• Como funciona
  • O que é
  • Como integrar

Como funciona o Trello

Para entender como funciona o Trello, é preciso compreender que toda sua lógica é baseada em listas e quadros de tarefas devidamente alocados nessas listas. As tarefas são representadas por cartões que podem ser deslocados de uma lista para outra conforme os trabalhos fluem. Além disso, é possível usar o Trello como compartilhador de informações entre equipes, já que cada cartão pode ser personalizado com tags e designado a um membro responsável pela tarefa.

Trello

Como funciona o Trello

Para entender como funciona o Trello, é preciso compreender que toda sua lógica é baseada em listas e quadros de tarefas devidamente alocados nessas listas. As tarefas são representadas por cartões que podem ser deslocados de uma lista para outra conforme os trabalhos fluem. Além disso, é possível usar o Trello como compartilhador de informações entre equipes, já que cada cartão pode ser personalizado com tags e designado a um membro responsável pela tarefa.

O que é o Trello

Quer saber o que é o Trello? Em linhas gerais, trata-se de uma ferramenta de organização, compartilhamento e gestão de projetos e tarefas. O Trello serve para que os processos se mantenham organizados e sistematizados de forma visual e intuitiva. Com a ferramenta, equipes conseguem acompanhar projetos, definir status e compartilhar informações-chave.

Trello app

O que é o Trello

Quer saber o que é o Trello? Em linhas gerais, trata-se de uma ferramenta de organização, compartilhamento e gestão de projetos e tarefas. O Trello serve para que os processos se mantenham organizados e sistematizados de forma visual e intuitiva. Com a ferramenta, equipes conseguem acompanhar projetos, definir status e compartilhar informações-chave.

Como automatizar o Trello

Uma solução para otimizar o tempo da sua equipe é fazer uso de recursos de automação. O Trello permite, por exemplo, a criação automática de cards via integrações com outras ferramentas.

E sabe o que é melhor? Não é preciso dominar a API do Trello para integrá-lo a outros sistemas. Você pode automatizar o Trello utilizando soluções prontas que vão simplificar o seu trabalho. Na Pluga você encontra mais de 47 opções de integrações com o Trello.

Trello o que é

Como automatizar o Trello

Uma solução para otimizar o tempo da sua equipe é fazer uso de recursos de automação. O Trello permite, por exemplo, a criação automática de cards via integrações com outras ferramentas.

E sabe o que é melhor? Não é preciso dominar a API do Trello para integrá-lo a outros sistemas. Você pode automatizar o Trello utilizando soluções prontas que vão simplificar o seu trabalho. Na Pluga você encontra mais de 47 opções de integrações com o Trello.

Faça mais com Trello

  • Para quem não conhece, o Kanban é um método organizacional focado em aumentar a produtividade e otimizar a gestão do trabalho. A metodologia propõe a utilização de cartões (ou post-its) em um quadro para que seja possível acompanhar, de maneira visual, o andamento dos fluxos de produção nas empresas.

    De um lado do quadro, ficam as tarefas que ainda precisam ser executadas, Do outro lado ficam listadas as etapas de execução (como por exemplo: "em preparação", "em revisão" e "entregue").

    O Trello usa o kanban como seu conceito central. Nele, é possível criar colunas e quadros de acordo com as necessidades do seu negócio, permitindo a visualização de todas as tarefas a serem realizadas dentro de um projeto.

    Desta forma, fica fácil saber quais tarefas precisam ser feitas, estão sendo feitas e as que foram concluídas. Tal estrutura permite uma gestão de projetos completa, com total entendimento de qual etapa cada tarefa está. Há ainda outros recursos colaborativos, como usar o Trello em equipe utilizando o compartilhamento de quadros e determinando quem é responsável por cada tarefa.

    De forma complementar, é possível ainda conectar o sistema de gestão Trello a outras ferramentas, criando novos cards de tarefas toda vez uma ação for realizada. Por exemplo: se você possui um formulário de pedido de orçamento em seu site, você pode criar um novo card no Trello toda vez que alguém preencher o formulário. Dessa forma, a sua equipe de atendimento pode visualizar o pedido e dar continuidade ao atendimento.

