Cada vez mais as empresas têm buscado agilizar seus processos, aumentar o nível de engajamento entre seus colaboradores e oferecer mais transparência para seus clientes. Para isso, utilizam estratégias e ferramentas ágeis no desenvolvimento de projetos com base em metodologias também ágeis.
Metodologias ágeis são um conjunto de técnicas para a realização da gestão de projetos eficiente. Sua finalidade é otimizar o andamento das etapas do trabalho, facilitar o acompanhamento da evolução das atividades e acelerar o desenvolvimento dos processos, garantindo a qualidade do que será entregue ao cliente.
Na lista de metodologias ágeis para gestão de projetos, as mais conhecidas são:
- Kanban: propõe o uso de cartões para distribuir atividades, sinalizar o status de produção, definir os responsáveis, prazo e mais;
- Scrum: a metodologia é segmentada em ciclos que incluem reuniões breves e estratégicas. O acompanhamento da execução de cada etapa e tarefa é feito diariamente, por meio de encontros de até 15 minutos.
Para que a metodologia seja colocada em prática, o uso das ferramentas ágeis nas empresas se torna indispensável. Por isso, se você quer otimizar o fluxo de trabalho da sua equipe, tornando-o mais rápido e eficiente, pode comemorar: você chegou ao lugar certo! 🏆
Quais são os benefícios de usar as ferramentas ágeis?
O uso de ferramentas na gestão ágil de projetos da sua empresa pode trazer diversos benefícios, como:
- Aumento de produtividade;
- Agilidade na entrega;
- Aprimoramento da comunicação;
- Maior dinamismo e flexibilidade para responder a imprevistos;
- Mais velocidade na tomada de decisão;
- Facilidade para rastreamento das tarefas.
E não é exagero afirmar que a união entre dois ou mais desses benefícios resulta em um melhor relacionamento com seu público e clientes do seu negócio.
Exemplos de ferramentas ágeis: 5 opções para seu negócio
Com a dinâmica do mercado cada vez mais veloz, a tecnologia se tornou aliada importante para companhias que desejam crescer e se manter competitivas.
Por esse motivo, criamos uma lista com 5 ferramentas ágeis que vão te ajudar a alavancar seus resultados 🚀:
- Trello
- Pipefy
- Jira
- Asana
- Notion
Confira a seguir os detalhes de cada uma delas e escolha qual delas tem as funcionalidades mais alinhadas com os objetivos do seu negócio.
1. Trello
O Trello é uma ferramenta gratuita, que funciona como um quadro de Kanban. Logo, para iniciar a gestão do projeto, é necessário que você use o sistema para criar colunas e cartões.
Na prática, estamos falando de um sistema super simples de usar, que permite mais nitidez e alinhamento de expectativas entre gestores, clientes e equipe de trabalho.
Afinal, de forma simples será possível organizar:
- O que deve ser feito;
- Por quem; e
- Quando.
O programa é uma verdadeira mão na roda para eliminar (ou pelo menos reduzir significativamente) problemas de comunicação e riscar do mapa o tempo ocioso dos profissionais que ficam perdidos, sem saber o que fazer depois de terminar um trabalho.
Dentro do Trello, as colunas definem o status de uma tarefa e os cartões (que funcionam como post-its) devem ser preenchidos com a atividade que precisa ser realizada.
Uma das formas mais comuns de estruturar um quadro do Trello é usando as colunas:
- Backlog: é a área em que ficam os cartões com as atividades previstas, mas que ainda não devem ser iniciadas;
- To Do: tarefas que ainda não foram iniciadas, mas já possuem prazo, responsável e estão na fila para a execução;
- Doing: atividades que estão sendo realizadas pelos responsáveis;
- Done: atribuições que já foram concluídas.
Entretanto, dentro dessa ferramenta de gestão ágil, é possível personalizar cada uma dessas colunas, criando as etapas de acordo com os processos seguidos por sua empresa.
Entre os recursos que você vai encontrar no Trello estão:
- Etiquetas;
- Calendário;
- Espaço para comentários dentro de cada cartão;
- Possibilidade de anexar um documento e mais.
O Trello é uma opção completa para quem deseja gerenciar o fluxo de trabalho de forma visual.
Mesmo sendo um template para aplicação da metodologia Kanban, também pode ser adaptado como uma das ferramentas ágeis do Scrum. Afinal, é possível organizar as etapas de cada ciclo de trabalho e acompanhar facilmente a evolução em todas as reuniões diárias ou de conclusão de sprint.
Sprint é o período em que um conjunto de atividades precisa ser executado. Geralmente, tem duração de uma, duas, três e até quatro semanas.
