das equipes, das pessoas, de processos e de projetos com ajuda de KPIs. Além dos famosos CRMs.
Confira abaixo os detalhes sobre cada um desses tipos de softwares de administração de negócios.
1. Planilhas eletrônicas
Planilhas eletrônicas como o Excel e o Google Sheets são algumas das ferramentas mais usadas em empresas. Essa é uma categoria de software para administração de empresas que oferece vantagens e desvantagens.
Um dos benefícios é serem gratuitos. Além disso, planilhas são bastante versáteis e muitos colaboradores estão familiarizados com elas e com seu funcionamento.
Por fim, dependendo do software escolhido para suas planilhas, elas podem ser compartilhadas online em tempo real de forma segura, por meio de login e senha.
No entanto, planilhas têm um limite de processamento computacional. Por mais que algumas pessoas saibam operá-las e criar funções e funcionalidades complexas, elas acabam se tornando pouco eficientes em organizações de grande porte.
Chega um momento em que é preciso substituí-las ou ao menos adicionar um software de administração mais robusto aos recursos de gestão do seu negócio.
Uma maneira de deixar essa ferramenta mais poderosa é a tornando automatizada. Entenda como fazer isso no vídeo abaixo.
2. Softwares de gestão de tarefas e projetos
Outro tipo de software de administração empresarial muito popular é o destinado a gestão de equipes e de projetos. Alguns, que usam a metodologia kanban, são bastante ágeis e intuitivos.
A partir disso é possível criar quadros para acompanhar o status de tarefas das equipes. Assim, sua empresa poderá ter diversos quadros para cada uma das equipes.
Dentre os exemplos de ferramentas de gestão de tarefas e projetos podemos citar:
- Trello;
- Notion;
- Airtable;
- ClickUp;
- Monday;
- Todoist;
- Asana.
Com essas ferramentas o acompanhamento das tarefas fica mais organizado e simples. Além disso, é possível otimizar ainda mais esses softwares os integrando a outros apps.
Confira abaixo alguna exemplos de tarefas que podem ser automatizadas:
3. ERP SaaS
Você conhece essas siglas?
ERPs também são chamados de Softwares de Gestão Integrados, exatamente porque integram todos os dados de todas as áreas da empresa.
SaaS, são softwares disponibilizados como serviços pagos mensalmente acessados pela nuvem.
A conjunção desses dois conceitos cria uma ferramenta de administração de empresas poderosa. Isso porque além de integrar todas as informações da organização, pode ser acessada pela nuvem, de onde o colaborador estiver e a hora que necessitar.
Veja abaixo algunas exemplos de ERP:
- Omie;
- ContaAzul;
- Bling;
- Tiny.
Ah! E essas ferramentas também podem ser potencializadas com a integração entre outros softwares. Confira o que pode ser feito abaixo:
4. Software de gestão de performance corporativa
Softwares de gestão de performance corporativa são fundamentais para quem deseja praticar a melhoria contínua dos processos e alcançar alta performance organizacional.
Ao definir indicadores de desempenho para equipes, processos e projetos, você precisa acompanhá-los em tempo real. Assim, poderá tomar as providências necessárias, caso não estejam alcançando os resultados esperados.
É nessa hora que os softwares de gestão de performance corporativa mostram todo o seu poder.
Eles contam com painéis de controle, os chamados dashboards, onde os indicadores de performance corporativa que você definiu podem ser consultados instantaneamente.
Esses painéis de controle têm um design de fácil visualização e objetivo, permitindo que os gestores compreendam a realidade do desempenho da empresa de forma rápida. Dessa forma, sua reação é ágil e assertiva.
Além disso, como os indicadores são atualizados em tempo real, você pode implementar, por exemplo, a chamada gestão à vista em seu negócio.
Essa metodologia de gestão disponibiliza monitores em locais de grande visualização na empresa, onde os painéis de controle são apresentados a todos.
Assim, as equipes podem aferir como estão indo e ajustar seu desempenho em busca de melhores resultados imediatamente. Esse tipo de feedback instantâneo gera muita motivação e potencializa a performance das dos grupos de trabalho.