  • Scrum é uma metodologia ágil de gestão e planejamento de projetos. Na metodologia, os projetos são divididos em ciclos — os chamados sprints, nos quais as equipes precisam concluir tarefas que integram o backlog (lista de tarefas e exigências necessárias para concluir o projeto). Quer saber mais sobre a metodologia? Leia este tutorial do Trello sobre o scrum.

    É possível criar seu próprio framework scrum no Trello. Com a ferramenta, a equipe poderá criar listas, que representam os estágios da metodologia (como “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”). Depois, é possível inserir os cartões nestas listas, ou seja, classificar as tarefas dentro dos estágios e assim acompanhar o progresso dos projetos em tempo real.

    Trata-se de uma forma visual de acompanhar o andamento dos projetos, e, portanto, manter toda a equipe atualizada.

    Outra saída para quem busca aplicar metodologias ágeis a seus quadros é instalar a extensão Scrum for Trello, disponível para os navegadores Chrome, Safari e Firefox. Ela disponibiliza funcionalidades extras para os cartões, como a possibilidade de adicionar estimativas ou registrar o tempo gasto em cada tarefa diretamente nos cartões do Trello.

  • O follow up de vendas é o acompanhamento de clientes durante todo o processo de vendas. Isto é: ficar de olho no que eles precisam durante as etapas de venda e responder a todas as suas solicitações rapidamente. Além disso, também faz parte do follow up entrar em contato com os clientes de forma proativa, para antecipar objeções e mostrar as soluções oferecidas pela empresa.

    Embora existam ferramentas específicas para essa finalidade, é possível utilizar o Trello como um gerenciador para follow up de vendas. Para isso, é preciso criar um cartão que represente cada cliente, além de listas que representam as etapas importantes do processo para o controle de vendas. A medida que um potencial cliente se movimenta de uma etapa para a outra do funil de vendas, basta mover o cartão de uma lista para outra.

    Desta maneira é possível ter uma visualização geral dos clientes em negociação, além de obter mais detalhes sobre o estágio de cada um.

    Se quiser um modelo de uso do Trello para follow up de vendas, é possível consultar (e fazer uma cópia do modelo) de um pipeline de gestão de relacionamento com o cliente construído no Trello neste quadro. Nele, a gestão de clientes é segmentada em listas que representam todo o pipeline de vendas (prospects que contataram a empresa, leads, prospects contatados pela empresa, reuniões agendadas, propostas enviadas, clientes ganhos, clientes perdidos e possibilidades de novo contato).

    Complementarmente, você pode automatizar o processo de entrada desses cartões no seu quadro do Trello com automatizações que criam um card toda vez que uma oportunidade é gerada pelo time de marketing, por exemplo.

  • A Matriz de Eisenhower é uma forma de categorizar atividades ou tarefas de acordo com dois critérios básicos: urgência e importância. A intenção da Matriz de Eisenhower é auxiliar o processo de priorização de tarefas a serem realizadas, deixando claro aquelas que são mais urgentes e importantes.

    Trata-se de uma matriz baseada em 4 quadrantes: Importante e urgente, importante e não urgente, não importante e urgente, não importante e não urgente.

    Algumas vantagens de utilizar o método:

    - Foco no que realmente importa;
    - Melhor percepção de quando é necessário delegar (ou até mesmo eliminar) tarefas;
    - Aumento da produtividade;
    - Compreensão do que precisa ser alterado;
    - Organização mais precisa e eficiente.

    É possível transportar a Matriz de Eisenhower para um quadro Trello. Para isso, basta criar uma lista representando cada um dos quatro quadrantes quadrante e também uma lista de “entrada”, onde você pode listar (sob a forma de cartões) tudo que precisa ser feito. Em seguida, você pode categorizar estes cartões (ou seja, as tarefas) alocando-os nas listas conforme sua urgência e importância.

    Para entender melhor, veja este exemplo de quadro do Trello, que utiliza a priorização de tarefas da Matriz de Eisenhower como base.

  • O principal objetivo da comunicação organizacional é manter os colaboradores alinhados e engajados com o propósito, as causas e os discursos da organização. A nível gerencial, a comunicação interna nas empresas pode fazer uso de diversas ferramentas (como e-mail, newsletter, podcasts, campanhas internas, eventos e TV Corporativa) para estabelecer e estimular condutas compatíveis com o DNA da organização.

