A gestão de projetos dentro das empresas já é um grande desafio – mas pode ser ainda mais desafiadora para quem não conta com os instrumentos certos para realizá-la. 

A boa notícia é que existem técnicas e metodologias muito úteis que podem turbinar esse processo e otimizar as entregas. Dentro desse fluxo, as ferramentas Kanban se destacam tanto por sua eficácia quanto pela simplicidade de uso. 

Não entendeu nada? 

Calma! No decorrer deste texto, vamos te explicar tudo em detalhes e te mostrar como usar o método Kanban como ferramenta de controle de gestão para o seu negócio. 

Boa leitura! 

 

O que é e para que serve o Kanban?

O Kanban é uma metodologia de gestão que usa um quadro dividido em etapas e cartões, ou post-its, para listar as tarefas necessárias para a execução de um projeto. De acordo com a execução das atividades, os cartões avançam para as fases seguintes do quadro até a conclusão. 

Mas, para que serve o Kanban?

Esse modelo permite uma visualização bastante rápida sobre cada etapa do trabalho que precisa ser realizado – o que facilita (e muito!) o acompanhamento dos gestores e da equipe. 

As chamadas ferramentas Kanban replicam este modelo de gestão em plataformas digitais, atendendo às demandas atuais das empresas.

Elas permitem a criação de quadros e cartões e o acompanhamento das fases que uma atividade deve passar, desde a fase “To do” até “Done”.

Quando a metodologia Kanban foi criada?

Criado na montadora Toyota nos anos 1960, o Kanban faz parte do método JIT (Just in Time) que revolucionou a indústria pós-segunda guerra mundial. A ideia era criar um sistema de produção no qual fosse produzido somente o que era demandado, evitando assim grandes quantidades de estoque e taxas altas de desperdício.

Baseado no Fordismo norte-ameriacano, esse método se propôs a melhorar a comunicação interna, além de padronizar as atividades e os prazos.

Resumindo: o Kanban e suas ferramentas surgiram para simplificar a forma de visualização do fluxo de trabalho e facilitar a gestão de cada etapa dentro dele.

Como funciona o método Kanban na prática?

Antes de listarmos e apresentarmos as 10 melhores ferramentas Kanban, faremos apenas mais uma parada. Afinal, você já sabe para que serve o Kanban e como surgiu, mas como funciona a metodologia? 

Uma organização simples de um quadro de Kanban separa as colunas em:

  • A fazer (to do); 
  • Em andamento (doing);
  • Concluídas (done). 

Mas, é super possível optar por outras divisões. Tudo isso vai depender do roadmap da sua empresa, incluindo, por exemplo, etapas como “tarefa em revisão”. 

O princípio básico do Kanban é: criar cartões com as tarefas necessárias para a execução de um projeto e distribuí-los em um quadro quadro que, por sua vez, deve ser dividido em colunas que representam as fases pelas quais cada atividade precisa passar.

Logo, se um cartão estiver na coluna “a fazer”, isso significa que aquela tarefa ainda não foi iniciada. Quando a função começa a ser realizada, o card passa para a coluna “em andamento”. Por fim, assim que o trabalho é finalizado, ele deve ser enviado para a coluna “concluída”. 

Esse é um funcionamento básico da metodologia. A seguir, vamos aprender mais sobre como tudo isso funciona dentro das ferramentas Kanban.

10 ferramentas Kanban que você precisa conhecer

Agora que você já sabe o que é, para que serve e como funciona o Kanban, chegou o momento de conhecer as melhores ferramentas Kanban para gestão. Preparamos uma lista com 10 nomes: 

  1. Asana
  2. Trello
  3. Flow-e
  4. Azure DevOps
  5. Proof Hub
  6. Smartsheet
  7. ClickUp
  8. Kanbanize
  9. Jira
  10. ZenHub

Confira a seguir os detalhes de cada uma delas e escolha a que melhor se encaixa com os objetivos do seu negócio.

1. Asana

Abrindo nossa lista de ferramentas Kanban, a Asana é um software de gerenciamento de projetos bastante flexível.

Além de permitir a criação do quadro e dos cards indispensáveis para a metodologia, o programa envia notificações em tempo real a cada atualização feita. A ferramenta traz ainda os recursos:

  • Lista de “minhas tarefas” separando as atividades que cada pessoa precisa realizar do fluxo geral e facilitando a gestão individual de trabalho;
  • Notificações enviadas para o app e e-mail dos gestores e do profissional envolvido na execução;
  • Calendários e opções personalizadas de visualização das atividades do quadro;
  • Visualização de tarefas, prioridade e membros da equipe;

O sistema é uma ferramenta Kanban gratuita bastante completa, mas também existem planos pagos. 

Observe um exemplo de quadro na Asana, na imagem abaixo.

Para aprender detalhadamente como funciona a ferramenta, leia nosso artigo especial, Asana software: tudo que você precisa para seus projetos”

2. Trello

Principal concorrente da Asana, o Trello é conhecido pelo seu design amigável e intuitivo, que permite que até os mais leigos operem o sistema sem dificuldade.

