Gestão Empresarial

Os 3 segredos da otimização de processos: simplicidade, simplicidade e simplicidade

16/05/2017
otimização de processos

Um artigo publicado pela Harvard Business Review, que citava uma pesquisa da Bain & Company com quase mil executivos ao redor do mundo, revelou que 70% deles acreditava que a complexidade era a responsável pela elevação de custos em seu negócio.

E mais, outros pesquisadores citados no artigo descobriram que empresas menos complexas crescem 30% a 50% mais rápido que empresas de média complexidade e entre 80% e 100% mais rápido que as empresas mais complexas.

Quer descobrir como fazer a otimização de processos, torná-los menos complexos, diminuir custos e crescer mais rapidamente?

Confira nosso artigo!

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Como fazer a otimização de processos?

Simples é diferente de simplório. Simples é uma maneira ágil e objetiva de resolver um problema; simplória é uma solução quebra-galho que pode apagar um incêndio momentâneo, mas não condiz de forma consistente com os valores de sua empresa.

Um restaurante de nível médio, com serviço “à la carte”, que considere seu esquema de higienização dos compôs de vidro muito complexo, pode fazer a otimização de processos adquirindo máquinas de lavar copos industrias: uma solução simples.

Substituir os copos de vidro por copos descartáveis, seria bem mais barato (em curto prazo), mas é o tipo de solução simplória: com certeza a imagem e o posicionamento do estabelecimento seriam abalados, com graves consequências na retenção e atração de clientes.

Como definir, então, critérios para a otimização de processos que os simplifiquem sem afetar a qualidade do atendimento ou da produção?

Existem vários pontos a se analisar, mas 3 deles se destacam:

  • Regras de negócios
  • Integração de sistemas
  • Substituição de tarefas repetitivas

Vamos dar uma olhada em cada dessas formas de gerar otimização em processos?

Veja também: Chega de chute: Dicas de produtividade provadas pela ciência

1- Padronizando a tomada de decisão

Esta é uma das mais efetivas maneiras de simplificar processos.

Tomar decisões é algo tão complexo que mesmo escolher a roupa pela manhã pode ir diminuindo sua capacidade de decidir ao longo do dia, sabia?

Profissionais tão capacitados quanto Mark Zuckerberg, Barak Obama, Albert Eisntein e Steve Jobs tinham (ou tem) um guarda roupa padronizado e não precisavam “gastar” esta decisão em sua jornada diária, tão cheia delas.

Naquele mesmo artigo de Harvard, é mencionado que um banco de investimentos descobriu que a complexidade de sua análise de crédito poderia ser simplificada usando regras de negócios simples (sem riscos de aumentar a inadimplência) e, com isso, diminuíram em 30% o tempo gasto nesse processo, simplesmente aumentando o teto de recursos que poderiam ser liberados pela primeira instância.

Esta é a regra básica para quem quer fazer a reestruturação e otimizar processos empresariais usando regras de negócios: diminua as instâncias de decisão definindo patamares mais amplos.

A segunda regra é dar opções claras de decisão e que providências tomar.

Por exemplo, imagine-se no lugar de um analista de crédito: – Ok, esta decisão está acima de meu teto, mas para quem envio isso, qual o e-mail dele, têm um sistema automatizado, quanto tempo devo esperar antes de reclamar com o chefe dele?

Defina regras de negócios e sua empresa vai ser muito mais ágil e lucrativa, sem ser simplória!

Veja mais: Transforme seu fluxo de vendas em uma enxurrada de oportunidades

2- Integração de sistemas

Imagine uma empresa que tem um sistema CRM que a ajuda a conhecer melhor seus clientes, prospectar leads, qualificar essas oportunidades e fazer propostas de vendas, com o objetivo de fechar negócios.

Por outro lado, esta empresa precisa ter um sistema de pagamentos para receber de seus clientes via cartão de crédito, boleto, etc., no caso de uma loja online e mesmo de uma loja física.

Toda vez que seu sistema de recebimentos detecta um pagamento, isso significa que um lead se tornou cliente. Não seria interessante que estes dois sistemas (CRM e de pagamentos) estivessem integrados e, automaticamente, o status do lead mudasse em seu CRM para cliente?

Isso evita erros e traz muito mais agilidade ao seu negócio e, sem dúvida, é uma excelente maneira de gerar a otimização de processos.

Confira também: Sistemas de pagamentos online: para cada negócio, uma solução

3- Automatizando tarefas repetitivas

Como é feita a emissão de notas fiscais em sua empresa?

Todo mundo sabe que este é o típico caso de tarefa chata e repetitiva (mas que tem que ser feita). Se você possui uma loja online, possivelmente, há um funcionário responsável pela emissão de Nota Fiscal.

Esse colaborador tem a ingrata responsabilidade de acessar o sistema do meio de pagamento (seja Moip, PagSeguro, iugu, Pagar.me, etc), copiar os dados do cliente, e digitar no sistema da Nota Carioca ou Nota Paulista, por exemplo. Em casos mais avançados, a empresa possui um ERP, com uma experiência mais agradável que o sistema da prefeitura, mas ainda assim completamente manual.

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E se, como o objetivo de fazer a otimização desse processo, você integrasse esses dois sistemas para automatizar a emissão das notas fiscais?

Assim, a tarefa repetitiva de emitir notas aconteceria automaticamente, toda vez que um pagamento fosse aprovado em seu sistema. Isto é possível, via Pluga.

Veja mais detalhes: Como automatizar tarefas repetitivas em menos de 2 minutos

Estes foram apenas alguns exemplos de tarefas repetitivas e de aplicativos que você pode integrar em sua empresa.

Aqui na Pluga, temos diversas outras automatizações como estas, prontinhas para usar na otimização de seus processos.

E não leva nem 2 minutos para configurar, confira algumas delas:


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