Scrum é uma metodologia ágil de gerenciamento de projetos criada para que as empresas e suas equipes possam monitorar as etapas de desenvolvimento de forma flexível e adaptável para alcançar seus objetivos – e assim gerar mais valor ao cliente.
O primeiro passo para adotar a metodologia e otimizar a gestão da sua empresa é entender a fundo o que é o Scrum e para que ele serve.
Quer saber como?
Neste artigo, traremos um guia completo e prático onde mostraremos todas as facetas do Scrum: o que é, quais seus objetivos, suas vantagens, como aplicá-lo e as principais características dessa forma de estruturação de trabalho.
Continue a leitura para não perder nada!
Afinal, o que é o Scrum?
Antes de mais nada vamos ao mais básico: o que é Scrum? É uma metodologia de gestão de projetos inicialmente criada pelo desenvolvedor de softwares norte-americano Jeff Sutherland.
O termo é bem conhecido dentro das empresas de tecnologia, mas pode ser adaptado e utilizado por outras áreas. Afinal, a técnica tem uma abordagem de administração de projetos que busca a união e aprendizado conjunto dos profissionais de uma equipe.
Qual o objetivo do Scrum?
O Scrum é introduzido nas equipes para estabilizar seus processos de trabalho e gerar como consequência, mais foco, organização e senso de time.
Dada essa necessidade de apriximar as pessoas da equipe, em especial aquelas que estão em um mesmo projeto, as reuniões acabam acontecendo com mais frequência- o que é uma proposta desse modelo.
A boa notícia é que não são reuniões chatas e demoradas. Pelo contrário: os encontros são, geralmente, curtos e objetivos. Ainda falaremos mais sobre esse e outros eventos do Scrum ao longo deste guia.
A medida que as pessoas estão mais próximas, alinhando cada passo de cada etapa do desenvolvimento de um projeto e trocando feedbacks, o engajamento do time com os projetos vai aumentando e o crescimento da produtividade e da qualidade das entregas também.
Como aplicar o Scrum?
Agora que já passamos pelo que é Scrum e quais os seus objetivos, vamos à prática?
Para implementar a metodologia o primeiro passo é definir as figuras que serão responsáveis por guiar os projetos. São três papéis principais que precisam ser estabelecidos:
- Product Owner;
- Scrum Master;
- Time de desenvolvimento .
Product Owner
No topo da pirâmide hierárquica do Scrum está o Product Owner ou PO. Essa pessoa será o ponto central, que acumula poderes de liderança.
É ela quem decide o que será feito e em qual ordem de prioridade. A responsabilidade dela será comunicar a todos, de forma nítida e objetiva, o que a precisa equipe alcançar naquele projeto. Essa figura funciona como uma bússola onde o norte aponta para o sucesso do projeto.
Ela precisa agir lado a lado com o Scrum Master para manter a filosofia de gestão ágil e estar sempre a disposição da equipe para prestar quaisquer esclarecimentos a respeito da execução do projeto.
Scrum Master
Logo abaixo do PO está o Scrum Master, ele é o responsável por ajudar toda a equipe a entender e abraçar os valores do Scrum, bem como fomentar as práticas e princípios necessários para que tudo corra como deve.
Ele é uma espécie de capitão que executa a liderança junto ao restante da equipe e deve incentivar e estimular o time para que os mesmos tenham um melhor desempenho – mas sem esquecer das particularidades da organização e do ramo de atuação.
Diferente do tradicional gerente de projeto, o Scrum Master não tem autoridade sobre o restante da equipe propriamente dita, a ideia é que ele seja um líder para guiar a equipe e não uma chefia com ordens unilaterais.
Time de desenvolvimento
O time de desenvolvimento ou simplesmente time Scrum é a junção de todas as pessoas responsáveis por realizar as tarefas, construir o produto, executar testes e aplicar as ações que visam o objetivo final estipulado pelo PO.
O time de desenvolvimento conta com o auxílio do Scrum Master nesse processo.
Os times costumam ser pequenos, tendo de 5 a 10 pessoas, mas caso o projeto seja mais complexo pode ser uma equipe maior. Nesse caso, no entanto, é mais interessante criar subgrupos e eleger um Scrum Master para cada um dos times – e os times se conversarem de tempos em tempos.
Quais as principais vantagens do Scrum?
Já está ficando mais fácil de entender como funciona o Scrum, e o que essa metodologia ou forma de organização pode trazer de benefícios para as empresas, equipes e setores? Vamos destacar as principais vantagens:
- Menos re-trabalho: uma vez que as equipes estão mais engajadas, focadas e com prioridades bem definidas, os erros passaram a ser menores e quando acontecerem são colocados como forma de aprendizado nas reuniões;
- Entrega com maior valor agregado: com foco bem ajustado as equipes podem se concentrar em executar com mais detalhe cada etapa do projeto o que naturalmente vai resultar em produtos mais qualificados;
- Aumento na satisfação dos colaboradores: nada pior para um colaborador do que não ter um direcionamento correto para saber onde devem ir seus esforços, criando uma sensação de que cada um puxa para um lado. Com o Scrum essa unidade é criada;
- Melhora nos resultados do negócio: uma consequência de todos esses esforços será uma maior satisfação do cliente e com isso uma maior fidelização e propaganda positiva da sua marca com outros clientes em potencial.
Quais os pilares do Scrum?
Os pilares do Scrum estão estabelecidos em cima do controle empírico dos processos. Logo, pontos como transparência, inspeção e adaptação formam as bases do Scrum.