A ferramenta possui uma opção gratuita bem útil para a maioria das empresas, mas para fluxos maiores e mais complexos, vale a pena conhecer a versão paga que permite adicionar mais quadros.

Os principais recursos são:

  • Quadros clássicos do Kanban;
  • Registro de atividades e notificação por app e e-mail;
  • Identificação dos membros da equipe responsáveis por cada tarefa;
  • Acompanhamento de deadline;
  • Criação de etiquetas para fácil visualização de informações extras;
  • Painel de controle e visualização de timeline;
  • Opção para comentários dentro dos cards;
  • Possibilidade de anexar arquivos;
  • Permite convidados nos quadros com níveis de permissão diferentes;
  • Login com Google Apps.

Curtiu? Quer aprender mais sobre o Trello? Então assista ao vídeo e aprenda como funciona a ferramenta. 

Vale destacar que tanto o Trello quanto a Asana são ferramentas Kanban que podem ser integradas a outros sistemas web usados por sua empresa em diferentes setores e com outras funções. Ao fazer essa integração, você ganha em agilidade e eficiência. 

Olha alguns exemplos de automatização com as ferramentas aqui embaixo:

3. Flow-e

O Flow-e promete combinar seu e-mail à gestão de projetos. Baseado na metodologia de produtividade “inbox zero”, a ferramenta transforma sua caixa de correio do Gmail ou Outlook em um quadro de tarefas visual.

Principais recursos:

  • Possibilidade de converter seus e-mails do Outlook em cartões de tarefas;
  • Facilidade na delegação de tarefas;
  • Criação e rastreamento de projetos.

É uma ótima opção para quem quer organizar tanto tarefas domésticas quanto as relacionadas a trabalho.

4. Azure DevOps

Ótima pedida quando o assunto é organização de fluxo de trabalho, a Azure tem uma gama bem variada de funcionalidades. 

O software permite que você gerencie, rastreie e até extraia relatórios com indicadores estratégicos de desempenho (KPI) para um monitoramento mais aprofundado sobre a qualidade da execução das atividades.

Recursos principais:

  • Notificação de atualização de status de uma tarefa;
  • Gerenciador de tarefas;
  • Sistema de priorização de trabalho;
  • Monitoramento e geração de relatórios de KPI’s.

5. Proof Hub

Chegando na metade da nossa lista de ferramentas Kanban, temos outra solução valiosa e rica em recursos: o Proof Hub. Com ele, é possível, por exemplo, adicionar detalhes, prazos e níveis de prioridade nas tarefas. 

Além disso, o sistema permite que grandes anexos sejam adicionados a um cartão. Esse ponto facilita muito o fluxo de trabalho de profissionais ligados à arte gráfica ou aqueles que trabalham com criatividade. 

Veja outros recursos inclusos: 

  • Discussões em tempo real em cada card ou via chat;
  • Gerenciador de tarefas completo;
  • Emissão de relatórios;
  • Visualização de quadro e calendário.

6. Smartsheet

A Smartsheet combina a usabilidade de uma planilha com o gerenciamento visual do Kanban. A ferramenta também facilita o compartilhamento de arquivos entre os responsáveis pelas tarefas.

A ideia é impulsionar a colaboração entre os envolvidos, para agilizar a tomada de decisão e torná-la assertiva.

Entre as principais funções, destacam-se as seguintes:

  • Tipos de visualização variado;
  • Emissão de relatórios;
  • Alertas e notificações de atividade;
  • Opções de ações automatizadas.

7. ClickUp

Se você prefere uma ferramenta focada na experiência do usuário, vale a pena conhecer o ClickUp. A disposição e visualização das colunas são bem distribuídas, de modo que é fácil ver todas as tarefas e o status de cada uma.

O ClickUp otimiza a quantidade de cliques e, para isso, permite que você agrupe e classifique por ordem de importância a visualização de seus quadros. De forma resumida, esse recurso possibilita que você priorize as demandas mais urgentes dos quadros. 

Confira, a seguir, outras funcionalidades importantes:

  • Opções de filtragem para buscar tarefas;
  • Alguns tipos de automação;
  • Sincronização de calendários;
  • Integração com Google Docs;
  • Diagrama de Gantt;
  • Acompanhamento e estimativa de tempo para definir o prazo de execução de uma tarefa.

8. Kanbanize

Seguindo nossa lista de ferramentas Kanban, o Kanbanize é uma opção bem completa e potente para equipes de todos os portes. 

Suas funcionalidades vão desde o planejamento até o acompanhamento do portfólio da empresa.

O sistema possui ainda a automação de algumas funções, é flexível, conta com um bom suporte ao cliente e oferece a integração com várias outras ferramentas digitais como Slack, Google Drive, Microsoft Team, entre outras. 

Os principais recursos são:

  • Linha do tempo do projeto;
  • Automação no fluxo de trabalho;
  • Formas de previsão do projeto;
  • Módulo de análise;
  • Acompanhamento de tempo.

