Como automatizar a gestão de eventos? Dicas + ferramentas que vão alavancar sua produção

A rotina de uma pessoa encarregada de produzir eventos não é fácil. Uma boa forma de amenizar a correria que é essa função é conhecendo maneiras para automatizar os processos envolvidos na gestão de eventos.

Afinal, é uma rotina onde é preciso pensar em cada detalhe da produção para garantir que tudo ocorra bem no dia do evento e ainda por cima lidar com: 

• Divulgação;
• Venda de ingressos;
• Controle de participantes;
• Pesquisa de qualidade… a lista é enorme. 

Para te ajudar com isso, vamos te apresentar algumas ferramentas para auxiliar o dia a dia da produção de eventos e dar um passo a mais, mostrando como elas podem estar conectadas para poupar ainda mais tempo e trabalho. 

Vamos lá?!

Qual a importância de automatizar os processos de um evento?

Antes de irmos para a parte mais mão na massa deste artigo, você já sabe a importância de automatizar a gestão de eventos, sejam eles físicos ou virtuais? 

Como comentamos aqui em cima, existem muitas tarefas que precisam ser realizadas com bastante atenção para que, por exemplo, o número de pessoas não ultrapasse a capacidade física de um local.

Então para que erros sejam evitados e a integridade física das pessoas que vão participar do evento seja preservada, automatizar alguns processos pode:

• Aumentar a eficiência operacional;
• Melhorar o acesso às informações e gerenciamento de dados;
• Aprimorar a experiência de quem vai participar;
• Otimizar o controle financeiro;
• Entre outros.

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Para automatizar a gestão de eventos você pode contar com a integração de ferramentas. Você pode utilizar plataformas que oferecem essa conexão facilitada como a Pluga, por exemplo, ou então utilizar os recursos de uma plataforma de organização de eventos, como a Sympla. 

Dentro da Pluga, você pode conectar a Sympla com mais de 50 opções de ferramentas e deixar processos manuais mais ágeis e eficientes. 

Separamos dois exemplos de integração com a Sympla:

1. Sympla + leadlovers;
2. Sympla + LinkedIn.

Sendo o primeiro realizado dentro da Pluga e o segundo dentro da Sympla. 

Dito isto, vamos ao passo a passo!

1. Sympla + leadlovers

Usando as segmentações da Sympla é possível dividir seu público entre aqueles que: 

• Gostariam de ir ao seu evento, mas tiveram o pagamento recusado;
• Compraram o ingresso, mas não apareceram;
• Fizeram check-in no evento; ou
• Solicitaram reembolso da compra antes do evento acontecer. 

E a forma de se comunicar com cada um desses grupos precisa ser diferente.

Usando as integrações da Pluga você consegue segmentar esses grupos e trabalhar cada um deles na sua ferramenta de automação de marketing e com isso você tem a possibilidade de trabalhar um fluxo de email para cada status. 

Para a automatização dar certo é preciso:

• Fazer o login ou cadastro (gratuito) na Pluga; 
• Ter uma conta na Sympla;
• Ter uma conta em uma das ferramentas da integração.

Abaixo você pode conferir todas as possibilidades de integrações entre leadlovers e Sympla:

2. Sympla + LinkedIn

Utilizando a funcionalidade do “Community Builder” você pode aquecer o seu evento antes mesmo dele começar. Com uma espécie de fórum que pode ser linkado diretamente com o seu evento na Sympla, permitindo a entrada somente daqueles que comparecerão ao evento, você consegue estimular o engajamento do público. 

Com isso é possível antecipar a discussão de temas relacionados ao evento, podendo até coletar insights que auxiliem em ajustes finos antes dele começar.

O LinkedIn oferece uma plataforma valiosa para os produtores de eventos promoverem seus serviços, estabelecerem conexões relevantes e aumentarem sua visibilidade no mercado. 

Os produtores de eventos podem utilizar o LinkedIn para:

• Atraírem pessoas para os seus eventos;
• Compartilhar conteúdo relevante; 
• Participar de grupos de outros produtores; 
• Utilizar anúncios segmentados;  
• Solicitar recomendações, e muito mais. 

Outras opções de integração para automatizar seus eventos

Como mencionamos no primeiro passo a passo da automatização – entre Sympla e leadlovers – é possível integrar a ferramenta com diversos outros softwares utilizando a Pluga.

No vídeo abaixo você confere como fazer essa conexão na prática:

Ah! E caso já queira colocar a mão na massa, confere aqui embaixo algumas automatizações prontas para serem feitas. É só clicar em “Automatizar” e escolher a que melhor se encaixar nos seus objetivos:

Para não se esquecer!