Kanban, em japonês, significa cartão 🔖 ou sinal 🚥.
A história do sistema kanban remonta aos anos 60 (faz tempo… ⌛), quando as indústrias japonesas queriam se tornar mais competitivas e usavam um esquema de quadros com cartões coloridos para gerenciar estoques.
A ideia foi tão boa que logo se estendeu para a gestão de produção em linhas de montagem.
O kanban foi desenvolvido pelo Toyota e serviu de modelo para diversas outras empresas, até que as pessoas perceberam que ele poderia ser usado para muitas outras atividades, como gestão de projetos, equipes e desenvolvimento de produtos e serviços.
Nesse post, vamos te mostrar como funciona o sistema kanban e como ele é prático, extremamente visual e intuitivo de usar.
Saiba mais: Kanban: conceito japonês que dominou o mundo
Sistema kanban: gerencie equipes e projetos visualmente
Você já deve ter ouvido falar da relação entre kanban e agilie, não? 🤔
Bom, a gente explica: agile é uma série de metodologias de gestão de equipes e projetos, como o scrum, o kanban e até os lean boards, que se inspiraram no chamado manifesto para o desenvolvimento ágil de software.
Esse manifesto foi escrito por programadores e desenvolvedores de softwares, em 2000, cansados da maneira engessada e burocrática como se criavam os softwares.
O que começou como uma nova metodologia de desenvolvimento de ferramentas tecnológicas, logo migrou (como o kanban) para outras áreas.
Hoje, a metodologia agile é usada em muitos tipos de projetos.
Portanto, a história se repete: tanto agile como kanban nasceram com um foco, mas se expandiram para outras funções.
E uma coisa que logo ficou clara é que ambos os métodos tinham muitos conceitos em comum e que poderiam trabalhar muito bem juntos, entre eles:
- Transparência das informações;
- Trabalho colaborativo;
- Mais ação e menos discussão;
- Foco na satisfação das necessidades dos clientes.
Assim, uma metodologia que nasceu 40 anos antes acabou sendo adotada e adaptada para se tornar mais uma ferramenta no arsenal agile.
Como funciona o sistema kanban, afinal?
Guarde 3 palavras:
- Quadros
- Listas
- Cartões
Os quadros são divididos em colunas, cada um representando uma fase ou etapa de um processo ou fluxo de trabalho.
Nessas colunas, são colocadas as listas de tarefas, cada uma delas detalhada em um cartão.
Apesar do início do sistema kanban usar apenas 3 colunas com listas de tarefas (to do = para fazer; doing = fazendo e done = feito), fica mais fácil entender a metodologia kanban usando um quadro com mais tarefas.
Veja um exemplo de um quadro kanban com várias etapas:
Exemplo de uso de sistema kanban para agência
Imagine que você quer criar um quadro kanban para gerenciar o processo de desenvolvimento de sites para clientes de uma agência.
As colunas poderiam representar as seguintes etapas do processo:
- Coleta do briefing pela equipe de atendimento
- Passagem do briefing para criativos e programadores
- Desenho do layout inicial e descritivo de funcionalidades para o cliente
- Aprovação do layout e do escopo de funcionalidades pelo cliente
- Criação de artes, textos e programação
- Finalização e testes
- Apresentação ao cliente
- Aprovação
- Site no ar
Assim, um gerente de desenvolvimento pode colocar na primeira coluna do quadro kanban um cartão de nome “projeto site empresa X”. Ele pode, na verdade, colocar vários projetos, dependendo do tamanho de sua equipe.
Esse cartão vai conter o nome do atendimento responsável por coletar o briefing.
Depois de coletar, ele passa o cartão para a segunda coluna e acrescenta o nome dos criativos e desenvolvedores para quem vai passar o briefing.
Depois que eles entendem o briefing, passam o cartão para as respectivas colunas, como “criação de artes, textos e programação”, “finalização e testes” e assim por diante, conforme as tarefas são executadas.
Note que um cartão pode ter mais de um responsável por sua execução e que nem todas as etapas precisam de todos os profissionais.
Assim, depois que passa o briefing adiante, a pessoa que fez o atendimento inicial ao cliente pode se dedicar a outros projetos. E só será acionada para voltar a este “projeto X” quando ele chegar na coluna de “aprovação do layout e escopo” e, mais uma vez, na coluna “apresentação ao cliente”.
Cada um dos integrantes de sua empresa se envolverá nas tarefas que dizem respeito a ele, conforme o projeto trafega pelo quadro, até que o cartão chegue na coluna “site no ar”.
Uma das grandes vantagens dos sistemas kanban é que com uma olhada rápida no quadro é possível saber quantos sites estão sendo desenvolvidos, em que fase se encontra cada um deles e o que cada profissional está fazendo.
Confira em nosso blog: Conheça 3 empresas que usam kanban e integrações entre ferramentas para gerenciar equipe e projetos
Algumas ferramentas kanban para usar online
Hoje existem ferramentas eletrônicas que gerenciam seu quadro kanban e podem ser acessadas remotamente por sua equipe, de onde estiverem, no esquema de SaaS (Software como um serviço pago mensalmente).
Têm a vantagem de mostrar estatísticas de velocidade de execução de tarefas e outros KPIs, além de funcionalidades que facilitam muito o seu trabalho, como calendários e gráficos, anexar arquivos e enviar lembretes para os responsáveis pelas tarefas.
Entre os mais conhecidos softwares kanban podemos citar o Trello, o Asana e o Jira
Veja também: Qual dos tipos de kanban é ideal para o seu negócio?
Mas existem outras vantagens em usar ferramentas para gerenciar seu sistema kanban: você pode integrá-lo com outras ferramentas que usa em seu dia a dia.
Por exemplo, se você usa Slack na comunicação interna, toda vez que um cartão é movido para uma determinada lista, um canal do Trello é notificado.
Da mesma forma, pode ser acrescentada uma linha em uma planilha do Google, ou criado um novo negócio em um sistema de CRM.
E essas integrações são feitas rapidamente, sem a necessidade de entender nada de códigos ou programação. Você mesmo pode acioná-las, em menos de dois minutos.
Confira mais integrações que a Pluga desenvolveu para o Trello com outras ferramentas:
