Nos dias de hoje, com a ascensão da chamada Indústria 4.0, podemos notar que empresas têm sido impulsionadas a seguir os avanços tecnológicos e a modernizar os seus processos de gestão interna, o que inclui documentos físicos e digitais.
A aquisição de ferramentas que promovam a melhora da execução de seus serviços e da percepção da sua marca por parte do público, representa um fator extremamente benéfico para o crescimento do seu negócio.
Em uma era em que cada vez mais somos impulsionados a digitalizar processos, uma série de novos recursos vêm ganhando espaço, e isso se reflete nos processos de gestão de documentos das empresas.
Frequentemente, a internet vem sendo usada como o principal meio de acesso e compartilhamento de informações relevantes para as organizações.
Documentos bancários, relatórios financeiros e contratos contendo dados sigilosos do cliente não estão mais em pastas ou arquivos empoeirados, eles ficam armazenados digitalmente
Com todas essas mudanças acontecendo é nítida a necessidade das empresas acompanharem essas novas dinâmicas de mercado. Entretanto, mesmo as empresas que já se utilizam do recurso de arquivamento digital, os documentos físicos ainda se fazem um tanto presentes.
Afinal, quais são os benefícios de utilizar documentos digitais?
Para responder a todas essas perguntas, elaboramos este post especial. Confira agora!
O que são documentos físicos e digitais?
Os documentos estão presentes na sociedade desde o início dos tempos, nossos ancestrais documentavam processos de caça em cavernas e paredes, nesse contexto a pedra era o suporte utilizado, assim como hoje utilizamos o papel.
Desde o momento em que nascemos, quando é emitida a certidão de nascimento, até o último dia da nossa vida, tudo que ocorre de relevante precisa ser devidamente registrado.
Os eventos como: casamentos, abertura de conta, investimentos, assinatura de contratos entre outros tornam-se virtualmente incontestáveis diante um processo de documentação. Podemos dizer, portanto, que documentos são dispositivos de validação formal da ocorrência de um determinado evento.
Sob o ponto de vista empresarial, não poderia ser diferente. O dia a dia de qualquer empresa apresenta uma série de atividades, e para que a ordem e a funcionalidade dessas atividades seja mantida, é preciso está atento a fatores importantes, como:
- Processos correntes;
- Feedbacks dos clientes;
- Tendências do mercado e
- Comportamento da concorrência.
Para tal, é necessário que tudo esteja devidamente documentado. Por muito tempo, a regra foi lidar com documentos físicos, ou seja, arquivos em papel que atestam a legitimidade de seu próprio conteúdo.
Acompanhando as evoluções tecnológicas, documentos digitais vêm sendo cada vez mais adotados em processos empresariais, ao redor do mundo, impactando positivamente o cenário administrativo global.
Quais são as diferenças entre documentos físicos e digitais?
A revolução digital trouxe uma grande variedade de ferramentas e dispositivos tecnológicos para a realidade das empresas: softwares de gestão, inteligência artificial, armazenamento em nuvem, e muito mais.
São inúmeros os recursos eletrônicos dos quais, hoje, podemos dispor. Naturalmente, o processo documental das empresas acompanha essas transformações.
Notas fiscais, processos judiciais, declarações de Imposto de Renda e contratos, em alguns casos, inclusive, estão disponíveis somente no digital, sobretudo após a Lei 12.682/2012, que regulamenta a digitalização e armazenamento de documentos públicos e privados no Brasil, ter entrado em vigor.
Contudo, a prática da gestão de documentos físicos ainda é frequente em várias empresas. Como a documentação digital ainda se trata de uma novidade, não são raros os casos em que os arquivos físicos originais ainda são mantidos pelas empresas.
Quer saber as principais diferenças entre documentos físicos e digitais? Continue a leitura e confira.
Vida útil
O primeiro ponto de atenção é a questão da vida útil dos documentos.
De modo geral, documentos físicos estão sujeitos à ação do tempo – não há como impedir o desgaste natural de arquivos de papel, esse tipo de documento demanda cuidados especiais a fim de prolongar a sua conservação.