    Mas como aplicar esse engajamento e alinhamento entre membros da equipe no dia a dia? O Trello pode funcionar como um grande centralizador de informações, possibilitando uma comunicação organizacional integrada, agilizando processos e impedindo que informações sejam perdidas.

    Quando um membro da equipe finaliza uma tarefa, ele não precisará comunicar aos seus superiores, por exemplo. Basta arrastar a tarefa para a lista de “tarefas finalizadas”. Ou ainda, caso ele deseje solicitar a interação de outro membro da equipe na mesma tarefa, ele pode marcar o nome do colega de trabalho no cartão. O mesmo será notificado e poderá colaborar na execução da tarefa assim que for possível.

    Desta forma a troca de informações fica mais clara e fluida, eliminando gargalos ou falhas de comunicação.

  • É possível integrar o Trello a diversas outras plataformas via API para automatizar a criação de cartões, configurar lembretes para os colegas de equipe, compartilhar tarefas em canais de comunicação interna e mais.

    E quer saber a boa notícia?

    Para facilitar o seu trabalho, a Pluga disponibiliza mais de 47 Integrações Trello prontas para que você consiga realizar essas automatizações em pouco tempo, sem precisar digitar nenhuma linha de código.

Conheça o Trello

  • O primeiro passo para entrar no Trello é acessar a ferramenta e clicar em "Fazer Login", no canto superior direito da tela.

    Se for sua primeira vez na ferramenta, o caminho é diferente: é preciso clicar em “Cadastrar-se”, também no canto superior direito, para preencher seus dados, criar uma conta e, enfim, fazer login no Trello.

    Uma boa notícia: você terá total liberdade para usar o Trello em português, já que a empresa iniciou suas operações no Brasil em 2015 e disponibiliza todas as suas informações e materiais no idioma do país.

  • Se você pretende utilizar a versão do Trello para desktop (web), não é preciso fazer nenhum download. Ele funciona em todos os navegadores (basta acessar o site Trello.com para ter o Trello no seu Chrome, Safari, Edge etc.).

    Caso deseje utilizar a ferramenta em seu celular ou dispositivo móvel, então é possível baixar o Trello versão app. Nas lojas de aplicativos, você pode fazer download do Trello para Android e iOS.

  • Existem 3 tipos de planos no Trello: o Trello grátis (free), o Trello Business e o Trello Entreprise.

    Cada opção oferece um leque de recursos. O plano grátis, por exemplo, oferece quadros pessoais ilimitados, cartões e listas ilimitados e um limite de 10Mb por anexo de arquivo.

    Os planos pagos oferecem maior capacidade de armazenamento (250MB), suporte prioritário, mais opções de Power Ups e automações como Butler, além de recursos de equipe e segurança avançados.

    Para consultar todas as funcionalidades previstas em cada um dos planos do Trello, consulte o site da ferramenta.

    O preço do Trello varia de acordo com o plano escolhido. Para você ter uma ideia, o plano Trello Business custa US$9,99 ao mês por usuário. Já o Enterprise custa US$17,50 por mês por usuário para grupos de 100 usuários.

  • O Trello pode ser utilizado como ferramenta de apoio para inúmeras metodologias e sistemas de gerenciamento de tarefas. A seguir, você confere alguns dos exemplos de usos do Trello para dinamizar a gestão de projetos e processos.

    1. Trello + Kanban e Trello + Scrum: em ambas metodologias a ideia é criar quadros que ajudem a visualizar e segmentar os projetos em etapas bem delimitadas (como por exemplo: pronto para iniciar, em desenvolvimento, pronto para testar, concluído). As listas do Trello representam as etapas, e os cartões representam as tarefas a serem executadas;

    2. Trello + Gantt: o cronograma de Gantt é um gráfico que exibe uma lista de tarefas lado a lado, indicando a quantidade de tempo que deve ser alocada para a realização de cada uma delas. Há disponível um Power Up da Elegantt que permite a visualização dos prazos das tarefas lançadas no Trello em Gantt, de acordo com os prazos de entrega determinados para cada cartão do Trello.

