Quando falamos de software de automação, estamos falando das diversas possibilidades que existem para se melhorar um processo (de produção, prestação de serviço, vendas e quaisquer outros) ao substituir tarefas repetitivas e burocráticas operadas por pessoas por uma forma de integração com um sistema, tornando-a automática.
E existem diversos exemplos práticos disso, como softwares BPM para automação de processos, automação de marketing ou até integrações por meio de APIs (Interface de Programação de Aplicação) para automatizar tarefas.
Antes de falarmos com mais detalhes de cada um desses tipos de software de automação, vamos entender primeiro quais as vantagens que eles podem trazer para sua empresa.
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O que você ganha usando um software de automação
Poderíamos dizer, em resumo, que softwares de automação têm o objetivo de trazer mais produtividade e eficiência para a operação do seu negócio.
Mas isso fica um pouco genérico, não é mesmo?
Então vamos entender uma coisa: existem processos fundamentais em toda empresa que não devem ser automatizados, pois dependem fortemente da interação com pessoas para serem bem realizados.
Por exemplo: a triagem de um paciente ao entrar na emergência de um hospital. Ok, esse processo pode ser facilitado com o uso de interfaces eletrônicas em um tablet, softwares de gestão e comunicação corporativa, mas uma decisão humana é fundamental para escolher quem deve ser atendido imediatamente e quem pode esperar.
Mesmo seguindo um protocolo rígido, muitas vezes a percepção e a intuição da enfermeira é importante em uma decisão como esta.
Já, outras tarefas não precisam dessa decisão humana. Por exemplo: definir se uma embalagem de feijão está com o peso correto e pode ser liberada para a expedição ou se deve retornar à linha de produção para ser preenchida. Utilizando integrações do sistema com uma balança, o software de automação adequado pode tomar essa decisão sem precisar da intervenção de uma pessoa.
E ao automatizar este tipo de tarefa, as vantagens são diversas:
- Diminuição de erros e refações
- Mais velocidade na execução das tarefas
- Menos desperdícios
- Comunicação mais ágil, eficiente e segura
- Criação de uma base de dados confiável
- Geração de relatórios
- Possibilidade de controle em tempo real
- Rastreabilidade
E com tudo isso, os processos poderão ser cada vez mais aprimorados, através de uma prática que se chama de melhoria contínua dos processos.
Bom, agora que você entendeu o que é e para que serve um software de automação, vamos falar um pouco sobre cada um dos tipos que citamos.
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Softwares de automação de processos BPM
Estes são sistemas bem mais complexos. Permitem não apenas criar regras de automatização, mas alguns deles podem ser usados para criar ou modelar processos existentes, definir quais tarefas serão automatizadas, criar interfaces e interações entre sistemas e gerar todos os benefícios que citamos acima.
Quando você vai fazer um exame de sangue, por exemplo, e retira aquela senha para saber em qual guichê será atendido e por qual atendente, isso possivelmente foi formatado por um software de automação de processos BPM.
Softwares de automação de marketing
Agora estamos afunilando para algo bem mais específico e relacionado com marketing de conteúdo e inbound.
Neste caso o objetivo e usar o máximo de informações possível coletadas sobre o cliente quando ele interage com os pontos de contato do seu negócio na internet (site, blog, mídias sociais, etc.) e automatizar algumas ações para direcionar fluxos de informação adequados para cada perfil de clientes, dependendo do estágio em que se encontram no funil de vendas, por exemplo.
Imagine um sistema que mostre para você que certos clientes só entram em seu blog quando o assunto está marcado com a tag “X” e que eles, além disso, comentam muitos posts no Facebook sobre este mesmo assunto.
Softwares de automação de marketing podem ser programados para enviar um email para estes clientes oferecendo um e-book para ser baixado com um conteúdo muito completo sobre este assunto.
E resumo, podemos dizer que estes softwares podem nutrir seus leads com as informações mais interessantes e relevantes para eles de forma automática, seguindo certas regras que você define.
Saiba mais: Implemente na sua empresa processos automatizados, conectados com a API da RD Station
Softwares de automação via API
Bom, antes de começar, se você ainda não sabe, aprenda O que significa API e como isto pode mudar a sua vida.
Neste caso as automações são muito mais pontuais e possibilitam uma variedade de substituições de ações repetitivas por automatizações ao integrar diversas ferramentas que você já usa em seu negócio.
E, da mesma forma que nos softwares de automação anteriores, você ganhará em assertividade, rapidez e eficiência.
Quanto tempo você gasta em sua empresa, por exemplo, preenchendo dados de notas fiscais eletrônicas? Existe um funcionário designado só para isso?
Já pensou poder usar todas essas horas que o funcionário desperdiça nessa atividade burocrática em outras tarefas, como prospectar clientes ou fazer um planejamento de vendas?
Tem um jeito fácil de fazer isso: integrar seu software de gestão de pagamentos com sua ferramenta de emissão de notas fiscais e, automaticamente, toda vez que um pagamento é confirmado, a nota fiscal é emitida.
Sem complicação, sem erros e sem demora.
Confira mais um case de sucesso no uso de automatizações via API: Notificação de pagamento automática aumenta vendas em 17%!
E este é só um exemplo, veja algumas outras integrações que a Pluga preparou para você começar a usar em dois minutos, com alguns cliques de seu mouse:
