Asana

Quer saber como usar a Asana junto com outras ferramentas como Excel, Smartsheet, Airtable, Trello, Monday.com e Wrike? É bem simples. Basta usar o importador de CSV nativo da ferramenta. Ele importa dados de planilhas e de outras ferramentas.

Veja o passo a passo de como usar a Asana para importar dados de outras fontes:

1- Primeiro é preciso criar (ou exportar) um arquivo CSV na ferramenta de origem. Cada ferramenta tem uma maneira diferente de fazer isso.

2- Inicie a sessão na sua conta da Asana ou cadastre-se na plataforma.

3- Clique no botão “+”, do menu superior direito para criar um novo projeto.

4- Na seta exibida ao lado do nome do projeto, selecione a opção “Importar”.

5- Selecione o arquivo CSV que deseja importar para seu projeto.

6- Observe o mapeamento de campos sugerido automaticamente. Caso deseje alterar algum campo, clique em “Fazer alterações”. Estando tudo certo, clique em “Ir para o projeto”. Fique atento à importação e faça as alterações necessárias.

7- Pronto, agora é só visualizar os dados na Asana.

A Asana é um aplicativo para gestão de projetos desenhado justamente para facilitar a montagem de fluxos de trabalho. A maneira mais prática de criar seus fluxos é através do modo de visualização em quadros.

Para montar seu fluxo, crie um novo projeto clicando no botão “+” cor de laranja na barra superior da tela ou no botão “+” da lista de projetos, no menu lateral esquerdo.

Em seguida, na seção “Visualização Padrão” selecione a opção “Quadro”.

O próximo passo é criar as etapas do seu fluxo de tarefas na Asana. Nos quadros, as colunas representam cada momento do projeto. Por exemplo, em um projeto de divulgação de um produto você pode ter etapas como “Planejamento”, “Produção de conteúdo”, “Revisão”, “Aguardando aprovação” e “Finalizado”. Clique em “adicionar colunas” para criar novas etapas conforme a sua necessidade.

Em seguida, para adicionar as tarefas na Asana, clique no botão “+” no topo de cada coluna e defina um nome para a tarefa, um membro da equipe responsável por ela, o prazo e outros detalhes pertinentes.

Na versão paga é possível criar regras que ativam ações a serem executadas de forma automatizada. Por exemplo, você pode atribuir automaticamente uma tarefa a um membro à partir de uma data de conclusão ou mudança de status em outra tarefa.

Uma maneira super prática de acionar a equipe de customer success da sua empresa é automatizar tarefas que conectem o seu marketing às ferramentas de gerenciamento de projetos.

Você pode, por exemplo, criar um fluxo de e-mails de onboarding toda vez que um cliente aderir ao seu produto ou serviço.

À partir daí criar uma automatização que adiciona tarefas para o time de atendimento sempre que o seu cliente receber o terceiro e-mail. Desta forma você garante que todos os novos clientes receberão atendimento no momento exato, aumentando a taxa de retenção.

Existem inúmeras outras possibilidades de uso para as integrações Asana com o RD Station Marketing. Você pode acessar aqui as integrações da Asana criadas pela Pluga. Aí, é só escolher as ações que deseja realizar, e depois seguir as instruções do tutorial para ter a sua automatização ativada em poucos passos.

Imagine que sua equipe de vendas acabou de fechar um ótimo negócio e sua empresa agora tem muitos produtos para produzir e entregar. O time está super satisfeito e orgulhoso com a grande conquista, mas existe um problema: o Pipedrive é utilizado apenas para vendas, e a equipe de produção não usa essa ferramenta.

Então, ao invés de se dedicar a fechar novos negócios será preciso que a equipe de vendas encaminhe um e-mail para a equipe de produção, que por sua vez precisará criar e agendar manualmente as tarefas na Asana.

Para esse tipo de situação existem as integrações da Asana com Pipedrive: para automatizar ações entre os negócios do Pipedrive e as tarefas na Asana.

Você pode utilizar as automatizações prontas desenvolvidas pela Pipedrive e as da Pluga.

Para acessar e começar a usufruir das automatizações da Asana criadas pela Pluga, acesse este link, clique na automatização desejada e siga o tutorial.

Asana e Google Calendar fazem uma ótima dupla de aplicativos. Você pode, por exemplo, criar eventos à partir de tarefas criadas na Asana e também criar tarefas da Asana baseadas na criação de eventos e/ou status no seu calendário.

Por exemplo, digamos que toda vez que o seu gerente participe de uma reunião com clientes ele precise [1] montar uma apresentação prévia, [2] gerar um relatório e [3] encaminhar os resultados para seu time por e-mail.

Integrando a Asana e o Google Calendar você pode criar automaticamente essas 3 tarefas na Asana toda vez que uma reunião é agendada, para que o seu gerente não deixe de executá-las dentro do prazo.

Para ativar essa ou outras integrações da Asana com o Google Calendar você deve acessar esta página da Pluga, escolher a automatização com a Asana que deseja e, depois disso, seguir as explicações do tutorial.

Você também pode usar a integração criada pela Asana.

Você pode conectar automaticamente as suas vendas lançadas no Conta Azul a tarefas na Asana.

Por exemplo, digamos que você tem uma loja virtual. Sempre que você vender um produto no seu e-commerce e a venda for lançada no Conta Azul, você pode criar automaticamente na Asana todas as tarefas necessárias para que a entrega do produto seja realizada com sucesso: desde a separação no estoque até a confirmação de recebimento pelo cliente.

A opção ideal para usar integrações da Asana com o Conta Azul é acessar esta página da Pluga. Lá, você clica na automatização da Asana com Conta Azul que quer ativar e, depois, é só seguir o tutorial para, em menos de 2 minutos, já utilizar a automatização escolhida.

O uso da ferramenta Asana na organização de projetos auxilia não só o gerenciamento de tarefas, mas também o acompanhamento de metas da equipe. Para isso existem também outras alternativas à Asana.

Selecionamos aqui 3 alternativas:

Trello: outro organizador de projetos que usa a metodologia kanban, o Trello é mais simples que a Asana, focado exclusivamente na criação de fluxos de processos via quadros e colunas que podem ser acompanhados facilmente, de maneira visual e intuitiva. É possível adicionar algumas funções avançadas ao Trello utilizando o butler, que automatiza algumas tarefas, através de regras e comandos programados.
Assim como a Asana, tem uma versão gratuita.

Jira: embora seja também uma ferramenta de organização de projetos, o Jira foi projetado para atender a equipes de engenharia no desenvolvimento de softwares. Utiliza metodologia mista entre kanban e scrum. Por isso oferece visualizações diferenciadas para os dois métodos, além de roadmaps e relatórios ágeis.

Pipefy: baseado na metodologia lean, o Pipefy tem foco na otimização de recursos e maximização de resultados. A ferramenta se propõe a auxiliar no controle do volume de demandas recebidas por meio da criação de workflows e automação de processos. Oferece recursos como criação de formulários públicos, envio de e-mails padrão, lógica condicional e templates de processos.
Oferece uma versão gratuita.

Os preços da Asana* são os seguintes:

- Asana Basic: a Asana é gratuita neste plano

-Asana Premium: US$ 10,99 ao mês

-Asana Business: US$ 24,99 ao mês

-Asana Entreprise: preço sob consulta

*Dados de maio de 2020. Confira a página de preços da Asana para mais informações.

Asana e GTD trabalham muito bem juntos, afinal o método de gestão de tarefas GTD tem tudo a ver com a lógica da Asana. Existem três características da Asana que a tornam adequada para o GTD:

- É uma ferramenta flexível: você pode gerenciar diferentes tipos de trabalho com ele.
- Oferece várias opções de visualização e organização do trabalho.
- É colaborativa.

Para quem não conhece, o GTD é a sigla para as palavras em inglês “Getting Things Done”. Em uma tradução livre seria algo como "Realizando Tarefas".

Trata-se de uma metodologia de produtividade criada por David Allen que se baseia em cinco passos para fazer as coisas acontecerem:

1- Anotar tudo o que você deseja ou precisa fazer;

2- Decidir se cada item da sua lista é necessário, passível de alguma ação, algo que você pode delegar ou algo que você pode descartar;

3- Organizar esses itens em listas;

4- Escolher tarefas para trabalhar com base no seu contexto (por exemplo, estou em deslocamento e não consigo executar tarefas difíceis e demoradas, mas ainda quero fazer algo como responder um e-mail simples pelo celular);

5- Analisar o progresso: quão bem você (ou sua equipe) se concentrou e concluiu as tarefas do dia ou desta semana?

