Vendas

Rotina de vendas ou estratégia de vendas: o que é mais importante para o seu negócio?

25/07/2019
Rotina de Vendas

Você já teve alguma situação, ou vem buscando implementar novas estratégia de vendas, mas elas não têm se mostrado tão boas na prática?

Um exemplo: A estratégia é o aumento de vendas por novos clientes. 

Metas e público-alvo definidos [✅]; o marketing elaborou uma campanha sensacional e com grande orçamento para divulgação [✅]; o time de vendas foi orientado a receber as oportunidades e abordá-las com a maior motivação possível [✅]. 

Tudo alinhado, e mesmo assim o resultado em vendas foi abaixo do esperado 👎 (e com uma lista de dores de cabeça):

  • O volume de oportunidades foi muito maior que a capacidade de atendimento, e muitos reclamaram pela demora; 
  • Você teve que pagar horas extras para dar conta do volume;
  • Boa parte das oportunidades abordadas não eram qualificadas, e os vendedores perderam tempo;
  • Vendedores diferentes falaram com o mesmo cliente mais de uma vez;
  • Os clientes atuais reclamaram da queda na qualidade do atendimento.

Enfim, a lista pode ser interminável.

Se a resposta à pergunta inicial é sim, pode ser que o problema não seja necessariamente a estratégia de vendas da empresa. 

No caso, vamos avaliar se a rotina e os processos utilizados pelo time de vendas no dia a dia (ou a falta deles) podem ser determinantes no sucesso ou fracasso de uma estratégia.

Guia para aumentar as vendas com Inbound Marketing

Leia também: O que é processo de vendas: transformar seu funil de vendas em ações práticas e objetivas

Estratégia e rotina de vendas

Apesar de serem complementares, é muito importante que a gente analise separadamente cada uma. 

Estratégia

Estratégia, do grego, stratēgia, além de compor uma das frases famosas do filme Tropa de Elite, designava o cargo de comandante ou ministro de guerra, e por esse motivo, sempre foi associada ao contexto militar. 

De modo amplo, é a arte de aplicar com eficácia os recursos à disposição do comandante (pessoal, equipamentos, logística, terreno), de modo a obter sucesso no alcance de seus objetivos (a vitória).

E esse conceito já domina o âmbito dos negócios há bastante tempo. 

Nesse contexto, o planejamento estratégico é essencial para a tomada de decisões na empresa, considerando os movimentos de partes externas como concorrentes, os próprios clientes, fornecedores, o mercado, a tecnologia, além de outros fatores que uma Análise Swot pode ajudar a mapear. 

No planejamento estratégico deve ser inserido um plano de vendas, alinhado com os demais setores e especialmente o de marketing, e que contenha as estratégias de vendas para a organização. Em outras palavras, o modo como o time de vendas fará para atingir os objetivos de crescimento traçados no planejamento estratégico.

Algumas opções de estratégia de vendas podem ser o foco na captação de novos clientes, aumentar o volume de vendas ou ticket de clientes existentes, otimizar o funil de vendas atual através de um ganho de eficiência, ou, até mesmo, estabelecendo metas claras para o time comercial (sim, tem empresas que ainda não fazem isso).

Rotina

OK, até aqui definimos um pouco sobre estratégia de vendas. Mas como a rotina impacta nesse processo?

Na prática, em tudo!

A rotina é tudo aquilo que deve estar aliado à estratégia de vendas, mas representa ações diárias que não dependem de terceiros, e muitas vezes, não dependem da própria estratégia.

Ela diz respeito inteiramente ao vendedor e ao time no que se refere à sua preparação, foco, cadência, organização e empenho para desempenhar as tarefas e ações de venda.

Será um processo de vendas?

Conceitualmente, não são a mesma coisa, mas uma rotina de vendas precisa estar alinhada com um bom processo de venda, chegando ao ponto em que se confundam. 