- Transparência: os processo só trarão resultados eficazes quando existir a transparência, de modo que todos consigam ter acesso a todas as informações necessárias para a construção do produto;
- Inspeção: no decorrer do desenvolvimento do produto é necessário que haja constantes inspeções sobre como o produto está sendo construído e como está o andamento de cada processo. Por isso a transparência citada acima é essencial;
- Adaptação: com a inspeção feita é possível identificar gargalos e fazer adaptações para executar melhorias. Como consequência teremos uma melhora na comunicação e alinhamento entre as pessoas, o que aumenta o engajamento da equipe e a confiança no trabalho um do outro.
Quais os valores do Scrum?
Além de bases e pilares sólidos, o Scrum também é baseado em valores. Conhecê-los a fundo é essencial para ter clareza na hora de tomar decisões com caminhos ambíguos e para explicar ao time o porquê dessa escolha.
- Foco: como já destacamos, a priorização é uma das caraterísticas fundamentais do Scrum. Por isso, o foco é essencial para que as atividades sejam executadas de maneira ordenada e de acordo com o que foi planejado;
- Respeito: essencial em qualquer relação de trabalho e no Scrum mais ainda. O fato do Scrum Master não ser um diretor já mostra que a ideia é que estão todos no “mesmo barco” e não pode existir um clima de “nós contra eles”. No final deve existir uma unidade com todos remando pro mesmo lado e se ajudando;
- Comprometimento: a cada Sprint o comprometimento deve ser mantido. É ele que vai empurrar para frente o projeto e cabe ao Scrum Master manter o moral do time elevado para que essa união de esforços seja mantida durante todas as etapas;
- Coragem: tomar decisões é sempre algo que envolve riscos e, por isso, é normal ter medo. Mas dentro do Scrum é muito importante estar disposto a enfrentá-lo para que o projeto não estagne. Nada pode ser jogado para debaixo do tapete, afinal mais cedo ou mais tarde você vai ter que lidar com aquilo.
Quais principais características de empresas usam Scrum?
Para entender de fato como seria o dia-a-dia de uma empresa que usa a metodologia Scrum é preciso dissecar algumas das principais características e colocá-las em perspectiva. Veja os principais pontos.
Equipes mais enxutas
O ideal, segundo o criador desta metodologia, são equipes de até 10 pessoas. Além de ter um controle maior do que está sendo feito, estudos apontam que equipes menores trabalham mais rápido e tem mais facilidade de se organizar enquanto grupo.
Estabelecer prioridades
Para que algo realmente saia do papel é preciso estabelecer prioridades, mas é essencial que elas sejam bem definidas e não fiquem mudando muito. O Scrum prega que uma coisa seja feita por vez. Dessa forma, os processos vão sendo superados e a sensação de produtividade cresce.
Reuniões diárias
A ideia é que sejam realizadas reuniões diárias para que haja sempre atualizações. Por esse mesmo motivo, os encontros devem ser rápidos e objetivos, no máximo 15 minutos apenas para:
- Discutir os pontos principais;
- Rever os desafios;
- Alinhar as atividades que serão executadas.
Quadro Kanban Scrum para gestão do trabalho
Uma das tarefas que mais “sugam” tempo das equipes são reuniões agendadas apenas para que o gestor possa repassar o que tem que ser feito, o que está sendo executado e o que foi concluído.
O Kanban é uma ferramenta com estímulo visual que existe para reduzir, senão eliminar, esse tipo de demanda. Existem no mercado algumas ferramentas interessantes de produtividade como o Trello e o Asana, que funcionam no modelo kanban.
Principais jargões do Scrum
Um dos motivos para que muitos não conheçam ou temam adotar o Scrum são os seus termos e jargões que, na sua maioria, são em inglês e podem gerar alguma confusão no entendimento geral da ideia.
Por isso, separamos alguns dos termos que você mais vai se deparar caso comece a estudar mais a fundo sobre a metodologia.
- Sprints: são os ciclos de cada projeto. No geral são ciclos mensais onde é definido um bloco de tarefas a serem executadas;
- Product Backlog: se refere ao conjunto de objetivos de cada projeto. No caso de um desenvolvimento de software, por exemplo, é o nome que é dado ao pacote de funcionalidades que devem ser desenvolvidas no projeto;
- Sprint planning meet: trata-se das reuniões de planejamento que acontecem no começo de cada sprint de um projeto. É nessa reunião que serão definidos os itens do Product Backlog, bem como a ordem de prioridade dos mesmos;
- Sprint Backlog: é o nome dado ao conjunto de tarefas que serão executadas em cada Sprint;
- Daily Scrum: é o nome da reunião diária de acompanhamento do projeto. Nela, toda a equipe se reúne todos os dias para discutir o que está sendo desenvolvido, os desafios encontrados, os erros cometidos e como superá-los. A ideia do Scrum é que as pessoas estejam de pé durante a reunião, justamente para que sejam rápidas;
- Sprint Review Meeting: trata-se da reunião que acontece ao final de cada Sprint. Aqui, a equipe apresenta o que foi executado e os resultados obtidos naquele ciclo. A ideia é colocar em perspectiva as metas traçadas e todos sigam para o próximo passo.
E aí, entendeu o que é Scrum e como adotar essa estrutura no seu time? Sabemos que para que você e sua empresa sejam capazes de gerenciar tudo isso de forma organizada, é fundamental realizar a integração de diferentes ferramentas usadas no dia a dia da organização.
Sem isso suas informações serão mais difíceis de serem encontradas, há um aumento do retrabalho, desperdício de tempo e descentralização de informação.
Uma maneira de viabilizar o trabalho e integrar as ferramentas usadas por sua empresa, é utilizando a Pluga. A tecnologia oferece dezenas de opções de automatização e integração entre ferramentas.
É possível, por exemplo, diferentes sistemas de gestão de projetos, como o Jira, Trello, Asana, Notion e muitos outros:
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