Vendas

Como usar o CRM para otimizar seu funil de vendas

13/01/2017
Saiba como otimizar o seu funil de vendas

Para muitos, o software de CRM é somente uma ferramenta de controle e registro do que está sendo conversado com o cliente. Para outros, é apenas uma forma mais simples de consolidar algumas informações e gerar relatórios. Acontece que ambos os casos geram muito valor pro gestor, mas pouco para o vendedor.

O grande valor que um sistema CRM entrega para o profissional de vendas é o de ser a ferramenta de gestão adequada para que ele otimize o processo de negociação, ao longo do funil de vendas. Isso sim é excelente para os vendedores e gera muito valor e resultado para a empresa.

Agora, como, na prática, a ferramenta de CRM ajuda nessa otimização? Levantamos algumas dicas para você usar esse software de gestão com esse objetivo, de gerar mais oportunidades em menos tempo, com um relacionamento excelente entre vendedor e cliente. Confira!

Primeiramente, quais as funções básicas de um CRM?

Se você negocia com o cliente, precisa de um CRM. Ele deve cumprir o papel do que dizemos ser os 4 F’s das vendas: funil de vendas, follow up, feedback e foco.

Como funil de vendas, entende-se as etapas que constróem um processo de vendas, desde a captação do negócio, até o fechamento da oportunidade. O grande desafio das equipes comerciais é fazer com que uma oportunidade percorra todo esse funil de forma rápida, organizada e bem definida, aproveitando as informações do cliente e, gerando informações que podem ser acompanhadas através de métricas, para saber, por exemplo, quantos negócios existem em negociação em cada etapa do funil.

Os outros “F’s” complementam o funil de vendas, para fazê-lo andar mais rápido. O Follow up são as tarefas de acompanhamento da oportunidade, o feedback é a “escuta ativa” para identificar as oportunidades e o “foco” é a forma de encontrar o negócio certo no meio de um grande volume de informações (focando na oportunidade certa).

Acontece que todos esses fatores trabalham juntos, a todo momento, durante todo o pipeline. Muitas empresas acreditam que o funil de vendas, somente, às vezes visualizado em formato de cascata (como é utilizado no Trello, por exemplo) é o ideal, pois permite visualizar o funil de vendas de um jeito simples. Porém, isso pode ser um problema caso o seu volume de oportunidades aumente. Por isso, o funil de vendas deve andar junto de outros fatores qualificadores.

Veja dicas então para fazer um negócio percorrer todo o funil de vendas de forma mais otimizada:

Aproveite as informações de marketing

Ao fazer ações de marketing e vendas de qualquer natureza, seja online ou offline, para captar e gerar negócios, você deve mensurar e quantificar cada fonte e campanha. Isso porque, a partir dos relatórios que você gerar no CRM, você poderá saber se uma fonte/campanha é realmente efetiva ou não.

Identificando cada um desses fatores, você consegue, logo na geração da oportunidade, sabe se vale, ou não, gastar muito do seu tempo com esses negócios.

Integração com ferramentas de marketing

Também para otimizar seu funil de vendas, integre seu CRM com ferramentas de automação de marketing. Assim, os negócios que chegarem no início do seu funil de vendas já terão passado por uma nutrição mínima das oportunidades. Além, é claro, de conseguir captar algumas informações relevantes desse cliente, para que o relacionamento seja feito de uma forma mais próxima.

Previsão e ciclo de vendas

É ideal que uma empresa saiba qual o tempo médio do ciclo de vendas, ou seja, o tempo médio que um negócio percorre do início ao final do funil de vendas. Assim, consegue saber a previsão de fechamento dos negócios.

Com esse indicador, fica mais fácil saber o que tem probabilidade de ser ganho ou perdido hoje, amanhã, semana que vem, etc; fazendo com que seu funil de vendas seja direcionado para as oportunidades mais assertiva.

Follow up e modelo de e-mail

O principal “F” que faz um negócio atravessar as etapas do funil de vendas é o follow up, ou seja, as tarefas que são realizadas para acompanhamento do cliente. É importante sempre ter uma “próxima tarefa” para executar junto dos clientes, afinal, se não tiver uma ligação, e-mail, visita, reunião ou qualquer tipo de atividade agendada, o negócio poderá cair num “limbo”.

É importante que as atividades também sejam organizadas por tipo, para que fique mais fácil de programar e olhar o que está sendo feito.

Outra dica: crie modelos de e-mail e envie para os clientes por dentro do CRM. Ao fazer isso, você otimiza seu tempo, envia e-mails de forma mais rápida, padronizada e faz um follow up ainda melhor.

Qualificação

Toda vez que conversar com um cliente, você deve ter um roteiro de abordagem, um checklist de informações que deverão ser captadas, etc. Isso possibilita que você categorize suas oportunidades de acordo com a qualificação, ou seja, interesse, nível de engajamento, conhecimento sobre a empresa/produto, se está ou não preparado para comprar, etc. Essa qualificação é primordial para identificar um bom negócio.

É importante lembrar que um negócio pode ser mais ou menos qualificado que outro, independentemente do fator “etapa do funil”.

Ordenação por data de criação

Se você quer ter um primeiro contato rápido ou quer analisar a evolução dos negócios de acordo com a data que foram criados, utilizar uma ordenação de acordo com a data que foi criado, é altamente eficaz. Assim, você trabalha os negócios por “ordem de chegada” e consegue verificar, além do número de negócios que estão sendo criados, quantos estão evoluindo para as próximas etapas ou estão sendo qualificados corretamente.

Ordenação pelo último contato

Se você quer ter um relacionamento constante ou quer analisar o estágio dos negócios que está a mais tempo sem contato, utilizar uma ordenação de acordo com o último contato, é altamente eficaz, especialmente para aqueles que acreditam que focar no cliente é estratégico para o negócio, ainda que tenha um alto volume de oportunidades. Assim, você trabalha os negócios de acordo com a última vez que fez uma anotação no CRM, por exemplo, e consegue direcionar uma abordagem específica para essa organização.

Filtros no funil de vendas

Quando estiver gerenciando seu pipeline, utilize filtros para focar na oportunidade certa. Por exemplo, pode buscar os negócios de acordo com o seu produto/serviço que é mais vendido e/ou ordenar de acordo com as negociações que geram um valor mais alto para a empresa, assim como, por exemplo, o segmento dos clientes.

Agora…imagine:

Pense que no seu funil de vendas existem 1000 negócios e você só tem 5 minutos de trabalho. Concorda que utilizar apenas as etapas do funil não resolve o problema de otimização? Por isso é importante utilizar um CRM que te ajude em todos os fatores acima. Que então você pode fazer uma combinação do tipo:

  • Primeiro você filtra pela etapa do funil
  • Pega os negócios mais qualificados
  • Filtra o produto/serviço que é sua especialidade
  • Filtra a fonte e campanha que melhor convertem
  • Selecione apenas os que foram criados neste mês
  • Com previsão de fechar negócio nesta semana
  • Ordene pelos negócios que geram maior valor para você, primeiro

Responda: fica mais fácil e otimizado gerenciar negócios assim, ou não? =D

*Guest post feito por Luis Lourenço, CEO do Plug CRM, software de CRM online para pequenas e médias empresas

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