    3. Trello + GTD: a metodologia GTD, ou Get Things Done, tem foco no aumento da produtividade, e sua lógica é baseada na organização de tarefas em 5 etapas: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar (conheça mais sobre o GTD aqui). Com a ajuda do Trello, é possível criar listas para cada uma dessas etapas e organizar todas as suas tarefas dentro destas listas. Assim fica fácil manter todas as atividades diárias (as planejadas, as não planejadas e as “a serem definidas”) centradas em um só lugar, tornando a aplicação do GTD mais objetiva e facilmente controlável.

    4. Trello + CRM: Embora o ideal seja utilizar uma ferramenta específica de CRM para gerenciar seu processo de vendas, é possível configurar e usar o Trello para simular um sistema de gestão de relacionamento com o cliente. Para isso, é preciso configurar listas para cada etapa do funil de vendas e usar os quadros como registros das oportunidades. Quer saber como? Veja este artigo sobre o tema.

  • A melhor forma de entender como aproveitar as funcionalidades da ferramenta é assistindo a um tutorial do Trello. Você pode encontrar alguns deles no Youtube! Não é preciso fazer um curso para entender o Trello, sua interface é bastante intuitiva e o material disponível na internet ajuda a entender melhor tudo o que você pode fazer com a ajuda da ferramenta.

    A seguir, separamos alguns dos principais atalhos de teclado do Trello e funcionalidades que tornam a plataforma mais dinâmica:

    Principais atalhos de teclado do Trello

    Letra A e MAdiciona e remove membros
    Letra CArquiva o cartão
    Letra DAbre a opção de data
    Letra EPara editar a descrição
    Letra LAbre as etiquetas no Trello
    Letra NAdiciona novo cartão
    Letra VPermite votar em um cartão, se tiver um power-up de votar ativado
    Tecla /Abre a caixa de pesquisa
    Tecla SPACEAdiciona você como membro do cartão
    Tecla #Adiciona uma etiqueta automática e a seleção de cor ou título, deve ser escolhida pelas setas para cima e para baixo

  • O passo a passo para excluir quadros no Trello é o seguinte:

    1. Clique em “Mostrar Menu”, no canto superior direito da ferramenta;

    2. Selecione a opção “Mais”;

    3. Em seguida, clique em “Fechar Quadro”;

    4. Com o quadro fechado, clique em “Excluir o quadro permanentemente”.

  • Os Power-Ups são ferramentas adicionais usadas para dar um upgrade nas funcionalidades do Trello. O usuário pode escolher quais Power-Ups adicionar a seus quadros para uma experiência mais agradável e personalizada.

    Vale ressaltar aqui esses 3 Power Ups: o Time Camp (que ajuda a gerenciar o tempo que uma determinada pessoa trabalha em cada card de tarefa.) , o Custom Fields (que permite acrescentar aos cards campos extras, menus adicionais, checkboxes e campos de data) e o Card Repeater (que cria cards repetidamente para tarefas rotineiras, como por exemplo realização de pagamentos mensais).

    Além dos Power Ups convencionais, o Trello oferece aindo o chamado Butler do Trello, ou “mordomo”. A ideia do recurso é incorporar automações ao Trello, permitindo que o Butler execute tarefas configuradas por você, sem que você precise acompanhá-las ou intervir em seu desempenho. Alguns exemplos de tarefas automatizadas pelo Butler são: mover cartões para listas classificadas, adicionar membros, etiquetas, datas etc.

  • Antes de tomar sua decisão, você pode estar se perguntando sobre quais as alternativas ao Trello disponíveis no mercado. Nós podemos te ajudar com isso.

    A seguir, você conhece algumas das alternativas ao Trello e os caminhos para pesquisar cada uma delas com mais detalhes.

    Uma boa dica para encontrar a melhor alternativa é fazer uma comparação: Asana ou Trello? Analise as funções de cada um e entenda de que forma ambos podem contribuir com a sua rotina. Trello ou Jira? Para decidir, você deve elencar o que cada uma das opções oferece para a sua gestão de projetos.

    Conheça abaixo algumas das alternativas ao Trello:

    - Jira Software

    - Asana

    - Pipefy

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