O quê? Quem? Onde? Quando?
Não, a gente não está confuso… fique tranquilo!
Estas são apenas 4 das 7 perguntas usadas no gerenciamento de projetos pelo método de ação 5W2H. No começo, você pode até achar uma abordagem meio simplista, mas aliado a um bom software de gerenciamento de projetos (e umas boas integrações de apps…) essa metodologia funciona muito bem.
Confira como usar essas 7 perguntas mágicas em seu projeto, conheça algumas ferramentas de gerenciamento e como integrá-las para obter ainda mais resultados!
Metodologia de gestão de projetos 5W2H
Como nasceu lá fora, essa metodologia japonesa, que tem origem na indústria automobilística, se inspira nestas 7 perguntas:
- What? = O quê?
- Why? = Por quê?
- Who? = Quem?
- Where? = Onde?
- When? = Quando?
- How? = Como?
- How much? = Quanto custa?
Depois de definir todos os passos de seu projeto, você vai responder a cada uma dessas perguntas. Inicialmente para o projeto como um todo, depois em relação a cada etapa especificamente.
É um jeito de você não esquecer de nada importante (O que deve ser feito), determinar seus objetivos e metas (Porque o projeto está sendo executado), definir responsabilidades e delegar tarefas (Quem vai fazer), datas de entrega (Quando cada etapa deve estar pronta), os locais de trabalho – se será remoto, em alguma instalação especial, em quais salas de reunião, onde será a entrega final etc. – (Onde será realizado), a metodologia, recursos e softwares a serem empregados (Como será feito) e os orçamentos, previsões de gastos ou de horas (Quanto vai custar o projeto).
E só de colocar esse checklist de 7 itens em uma simples planilha do Google Sheets, com uma coluna para as perguntas e as linhas correspondendo a cada etapa, dá para você ter todo um cronograma de atividades, responsabilidades, valores etc. prontinho para consulta e compartilhamento entre a equipe.
Confira também:
- 5W2H: exemplo em uma empresa, veja como pôr no papel!
- Como fazer um plano de ação 5W2H em 10 passos
- Ferramenta 5W2H: definição imediata de tudo que é preciso fazer em um projeto
Isso, sem falar de softwares de gerenciamento de projetos mais específicos, que vamos tratar aqui. Dê uma olhada!
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Confira também: Técnica de Pomodoro: sinta o gostinho da alta performance!
Quer mais dicas de gestão de projetos? Então, dê uma olhada neste vídeo da Siteware:
7 Software de gerenciamento de projetos: escolha o seu
Listamos abaixo 7 dos melhores softwares de gestão de projetos. Confira todas as sua funcionalidades e lembre-se de que, com ajuda da Pluga, você pode integrá-los com as outras ferramentas que usa em seu dia a dia, em menos de 2 minutos!
1. Google Sheets
Começamos, acima, já falando do Google Sheets, que é uma ferramenta que pode ser usada para gerenciamento de projetos, além de controle de estoque, financeiro e até CRM.
Este software de projetos, na verdade, é uma super planilha eletrônica, muito usada por empresas que estão começando e têm poucos recursos disponíveis, como startups, por exemplo.
E se você quiser ainda mais provas dessa afirmação, recomendamos que dê uma olhada nesta postagem nossa aqui do blog, em que fica claro que o Google Spreadsheets é simples, grátis e muito eficiente.
Mas, para usos mais específicos em empresas que já estão melhor estruturadas e têm uma operação mais complexa, confira outros softwares mais indicados.
Veja mais aqui:
- A gestão de tarefas com Google Sheets agora está no comando: crie linhas para gerar ações em outras ferramentas
- Integre Google Sheets e Google Docs via API com outros apps
Confira as integrações prontas para usar da Pluga!
2. Trello
Um dos mais conhecidos softwares de gerenciamento de projetos, o Trello opera em um esquema de quadros divididos em listas e estas listas em cartões com tarefas.