Diferente dos documentos físicos, os documentos digitais podem ser preservados ad eternum, uma vez que estão imunes à ação de fatores externos e climáticos, como exposição ao sol, umidade ou poeira; desgaste pelo manuseio, etc.
Custos
Outra diferença importante entre documentos físicos e digitais é a questão dos custos envolvidos: os primeiros envolvem uma série de gastos, como compra de papel, impressoras, pastas, mobílias e até mesmo despesas com transporte.
Com os documentos digitais gasta-se muito pouco — ou quase nada — uma vez que os arquivos em nuvem dispensam o uso de material físico, podendo ser facilmente copiados e encaminhados.
Produtividade
É de consenso geral que os documentos digitais promovem maior produtividade à empresa, pois a facilidade de acesso, a redução de gastos financeiros e de tempo e a automação de processos, permitem que os profissionais possam dedicar seu tempo a outras atividades mais relevantes, como atendimento, marketing e outras.
Sustentabilidade
Nos dias de hoje, é urgente a necessidade de utilizar os recursos naturais de forma responsável com o objetivo de preservar o meio ambiente.
A questão ambiental exerce um impacto cada vez mais relevante nos mais diversos setores da sociedade, e as principais empresas já buscam estar em sintonia com os conceitos de investimento ESG (Environmental, social and Governance), que consideram aspectos ambientais, sociais e de governança corporativa na gestão de seus processos.
E, no que se refere ao tema da sustentabilidade, os documentos digitais oferecem também uma considerável vantagem, uma vez que a redução do gasto de recursos naturais como a celulose (matéria-prima do papel e extraída de árvores), economiza custos e ajuda a preservar a natureza.
Segurança
Quando comparamos documentos físicos e digitais, a questão da segurança é um fator que pode ser decisivo para a adesão pelas empresas.
Embora os documentos digitais possuam:
- Ferramentas de autenticação de assinaturas eletrônicas;
- Softwares para a gestão de empresas;
- Sistemas de proteção criptografada e
- Backups.
Algumas pessoas ainda se sentem inseguras com relação à questão da segurança.
Por se tratar de um tema relativamente recente, o público possui mais familiaridade com os documentos físicos, oferecendo uma certa resistência à ideia de aderir totalmente à documentação digital.
Sobretudo ao lidar com questões judiciais, muitos ainda sentem mais segurança ao ter em mãos todos os registros necessários, concentrando assinaturas e demais evidências.
Acesso ao arquivo
Sendo físico ou digital o importante é ter os documentos em mãos no momento que precisar.
Se, por um lado, o uso de documentos digitais, armazenados em HDs, pendrives e nuvem, proporciona mobilidade e acesso simultâneos, praticamente qualquer lugar, há situações em que o acesso a um computador ou algum outro dispositivo eletrônico com Internet pode ser inviável – em casos assim, os documentos físicos são uma boa pedida.
Flexibilidade
Via de regra, documentos digitais oferecem maior flexibilidade aos processos operacionais de uma empresa.
Uma vez armazenados em um espaço virtual, é possível compartilhá-los com toda a equipe sem que haja a necessidade de todos estarem presentes no mesmo local — isso sem contar com a possibilidade de acompanhar o andamento dos processos a qualquer momento.
Por outro lado, um documento físico só existe nas dependências da empresa. A falta de mobilidade pode ser um grande problema, caso ocorra a necessidade de acessar um determinado documento de algum outro lugar.
Independente de qual modelo de documentação será adotado, o importante é manter os seus arquivos armazenados em um espaço seguro – seja ele físico ou digital.
No caso dos documentos digitais, há diversas empresas especializadas em fornecer esse serviço de gestão de documentos.
Desta forma, extrai-se o melhor que cada tipo de documentação tem a oferecer, mas sempre priorizando os documentos digitais, visto que as vantagens destes são maiores, e a sua inserção no mercado não para de crescer.
Agora que você conhece a fundo a diferença entre documentos físicos e digitais, será mais fácil determinar as melhores soluções para o seu negócio. Aproveitamos a ocasião para lhe convidar a se aprofundar ainda mais no assunto e conferir o nosso artigo sobre as consequências da má gestão de documentos. Basta clicar aqui!
Este artigo foi produzido pela equipe da ZapSign em dezembro/2022.
