Vendas

11 passos para ter sucesso na implementação de CRM Online

05/01/2017
Saiba como implementar um CRM online

Implementação de CRM, assim como praticamente qualquer sistema de gestão e informação, demanda cuidados. Porém, ao mesmo tempo, se feito com calma e inteligência, é a ferramenta mais simples de ser colocada para seu time de vendas.

Logicamente, diversos fatores devem ser levados em conta por quem quer saber como implementar um CRM:

  • a cultura da empresa;
  • a qualificação dos vendedores;
  • o software de CRM que foi escolhido,
  • a forma como a empresa se organizava anteriormente;
  • a quebra de paradigma de se inserir um sistema;
  • os conceitos que o CRM leva para a empresa.

De toda forma, para não ter erro, basta seguir esses 11 passos que selecionamos para você.

Leia também: Como implantar um CRM com sucesso em sua empresa sem ter que “parar tudo!”

11 passos para a implementação de CRM

1. Entenda os conceitos

Os softwares de CRM usam conceitos de vendas e gestão amplamente difundidos no mundo inteiro. Porém, para muitos, esses termos podem soar estranhos. Veja abaixo alguns termos que você precisa dominar, pois provavelmente vai encontrar no seu CRM:

  • Negócios;
  • Organizações;
  • Contatos;
  • Tarefas de follow up;
  • Funil de vendas e Pipeline;
  • Qualificação;
  • Fonte;
  • Campanhas.

Também é importante saber qual a diferença entre cada um deles… por exemplo, qual a diferença dentre negócios e organizações? E qualificação e funil de vendas?

2. Desmistifique a resistência

Vendedores, de uma forma geral, são muito pragmáticos, por isso, talvez, não enxerguem a estratégia comercial de uma forma macro, dificultando a inserção de métodos de controle e gerenciamento.

Identifique a forma como os vendedores se organizam hoje e tire as resistência de cada uma das formas, por exemplo, dizendo que:

  • Ele terá um histórico das negociações e dos clientes;
  • Dados para ações de marketing;
  • Vai centralizar tudo num único lugar,
  • Será gerado relatórios detalhados e informações para melhorar as vendas;
  • Teremos gestão da informação, dados em nuvem, alertas de tarefas, funil de vendas etc.;
  • A reunião comercial será muito mais rápida e dinâmica
  • A ferramenta possibilitará que ele negocie com mais clientes ao mesmo tempo
  • Toda a empresa vai “falar a mesma língua”

Assistia a um vídeo sobre como gerenciar equipes usando CRM:

3. Encontre o “patrocinador”

É necessário que a implementação do projeto tenha pai, mãe, tio e tia, aquelas pessoas que irão defendê-lo como ferramenta para aumentar e melhorar as vendas. Coloque alguém da gestão tática e/ou estratégica envolvidos, juntamente com os vendedores que possuem maior qualificação.

4. Escolha um CRM simples e completo

Quando for testar um CRM para utilizar, leve em consideração:

  • A simplicidade de interação, se é amigável e fácil de mexer
  • As integrações presentes no sistema
  • O preço, claro
  • As formas de suporte
  • A facilidade de customizar, sozinho, sem necessidade de um técnico, de acordo com seu negócio

5. Apresente as funções básicas essenciais

Uma ferramenta de CRM dificilmente será totalmente explorada e utilizada por uma empresa, visto que ela é feita para atender diversos nichos de atuação.

Você precisa ter total controle sobre três atividades básicas: como criar um negócio, criar uma tarefa e atualizar a etapa no funil de vendas. Fora isso, escolha duas funcionalidades para ter total controle e apresente somente essas informações.

O restante, você irá começar a pegar aos poucos, uma nova funcionalidade por semana, por exemplo.

6. Torne o CRM parte do processo de vendas

Coloque sua rotina no CRM. Logicamente, talvez você tenha um pouco de dificuldade nos primeiros 2 ou 3 dias, porém, rapidamente ele vai ficando mais natural no seu dia a dia.

Não permita métodos “alternativos” de controle como, por exemplo, cadernos, blocos de anotação e qualquer outro meio que te faça perder informações, controle sobre oportunidades e, o mais importante, tempo.

7. Use os canais de suporte

As melhores pessoas para ajudar quando aparecer uma dúvida, é a própria empresa de CRM. Enquanto algumas pessoas tentam enfrentar problemas sozinhas, outras agilizam o processo conversando com um profissional de suporte.

Faça isso, afinal, as empresas possuem pessoas que dominam 100% da ferramenta e saberão auxiliar o vendedor ou gestor de uma forma muito mais rápida que uma pessoa da sua empresa. A curva de aprendizagem para o usuário será muito mais rápida.

Alguns CRMs online possuem gravação de treinamentos online, para você conhecer a plataforma e conseguir disseminar o conhecimento.

8. Valorize quem usa mais

Por dentro do CRM você consegue saber quem está usando e quem não está usando a ferramenta, afinal, é um instrumento de medição e controle de produtividade.

Uma pessoa que “pouco acessa”, provavelmente gera pouca informação, gera pouco negócio e, consequentemente, produz menos (vendas, dados estratégicos, históricos, valor para o cliente etc.).

Em contrapartida, quem usa frequentemente, no mínimo está gerando informações para a empresa, o que, no final das contas, vale muito.

Dê brindes ou valorize publicamente quem está jogando a favor da empresa. Uma caixa de chocolates pode ser uma boa ideia. Lembre-se: a implementação de CRM só dará certo se houver grande engajamento da equipe!

9. Faça gestão à vista

Alguns CRMs possuem uma funcionalidade de gestão à vista, que nada mais é que um relatório que é atualizado em tempo real com as informações básicas do processo e da performance de vendas.

Projetando esses dados numa “terceira tela”, todo o time de vendas saberá quem está cadastrando mais oportunidades, quem está vendendo maior valor, quem está vendendo maior volume de oportunidades, quem está atualizando as tarefas etc.

É uma competição saudável que não gera atritos e garante a boa evolução da sua implementação.

10. Só é válido o que está no CRM

Ao fazer uma reunião, utilize as referências que estão no CRM. Os negócios que estão lá, serão os negócios “válidos” para contabilizar vendas, oportunidades criadas, funil de vendas, previsão de fechamento, metas etc. Aproveite os relatórios para extrair indicadores de desempenho relevantes.

Em algumas empresas, até mesmo a comissão de vendas está vinculada somente ao que está presente no CRM.

11. Importe suas planilhas

Saia definitivamente das planilhas importando tudo para seu CRM. Comece importando pequenos arquivos, com poucas linhas, para fazer uma adaptação gradual. Depois, importe um volume maior de dados.

Quanto antes você abandonar as planilhas, mais rapidamente vai se adaptar ao software de gestão.

Se quiser mais dicas para o CRM “pegar” na sua empresa veja esse post.

E você tem mais alguma dica de como implementar um CRM de um jeito mais rápido na sua empresa? Qual estratégia você utilizou? Compartilhe com gente nos comentários.

*Guest post feito por Luis Lourenço, CEO do Plug CRM, software de CRM online para pequenas e médias empresas que, atualmente, é o RD CRM.

Conheça a ferramenta:

A implementação de CRM vai trazer mais produtividade para a equipe de vendas, mas existem outras formas de aumentá-la ainda mais.

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