Quem empreende sabe muito bem o quanto é importante acompanhar o desempenho da empresa – e sabe também que a capacidade analítica dessa tarefa pode ser muito facilitada com o apoio de um bom relatório de vendas.
Mas afinal, o que configura um bom relatório de vendas? Por que fazê-lo? E, mais importante ainda, como fazer um relatório de vendas que seja ao mesmo tempo completo, preciso e confiável?
Nesse artigo vamos responder todas essas perguntas e de quebra vamos te mostrar passo a passo como criar um relatório de vendas automatizado (e grátis!) em menos de 5 minutos.
Mas antes, vamos começar pelo começo:
O que é um relatório de vendas?
Um relatório de vendas nada mais é que um documento (físico ou virtual) que reúne em um só lugar as informações mais relevantes sobre as vendas realizadas por uma empresa em um determinado período de tempo.
O tipo de informação mais importante varia de acordo com o nicho e necessidade de cada negócio, mas um bom relatório deve incluir informações como:
- Número de vendas;
- Valor total das vendas;
- Produtos (ou serviços) mais vendidos
- Entre outros dados relevantes para o negócio.
Por que fazer um relatório de vendas?
Elaborar um relatório de vendas personalizado para o seu negócio pode trazer diversos benefícios, que vão desde a melhor organização financeira até a melhoria significativa do desempenho do seu time de vendas. Além disso, ele pode ajudar a definir metas realistas e a monitorar o progresso em direção a essas metas.
Principais benefícios dos relatórios de vendas:
- Avaliação de desempenho: O relatório de vendas permite que você avalie de forma rápdida e visual o desempenho da empresa como um todo ou de cada membro da equipe de vendas. Você pode, por exemplo, usar a ferramenta para comparar as vendas atuais com as vendas passadas e analisar as tendências de vendas ao longo do tempo.
- Identificação de oportunidades: Um relatório de vendas também pode ajudar a identificar oportunidades para aumentar as vendas. Por exemplo, se as vendas vão bem em uma determinada região geográfica, pode ser uma boa ideia investir mais recursos para expandir as operações (ou as ações de marketing) nessa localidade.
- Identificação de problemas: Em contrapartida, o seu dashboard de vendas também pode ajudar a identificar gargalos e problemas. Se bem estruturado, você consegue avaliar qual produto ou serviço está “sem saída”, ou até mesmo qual vendedor ou vendedora está precisando de ajuda no seu pitch de vendas.
- Tomada de decisões: Com base nas informações de um relatório de vendas, a gestão tem mais insumos para tomar decisões informadas. Essas decisões podem ser sobre onde concentrar os esforços de vendas, como aumentar (ou reduzir) a produção, quando e como ajustar preços ou até mesmo sobre mudanças na estratégia de marketing.
- Comunicação de resultados: Esse documento não é útil apenas para a gestão da empresa. Um relatório de vendas pode (e deve!) ser compartilhado com todos os departamentos para comunicar os resultados e envolver todo o time na definição metas e objetivos para o futuro.
Como fazer o seu relatório? Passo a passo
Existem diversas maneiras de fazer um relatório de vendas, que vão desde uma simples planilha inteligente no Excel até ferramentas muito mais robustas e complexas.
Nesse artigo vamos te ensinar como criar um relatório automatizado de vendas em menos de 5 minutos, usando a Pluga para conectar o RD Station CRM ao Airtable. Mas você pode usar a mesma lógica para integrar seu CRM favorito e até mesmo o seu meio de pagamento ou plataforma de e-commerce. Assim, você terá acesso às informações em tempo real.
Veja também:
Para quem não sabe, a Pluga é uma plataforma de automação que ajuda qualquer pessoa a conectar ferramentas web para automatizar fluxos de trabalho – sem precisar escrever uma única linha de código.
Sem mais delongas, vamos ao passo a passo para criar o relatório de vendas no Airtable:
- Crie uma tabela no Airtable para armazenar os dados de vendas.
Para fazer isso, basta clicar no botão “+ Add a base” na tela principal do Airtable e nomear a tabela como “Relatório de Vendas“.
- Crie colunas na sua tabela de Relatório de Vendas
Como falamos anteriormente, os dados mais importantes variam de empresa para empresa. Nesse tutorial vamos criar os seguintes campos:
• Data da venda;
• Nome do cliente;
• Produto vendido;
• Valor da venda;
• Vendedor(a).
Para criar cada coluna, basta clicar no botão “+ Adicionar campo” na parte superior da tabela e selecionar o tipo de campo desejado.
- Conecte seu RD Station CRM, integrando ao Airtable via Pluga.
Para conectar as duas plataformas, basta criar uma conta gratuita na Pluga e seguir as instruções para criar a automação: “A cada oportunidade marcada como venda no RD Station CRM, adicionar um novo registro no Airtable“.
- Revise e ajuste os dados de vendas enviados pelo RD Station CRM
Depois de conectar as ferrametnas, os dados de vendas serão enviados automaticamente para a sua tabela de Relatório de Vendas. Por isso, nessa etapa é importante configurar certinho quais dados devem ser inseridos em quais colunas do Airtable.
- Crie uma interface no Airtable
Agora que você tem uma tabela (base de dados) automatizada, é hora de criar o seu relatório de vendas usando o recurso de interfaces do Airtable.
Uma interface é uma página personalizada que permite a visualização e interação com seus dados. Para isso, clique em “Interfaces” > “+ Create New” na página da sua base de dados. Em seguida selecione “Dashboard” como o tipo de interface que você deseja criar.
- Personalize o seu relatório
A plataforma adicionará automaticamente alguns blocos. Você pode mantê-los, editá-los ou adicionar novos blocos clicando em “+ Add element” no canto inferior esquerdo da tela.
- Prontinho!
O resultado final ficou assim:
Quer saber em detalhes como personalizar sua interface? No vídeo abaixo tem uma explicação super detalhada.
E se você quer relembrar (com detalhes) o que é Airtable, confira o vídeo a seguir:
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Relembrando:
Um relatório de vendas é um documento que reúne informações as vendas realizadas por uma empresa, como por exemplo: Número de vendas; Valor total das vendas; Produtos (ou serviços) mais vendidos; Entre outros dados relevantes para o negócio.
Elaborar um relatório de vendas personalizado para o seu negócio pode trazer diversos benefícios: Avaliação de desempenho; Identificação de oportunidades; Identificação de problemas; Tomada de decisões e Comunicação de resultados.
É possível realizar um relatório de vendas automatizado em 6 passos simples: [1] Criar uma tabela simples para armazenar os dados; [2] Criar colunas na sua tabela; [3] Conectar seu RD Station CRM via PLuga; [4] Mapear os dados de vendas enviados pelo CRM; [5] Criar uma interface no Airtable; [6] Personalizar o relatório de vendas.