Na medida em que o processo de vendas é um guia de como o vendedor vai abordar e conduzir as negociações, nada mais justo que contemple de modo documentado ações que padronizam a atuação da equipe, e permitam uma análise mais clara do desempenho. 

Alguns pontos importantes do processo:

  • Defina um Funil de Vendas: Mapear as principais etapas da evolução do cliente, desde a prospecção (ou antes do primeiro contato pelo cliente) até o fechamento da negociação. É importante que, e em cada uma dessas etapas, critérios sejam estabelecidos para o avanço das oportunidades, tarefas sejam feitas em cada uma delas, e os motivos para dar perda à negociação esteja claro. 

Desse modo é possível obter com precisão dados sobre a eficiência do time em cada etapa, e resolver gargalos e deficiências.

  • Tenha uma cadência de vendas: Na medida em que você tem um funil de vendas claro, é importante definir um número de tentativas de abordagem telefônica, email, whatsapp, visitas, reuniões, etc, antes de desistir da oportunidade. 

Não há uma fórmula pronta, e cada modelo de negócio pode ter um número particular de tentativas – o mais importante é garantir que todo potencial negócio receba a devida atenção.

  • Organize no processo de vendas: Aqui entendido como ter clareza do que e quando deve ser feito. Respeitar o horário comercial, e aproveitá-lo ao máximo para falar com os clientes. Fazer uma boa gestão de agenda e segmentar as atividades e reuniões de modo claro, respeitando os compromissos.
  • Treinamentos para a equipe de vendas: É a primeira coisa que um novo vendedor deve fazer quando entra na empresa, e precisam ter um calendário regular.  

Não se trata apenas de treinamentos motivacionais ou aprender novas técnicas de vendas, mas de revisão e reforço do processo de vendas – aplicação de novas tecnologias à rotina, mudanças no produto, novas objeções que surgem, entre outros motivos.

  • Reuniões de alinhamento e 1:1s (one-on-one): As reuniões de time precisam revisar as ações, avaliando e reportando o andamento das metas, e traçar os planos para os próximos meses, trimestres e o ano. 

Também são importantes as reuniões entre o gestor e cada um dos vendedores, chamadas de one-on-one, para estreitar a visão sobre a performance individual e o que pode ser feito para melhorar.

  • Faça relatórios: Os relatórios são o prêmio por uma rotina bem feita. Ao passo em que coletamos dados importantes no processo, são eles que vão tornar claros o atingimento de metas e outros KPIs importantes do time de vendas.

Dicas para criar uma boa rotina de vendas

Crie um Playbook de Vendas

O conceito de Playbook foi criado no futebol americano, e se tratava do caderno com registros de jogadas feitos pelos treinadores, com detalhes de como agir em cada situação.

O Playbook de vendas é exatamente isso, aplicado à rotina e ao processo de vendas. 

É a documentação detalhada de todos os aspectos que envolvem as atividades do time de vendas, não se limitando ao que mencionamos acima: deve conter tudo, do pitch de vendas até à performance esperada.

Ele é um documento vivo, que precisa ser revisado de tempos em tempos, para agregar novos processos e deixá-lo cada vez mais eficiente.

Invista em uma Ferramenta de CRM

Para uma boa gestão da rotina (e até para criá-la e reforçá-la), é essencial para empresa implementar um sistema de CRM (do inglês, Customer Relationship Management, Gestão do Relacionamento com o Cliente).

E não basta apenas ter a ferramenta! É preciso fazer CRM! 

Ou seja, ter um processo e rotinas bem definidos de vendas que vão ser incorporados no sistema – garantindo que o time de vendas controle todas as negociações, e que todas as métricas serão computadas de maneira clara e organizada. 

Assim, o sistema nos fornece relatórios extremamente detalhados para atuar no planejamento das ações e estratégia.

Além disso, o CRM pode ser integrado a outros sistemas e rotinas da empresa, como sistemas de marketing e ERPs, automatizando e eliminando tarefas manuais que tomariam tempo, e a redundância do preenchimento de informações.