Como usar a Asana com GTD, então? Para aplicar o método GTD na Asana, você precisa criar uma estrutura para o GTD na plataforma e então adicionar suas tarefas.

Os projetos são a principal maneira de organizar seu trabalho na Asana. Eles são os grandes recipientes que armazenam as tarefas. Mas independentemente da nomenclatura, eles são essencialmente listas. Mesmo que você os visualize como quadros kanban, ainda estamos falando de listas.

O primeiro passo é, dentro dos projetos, criar seções (ou colunas para quadros kanban) referentes a cada classificação de atividade. Por ex: “estudo”, “insights”, “longo prazo”, “dia-a-dia”. Depois, é preciso adicionar as tarefas em cada uma das seções, indicando o prazo e o responsável pela realização de cada uma delas.

Todas as tarefas podem ser visualizadas como um cartão onde são exibidos todos os detalhes adicionais, como descrição, comentários, links, anexos, subtarefas, etc. Para isso basta clicar sobre o nome da tarefa.

Na Asana o gerenciamento de tarefas e subtarefas é bastante intuitivo. Você consegue alterar a ordem delas, arrastando e soltando, o que é muito útil para o GTD. Isso porque você consegue, por exemplo, reorganizar suas tarefas por ordem de importância ou na ordem em que poderá executá-las.

Por fim, quem tem a conta Asana Premium pode ainda filtrar as suas tarefas por tags. As tags permitem acessar suas tarefas de acordo com as circunstâncias, o que é e um dos princípios do GTD: olhar para as tarefas relevantes com base no seu contexto. Por exemplo, se você está na rua pode filtrar as tarefas pela tag "rua" para ver quais ações pode realizar naquele momento: pagar uma conta no banco, comprar o café que está quase acabando, etc.

É possível utilizar a Asana como uma ferramenta de CRM. Você pode criar colunas para cada etapa do seu processo de vendas e adicionar cada oportunidade como uma “tarefa” do quadro, atribuindo-as ao vendedor responsável.

Você também consegue obter um template de CRM da Asana através de um modelo pronto: a própria página de modelos da ferramenta oferece templates.

Selecione “Vendas” e escolha o modelo mais adequado à atividade de CRM que deseja desempenhar. Veja alguns exemplos:

- Funil de Vendas
- Monitoramento de contas
- Feedback do cliente

Se tiver em dúvida em como usá-los, não tem problema. A própria Asana oferece vídeos detalhados de tutorial da Asana no youtube ou no próprio site.

Caso você deseje ter acesso à Asana a qualquer momento e em qualquer lugar, você pode fazer o download da Asana em seu celular.

Em iPhones, você abre a App Store, busca pelo Asana app e clica em "Obter". É preciso usar seu Apple ID para finalizar o processo.

Em aparelhos Android, abra a Google Play Store, acesse “Meus Apps e Jogos > Biblioteca”, procure o aplicativo da Asana e clique em “Instalar” ou em “Ativar”.

O aplicativo da Asana oferece uma funcionalidade interessante: o uso da Asana offline. Caso você esteja em um lugar sem sinal (engarrafado em um túnel ou até mesmo em um avião) você pode realizar algumas ações que serão atualizadas assim que seu celular se conectar novamente.

Veja a lista de ações que você pode executar com a Asana offline:

- Criar tarefas, conversas ou projetos;
- Designar tarefas;
- Configurar prazos;
- Adicionar ou remover tags;
- Adicionar, remover ou completar tarefas de projetos;
- Favoritar tarefas, conversas ou notificações;
- Adicionar ou remover comentários;
- Convidar membros da equipe;
- Arquivar (ou desarquivar) mensagens do seu inbox.

Para fazer login na Asana você deve acessar os endereços https://app.asana.com/, no smartphone, ou https://asana.com em computadores.

Você pode fazer login na Asana usando sua conta do Google ou digitando seu endereço de e-mail e senha nos locais indicados.