Essas tarefas podem ser transferidas (arrastando e soltando), de uma lista para outra, conforme forem sendo executadas e completadas. É possível assinalar datas de entregas, checklists, “etiquetar cartões” por cores e realmente muitas outras funcionalidades, inclusive integrações com outros apps.
Vale a pena conhecer este que é um dos mais usados programas de gerenciamento de projetos.
Veja mais aqui:
- Tutorial do Trello: guia ilustrado com passo a passo detalhado
- Trello: como usar passo a passo. Depois que começar, vai ser difícil parar
Confira as integrações prontas para usar da Pluga!
Descubra tudo sobre o Trello neste vídeo:
3. Asana
Outro software de gerenciamento de projetos criado com este fim específico, o Asana tem um esquema mais de lista de tarefas com responsabilidades definidas, permitindo conversas e apresentando painéis de controle com facilidade, além de avatares dos integrantes.
A ideia é transformar conversas em ações, diminuindo o uso de e-mails e outras plataformas de comunicação.
Veja mais aqui: Asana software agora na Pluga! Integre imediatamente às suas ferramentas preferidas
Confira as integrações prontas para usar da Pluga!
Quer saber mais sobre a Asana? Então, acompanhe este vídeo, em inglês:
4. BaseCamp
Mais um sistema de gestão de projetos para o time! O BaseCamp ajuda a estruturar seus projetos definindo objetivos, atribuindo responsabilidades, criando equipes, anexando arquivos, definindo datas etc.
Este software de gerenciamento de projetos vai formando uma espécie de timeline para cada projeto em execução, em que você acompanha o que cada um fez, quais os próximos passos e como você deve se envolver neles.
Este post também pode interessar a você: Roadmap: o que é essa ferramenta de gestão de projetos? Qual o significado?
Mais um vídeo em inglês para você conhecer melhor este software de gerenciamento para projetos:
5. Excel
Da mesma forma que o Google Sheets, o Excel também pode ajudará você a organizar seus projetos. Esse é outro dos softwares de gestão para projetos mais usados pelas empresas.
Por quê?
Porque ele é uma plataforma coringa com que muitos já estão acostumados a trabalhar. Assim, fica muito mais fácil lidar com ele e com a equipe.
Veja mais em nosso blog:
- Como criar uma planilha no Excel e integrar com outras ferramentas online
- Como fazer o preenchimento automático do Excel?
Confira as integrações prontas para usar da Pluga!
7. Pipefy
O Pipefy é um software de gestão de projetos que usa a metodologia kanban. Com ele é possível acompanhar tarefas e verificar o desempenho da equipe de forma ágil e intuitiva.
Além da interface arrasta e solta, ele também fornece outras formas de visualização do trabalho, permitindo uma acompanhamento detalhado de tudo que está acontecendo em tempo real.
Leia também: Ganhe tempo na organização de projetos usando templates de roadmap
Mais um vídeo para apresentar o gerenciador de projetos, só que este é em português:
7. JIRA
Vamos falar do JIRA, um aplicativo para gestão de projetos que, além do gerenciamento dos projetos com atribuição de tarefas para cada membro da equipe, e de acompanhar os desempenhos, datas e outros itens (de forma semelhante a alguns dos anteriores), este software de gestão de projetos também oferece uma ferramenta para criar um workflow. A facilidade de integração com outros apps é outro ponto de destaque.
Veja também: 5 ferramentas grátis de gestão de conteúdo para blogs
Se você está pensando em criar um negócio ou em melhorar a produtividade do que já está tocando, usar softwares de gerenciamento de projetos é fundamental.
E se você quiser integrá-los, isto é: poder usar as informações de um software para automatizar tarefas em outro, pode contar com a Pluga!
Veja mais alguns dos softwares e aplicativos que já integramos. Não leva nem dois minutos para fazer a integração e você não precisa entender nada de programação nem de linhas de código!