Para aprofundar seu conhecimento sobre o Trello, indicamos que assista ao vídeo abaixo. Ele é bem completo e vai te ajudar a implementar uma gestão ágil de projetos.
2. Pipefy
Sua empresa tem dezenas de processos que estão um pouco (ou muito) desorganizados? 😩
Calma, isso não acontece só com você. Na realidade, é bastante comum. Porém, a desorganização é uma verdadeira inimiga da produtividade. Ou seja, isso significa dizer que a performance do negócio pode ficar abaixo do esperado.
Resolver isso parece super complicado, não é mesmo? Mas, não precisa ser! 🎉
O Pipefy é um exemplo de ferramenta ágil que impacta todas as áreas do negócio. Com ele é possível criar e automatizar fluxos de trabalho em poucos minutos.
O software oferece templates prontos para áreas como vendas, marketing, RH, financeiro, TI e gestão de projetos. Esses modelos foram criados seguindo as melhores práticas do mercado e permitem que você edite e personalize como achar necessário.
O resultado é a criação simplificada de workflows eficientes, sem que você precise quebrar a cabeça para encontrar as melhores metodologias e caminhos.
Tudo está disponível e pronto. Basta escolher o modelo ideal e começar a usar. Olha que maravilha!
Para a gestão ágil de projetos, a ferramenta oferece template de gestão de tarefas no modelo Kanban.
3. Atlassian Jira
A Jira é uma ferramenta ágil para empresas de desenvolvimento de software. Também seguindo o modelo Kanban e Scrum, permite a criação do plano de ação e o acompanhamento da execução.
Além de oferecer relatórios completos que ajudam a tomada de decisão e a identificação de falhas e gargalos, também permite a automação de uma série de ações importantes para o gerenciamento dos projetos.
O software oferece um quadro de acompanhamento no estilo Kanban, com colunas e cartões, e atua como uma das melhores ferramentas ágeis de Scrum do mercado.
A Jira oferece também um painel Scrum que facilita a divisão de projetos complexos em partes mais fáceis de gerenciar e permite a definição e o acompanhamento eficiente de sprints.
A solução é paga, mas oferece teste gratuito. Vale a pena conhecer.
4. Asana (Freemium)
Entre as ferramentas ágeis disponíveis no mercado, o Asana foi criado pelo co-fundador do Facebook, Dustin Moskovitz,
Além do quadro do Kanban, sobre o qual já falamos acima, o Asana permite a gestão ágil de projeto oferecendo à equipe uma visualização clara de seus objetivos.
Com layout intuitivo, a plataforma:
- Facilita a distribuição de tarefas;
- Permite a definição do tempo para a execução;
- Contribui para a priorização de cada atividade.
O recurso permite uma visualização completa sobre as prioridades de um projeto. Com isso, é possível aumentar a satisfação do cliente, reduzir o retrabalho e ampliar a produtividade.
O Asana oferece uma versão freemium e opções mais completas em planos pagos.
5. Notion
Para fechar a nossa lista com chave de ouro, apresentamos o Notion: um sistema de acompanhamento de tarefas, que pode ser usado para organização pessoal ou profissional.
Entre os recursos disponibilizados estão:
- Gerenciamento de projetos;
- Compartilhamento de tarefas com outras pessoas;
- Acompanhamento do progresso de cada atividade;
- Controle de prazo;
- Visualização fácil de agenda e calendário;
- Criação de lista de tarefas e checklist; e mais.
Para a gestão de equipe e projetos, também é possível acessar e usar um template de Kanban, com seus quadros e cartões.
A ferramenta vem crescendo muito, atraindo cada vez mais adeptos, especialmente pelas dezenas de modelos prontos que facilitam a organização em múltiplas áreas da empresa. Confira mais sobre o Notion nesse vídeo:
Integração para a gestão ágil de projetos
Sabemos que os processos e atividades de uma empresa usam muito mais do que uma ferramenta de gestão ágil. Ao contrário, múltiplos sistemas são acionados diariamente dentro de todos os setores. Por isso, para tornar sua gestão eficiente, a integração entre essas plataformas é essencial.
Nesse sentido, a Pluga surge como uma opção prática, capaz de realizar essas conexões, sem que você precise mexer em nenhuma linha de código.
Todas as ferramentas ágeis listadas aqui (Jira, Pipefy, Trello, Asana e Notion), podem ser integradas facilmente com outras ferramentas, como recursos de comunicação, plataformas de gestão financeira, softwares de automação de marketing, sistemas de pagamento, CRM, planilhas do Google, e muito mais.
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