Empreendedorismo

5W2H: exemplo em uma empresa, veja como pôr no papel!

24/09/2019
5w2h exemplo empresa

Você sabe o que é a metodologia 5W2H?

Se tem acompanhado nosso blog, sabe que se trata de um forma ágil, prática e intuitiva de criar e compartilhar um plano de ação, respondendo 7 perguntas.

Mas como fazer isso na prática? Para ajudar você a entender isso melhor, vamos mostrar um exemplo de plano de ação 5W2H sendo respondido pergunta por pergunta.

Antes, caso você ainda não tenha lido, confira em nosso blog:

  1. Ferramenta 5W2H: definição imediata de tudo que é preciso fazer em um projeto
  2. Como fazer um plano de ação 5W2H em 10 passos

Hábitos de empreendedores altamente eficazes

5W2H: exemplo em uma empresa para você se inspirar

Vamos dar um exemplo de resposta para cada uma das 7 perguntas da ferramenta da qualidade 5W2H.

Assim, vai ficar muito mais fácil para você entender nosso exemplo de plano de ação 5W2H.

E para que tudo fique bem visual, trouxemos um plano 5W2H de exemplo de uma empresa. Dessa forma, você pode ver como ele fica, depois de pronto:

5w2h exemplo empresa

Fonte: Télias

Esse exemplo é bastante completo e já incorpora também outra ferramenta, a matriz GUT.

Mas vamos focar em nosso exemplo de plano de ação 5W2H para uma empresa?

Então, acompanhe como responder a cada uma das 7 perguntas. Nesse caso, vamos imaginar que a empresa está querendo avaliar a aquisição de uma ferramenta de gestão de projetos.

Vamos lá?

1- O quê?

Você precisa definir o escopo de seu plano de ação, nesse caso está fácil: Avaliar ao menos 8 softwares de gestão de projetos para serem adquiridos pela empresa.

Assim, logo depois de definir esse escopo do projeto, você deve detalhar as demais atividades que precisam ser realizadas, digamos: pesquisar na internet ferramentas de projetos, fazer uma lista, cotar os preços, baixar uma versão para testes, testar as ferramentas por 14 dias, apresentar um relatório sobre a ferramenta escolhida.

É por isso que usar um formato de planilha (online de preferência) vai ajudar você a responder cada uma das perguntas de forma mais organizada.

2- Por quê?

Porque é o objetivo por trás do projeto e de cada ação realizada. Assim, fica mais fácil para os integrantes do plano de ação entenderem a importância dele e de cada uma de suas atividades, veja:

  • Avaliar softwares de gestão de projetos: para trazer mais produtividade para a empresa
  • Pesquisar na internet ferramentas de projetos: para ter uma ampla base de opções
  • Fazer uma lista: para afunilar a quantidade de ferramentas avaliadas
  • Cotar os preços: para saber se estão dentro do orçamento
  • Baixar uma versão para testes: para que possam ser testados na prática
  • Testar as ferramentas por 14 dias: para que a avaliação seja realmente eficaz
  • Apresentar um relatório sobre a ferramenta escolhida e resumo das demais: para que a diretoria possa avaliar e tomar a decisão final

3- Quem?

Agora, para cada atividade listada, coloque na coluna correspondente quem será o responsável por ela.

Por exemplo:

  • Avaliar softwares de gestão de projetos: todos os relacionados abaixo
  • Pesquisar na internet ferramentas de projetos: Carlos (produção) e Ana (TI) – Ana lidera
  • Fazer uma lista: Ana (TI)
  • Cotar os preços: Margarete (Financeiro)
  • Baixar uma versão para testes: Ana (TI)
  • Testar as ferramentas por 14 dias: Equipe de TI, coordenada pela Ana
  • Apresentar um relatório sobre a ferramenta escolhida e resumo das demais: Carlos (produção) e Ana (TI) – Ana lidera

Note que alguma tarefas têm mais de um responsável e que, também, algumas pessoas são responsáveis por mais de uma tarefa. Além disso, sempre que um grupo por responsável por alguma atividade, defina um líder.

4- Onde?

Aqui trata-se tanto do local físico onde a atividade será realizada ou trará suas consequências, quanto de um local virtual, veja:

  • Avaliar softwares de gestão de projetos: nos locais relacionados abaixo
  • Pesquisar na internet ferramentas de projetos: na internet
  • Fazer uma lista: no drive compartilhado
  • Cotar os preços: na internet
  • Baixar uma versão para testes: nas máquinas de quem irá testar
  • Testar as ferramentas por 14 dias: nas máquinas de quem irá testar
  • Apresentar um relatório sobre a ferramenta escolhida e resumo das demais: sala de reunião da diretoria

5- Quando?

Nesse ponto, trata-se apenas de colocar as datas de entrega em frente de cada item da planilha.

6- Como?

Em muitos casos fica bastante óbvio o como fazer, mas é sempre importante definir alguns critérios, veja:

  • Avaliar softwares de gestão de projetos: usando suas versões de teste por 14 dias
  • Pesquisar na internet ferramentas de projetos: buscando no Google e em sites e blogs especializados em avaliação de softwares
  • Fazer uma lista: dos 8 softwares mais bem avaliados preliminarmente
  • Cotar os preços: pesquisar nos sites de cada ferramenta
  • Baixar uma versão para testes: conforme as instruções da cada site
  • Testar as ferramentas por 14 dias: cada software deve ser testado por ao menos 2 integrantes de TI e todos por Ana
  • Apresentar um relatório sobre a ferramenta escolhida e resumo das demais: criar slides e fazer apresentação para diretoria em no máximo 45 minutos

7- Quanto?

No caso de nosso exemplo não existem realmente despesas que incorreram durante o projeto. No entanto, pode-se determinar um número máximo de horas de trabalho em cada atividade. Afinal, esse é um recurso importante para a empresa.

Apenas quanto ao valor a ser gasto na aquisição do software (possivelmente uma valor mensal para um SaaS) é que deve ser estipulado um valor monetário.

Veja mais: Ganhe tempo na organização de projetos usando templates de roadmap

Esse exemplo de 5W2H em uma empresa foi esclarecedor para você? Lembre-se que além de uma planilha, você pode usar softwares de gestão de projetos, como o Trello ou a Asana para isso.

Acha que vai conseguir melhorar a produtividade de sua empresa adotando a metodologia 5W2H em projetos? Saiba que existem diversas outras formas de se tornar mais produtivo.

Confira algumas delas fazendo nosso curso gratuito:

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