Um exemplo de software desse tipo é Looker, o antigo Google Data Studio. Confira no vídeo abaixo como construir Dashboards eficientes mesclando o Looker com sua planilha eletrônica.
5. Softwares de CRM
Por último, mas longe de ser o menos importante, estão os softwares de CRM. Esta sigla refere-se a Customer Relationship Management, ou “gestão de relacionamento com o cliente”, em tradução livre para o português.
Com essa ferramenta é possível ter uma gestão 360º de todas as interações feitas entre cliente ou lead com a sua empresa. A partir disso, é possível prover uma comunicação mais alinhada aos interesses de cada pessoa com base na etapa da jornada que ela se encontra.
Alguns dos softwares de CRM mais conhecidos são:
- RD Station CRM;
- Agendor;
- Hubspot;
- Nectar CRM.
E para ficar melhor, também é possível automatizar processos que envolvem o CRM. Confira algumas integrações abaixo que podem ser do seu interesse:
Qual o melhor programa para administrar uma empresa?
Até aqui você já compreendeu:
- O que é um software administrativo e os benefícios de ter um;
- Tipos de software para administração de empresas;
- Exemplos de ferramentas para usar.
Mas, como saber qual é o melhor para o seu negócio? Pensando nisso separamos um checklist com 10 pontos para avaliar na hora de implementar algum software administrativo.
Obs.: Lembre-se de adaptar o checklist de acordo com as necessidades específicas da sua empresa.
[Checklist] 10 pontos para escolher o melhor software para administração de empresas:
- Avalie as necessidades da empresa
Identifique as áreas-chave da empresa que precisam ser gerenciadas, como finanças, recursos humanos, vendas, estoque, etc. Considere o tamanho da empresa, o número de funcionários e a complexidade das operações.
- Defina os objetivos do software
Determine os principais objetivos que você deseja alcançar com o programa de administração, como melhorar a eficiência, automatizar tarefas, facilitar a tomada de decisões, etc.
- Pesquise opções de programas
Realize uma pesquisa detalhada para identificar os diferentes programas disponíveis no mercado que atendam às necessidades da sua empresa. Se você chegou até aqui neste artigo, então já pode dar check nessa etapa.
- Avalie recursos e funcionalidades
Analise os recursos e funcionalidades oferecidos por cada programa em potencial. Verifique se o software possui recursos essenciais para a sua empresa, como controle financeiro, gestão de projetos, gestão de estoque, relatórios personalizados, etc.
- Considere a escalabilidade e flexibilidade
Verifique se o programa de administração é escalável e pode acompanhar o crescimento da empresa. Além disso, conferir se a ferramenta pode se adaptar às necessidades do seu negócio é essencial para um uso eficaz.
- Avalie a facilidade de uso
Considere a interface do usuário e a facilidade de uso do programa. Avalie se o software requer treinamento extenso ou se é intuitivo o suficiente para que as equipes consigam utilizá-los rapidamente.
- Confira a integração e compatibilidade
Verifique se o programa pode se integrar com outros sistemas já em uso na empresa, como sistemas de contabilidade ou ferramentas de produtividade.
- Analise a segurança e o suporte técnico
Avalie a segurança dos dados no software e os protocolos de proteção de informações sensíveis. É essencial verificar se a empresa fornecedora do software oferece suporte técnico confiável e atendimento ao cliente.
- Considere o custo total
Analise o custo total do programa de administração, incluindo licenças, taxas de manutenção, treinamento e possíveis atualizações futuras.
- Leia avaliações e depoimentos
Por fim, veja os depoimentos de quem já utilizou a ferramenta. Isso pode fornecer insights valiosos sobre a experiência do usuário e a eficácia do software.
Para não se esquecer!
Um software para administração de empresas é a maneira mais fácil e objetiva de integrar equipes, alcançar objetivos estratégicos e fazer a gestão da comunicação empresarial.
Planilhas eletrônicas; Gestão de projetos e equipes; ERP; Gestão de performance corporativa; CRM.