Vamos ao que interessa! 👇

Certo, já vimos isoladamente as duas estruturas, mas como elas se relacionam?

Vamos voltar ao exemplo citado no início do texto, e trazer um pouco de reflexão:

  1. As metas e público-alvo foram definidos.. Mas baseados em que?
    1. Um funil de vendas bem construído e regular dentro da rotina vai registrar exatamente a eficiência do time, permitindo definir quantas oportunidades serão necessárias para se atingir a meta desejada – assim, incluindo o marketing de modo objetivo nas metas.
    2. A performance comercial pode ser impactada diretamente pelo perfil dos clientes atendidos. Uma vez que na rotina são coletados dados que permitem o cruzamento da eficiência e retenção com características dos clientes (segmento, tamanho, cargos de decisão, etc – citando exemplos B2B), é possível traçar o Perfil Ideal de Cliente, mais ajustado aos objetivos da estratégia.
  1. O marketing elaborou uma campanha sensacional e com grande orçamento para divulgação… e gerou o máximo de prospects e oportunidades, sem qualificar?!
    1. Ainda pensando sobre a definição do público, o Perfil Ideal de Cliente (ICP) traçado em uma análise de rotina do time comercial permite não somente que o marketing atue nos canais de aquisição mais adequados para o perfil, como saiba quais oportunidades NÃO enviar para o time comercial. Por exemplo, gerar oportunidades de clientes finais, quando o time comercial foca em abordar outras empresas, ou de segmentos em que o produto claramente não atende.
  1. O time de vendas foi orientado a receber as oportunidades e abordá-las com a maior motivação possível… mas está com o processo desalinhado!
    1. Ter uma etapa no início do funil de vendas que atribua uma pesquisa rápida (se já é cliente ou está com outro vendedor) e uma breve qualificação, podem poupar um tempo enorme da equipe, impactando diretamente em sua performance final, e principalmente, na motivação
    2. A implementação de um time de pré-vendas (com sua rotina e processos), focado na prospecção e qualificação das oportunidades comerciais antes do contato com o vendedor, otimizam a dinâmica inicial do cliente dentro da empresa, e favorece a especialização do vendedor.
    3. Mesmo com alto volume, é possível manter as oportunidades e negociações controladas. Priorizar as melhores, respeitar a cadência de abordagem e manter registros claros no CRM para que não se esqueça de fazer um acompanhamento, é essencial para garantir o correto atendimento.

Conclusão 😎

O planejamento estratégico de uma empresa é extremamente importante, pois direciona o caminho que uma organização vai traçar durante anos, e engloba as estratégias e planos de todos os departamentos da empresa.

Porém, o plano de vendas e as estratégias inseridas nele são relativamente simples, mas ganham complexidade quando inseridas no contexto da interdependência com outros departamentos. 

As estratégias de vendas são compostas, aí sim, de ações práticas baseadas na rotina diária do time de vendas. 

Caso não tenhamos uma rotina bem alinhada e homogênea, que permita a captação de KPIs detalhados do processo de vendas e análise de perfis que indiquem um perfil ideal de cliente, podemos estabelecer metas e direcionamentos irreais. E estes são extremamente nocivos à estratégia da empresa como um todo.

Sabe aquele ditado sobre “Afiar o machado” de Abraham Lincoln? 

“Se eu tivesse oito horas para cortar uma árvore, passaria seis afiando meu machado”.

É uma ótima analogia dessa relação: Se passou tanto tempo na preparação, talvez um pouco de revisão e planejamento da rotina (a ação de bater na árvore), poderiam ajudar ele a derrubar pelo menos duas árvores nesse mesmo período.

Disclaimer: nenhuma árvore foi derrubada na produção deste blog post. =)

* Este artigo foi escrito por Mario Becker, Account Executive do RD Station CRM, um dos responsáveis pela construção do Playbook de Vendas do RD Station CRM, formado em Relações Internacionais e surfista nas horas vagas. 🌊

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