9. Jira

Criada para uma organização rápida e fácil de tarefas, a Jira permite que você use o software para:

  • Identificar possíveis problemas nas atividades e na equipe;
  • Delegar tarefas;
  • Acompanhar as demandas como um todo.

O grande diferencial da Jira são os relatórios orientadas para Scrum, uma vez que eles facilitam o acesso a gráficos como Burndown, gráficos Burn Up, relatórios de sprint, etc

Suas Principais funcionalidades são:

  • Opções de relatórios ágeis;
  • Roadmaps e quadros Scrum;
  • Filtros personalizados;
  • Gerenciamento de problemas e defeitos;
  • Automação de alguns processos.

Ah! Também é possível integrar a Jira com mais de 68 ferramentas na Pluga. Confere só aqui embaixo três automatizações das tantas disponíveis: 

10. ZenHub

Fechando nossa lista de ferramentas Kanban, o ZenHub realiza o gerenciamento de projetos e pode ser usado de forma gratuita pelos usuários do sistema GitHub. Parceria que é um diferencial!

Ambos funcionam sincronizados, sendo possível alterações e atualizações nas duas pontas da operação. Os recursos principais desta ferramenta são:

  • Gerenciamento de tarefas;
  • Opções de automação;
  • Integração ao GitHub;
  • Visualização de roteiros;
  • Atribuição de tarefas;
  • Construção de planos de desenvolvimento.

Bônus: Kanban usando Notion

O Notion é um excelente aplicativo que pode ser usado tanto para gerenciamento de projetos quanto para outras funções. Ele disponibiliza diversos recursos para ajudar o time a trabalhar de forma produtiva. Um deles é o quadro Kanban.

Os quadros podem ser usados para mostrar a movimentação de itens de um database pelas etapas de um processo ou pode também exibi-los agrupados por propriedade. 

Apesar do Notion não ser uma ferramenta de kanban propriamente dita, vale conferir a funcionalidade.

Quais os benefícios do Kanban no seu negócio?

Agora que você já conheceu diversas ferramentas que podem dar suporte a essa metodologia, talvez você ainda esteja na dúvida sobre por que usar o Kanban no seu negócio. É o seu caso? Então, confira as principais vantagens dessa metodologia.

Visão macro das tarefas

Uma das maiores contribuições do método Kanban é dar aos gestores e, principalmente aos funcionários, uma visão geral de todas as tarefas que precisam ser realizadas para o sucesso de um projeto. 

Uma vez que as pessoas da equipe sabem todo o caminho de produção, fica mais fácil de entenderem o peso da sua contribuição no processo.

Além disso, com todos sabendo exatamente o que precisam fazer, por que e quando, você terá em mãos equipes bem mais próximas e alinhadas, o que ajuda a:

  • Minimizar erros; 
  • Tornar o ambiente de trabalho mais eficiente;
  • Diminuir desperdícios;
  • Aumentar a satisfação dos clientes. 

Sistema simples de se usar

O conceito do Kanban é simples e pode ser aplicado mesmo de forma física, oque facilita bastante a absorção das informações por parte dos funcionários em seu dia a dia.

Informações centralizadas

Uma das coisas que mais atrasam o trabalho e geram erros são as confirmações acerca de uma tarefa. Com o Kanban, isso é reduzido. 

E o motivo para isso é simples! O funcionário tem no seu card todas as informações que o gestor julgou serem pertinentes para a execução do trabalho, bem como o nível de prioridade de cada uma. 

Dessa forma, o processo de tirar dúvidas e confirmar dados fica extremamente reduzido e o funcionário tem acesso rápido e fácil a todos os detalhes sobre: o que precisa ser feito, como precisa ser executado e quando deve ser entregue.

Fluxo de trabalho otimizado

Uma vez que cada um sabe o que fazer e em que ordem fazer, o fluxo de trabalho fica mais organizado, fluido e com menos falhas. 

Melhor distribuição de tarefas

Com o sistema de cartões e colunas, fica bem mais simples separar e distribuir as tarefas. Assim, o potencial da sua equipe pode ser explorado, evitando acúmulo de funções e aumentando a produtividade.

Conclusão

Agora você tem um conjunto poderoso de informações sobre as ferramentas Kanban em suas mãos, e pode agir para otimizar o controle de projetos da sua empresa.

Sem uma boa gestão, suas informações podem se perder, há aumento do retrabalho, desperdício de tempo e descentralização de informação. 

Uma maneira de tornar a gestão de projetos ainda mais eficiente é integrar as ferramentas Kanban a outros sistemas que você usa. Tudo isso pode ser feito com a Pluga

Como citamos brevemente, a tecnologia oferece dezenas de opções de automatização e integração entre ferramentas, de forma fácil e eficiente. Acesse nosso site, conheça as ferramentas que podemos integrar e dê um passo em direção à criação de um negócio escalável.

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Ludmila Silva

Marketing

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