Guia completo para ter organização empresarial

7 dicas para uma organização empresarial eficiente

Entendendo o que é organização empresarial e os tipos para serem aplicados em um negócio a questão que fica é: como fazê-la ser eficiente?

Existem algumas dicas que podem te ajudar nesse processo:

1. Controle o fluxo de caixa;
2. Faça um planejamento estratégico;
3. Forme e treine as equipes;
4. Treine a liderança;
5. Padronize e otimize processos;
6. Estude a concorrência e o mercado;
7. Avalie a necessidade de uma consultoria empresarial.

Confira os detalhes de cada uma delas a seguir.

1. Controle o fluxo de caixa

A saúde financeira de um negócio é muito importante para que todo o resto consiga não só funcionar, mas existir.

Tratando-se de parâmetros empresariais, o sucesso do controle financeiro é o modus operandi de uma empresa. Até porque lucratividade é simplesmente mais entrada do que saída de recursos.

O fluxo de caixa diz respeito ao dinheiro que um negócio movimenta mensalmente, tanto no que entrar: arrecadações ou com vendas, como na saída: contas fixas, pagamento de funcionários e fornecedores.

Ter controle sobre o fluxo de caixa é o básico para garantir uma saúde financeira estável e promover o crescimento da empresa por meio de lucratividade e administração de seus recursos.

2. Planejamento estratégico

O planejamento envolve muita coisa: realidade do negócio, indicadores de performance, lucros, gastos e principalmente, onde se quer chegar.

Para organizar processos de modo assertivo o planejamento não deve ficar de fora, é por meio deles que as melhores maneiras de gerir aparecem.

Planejar envolve metas de curto, médio e longo prazo para cada setor e também para empresa. E, a fim de ter controle sobre cada ponta, é fundamental estabelecer KPIs (Indicadores de Performance) para cada ação.

3. Forme e treine as equipes

Fazer o treinamento de equipes é muito importante para um negócio que deseja crescer.

Tenha em mente que pessoas alcançam objetivos, então dê a elas todo o auxílio e autonomia para que tenham um ambiente agradável e consigam desempenhar as atividades com competência.

Equipes treinadas têm autoridade e conhecimento para tomar decisões precisas dentro da empresa. O que minimiza a chance de erros durante os processos.

Nesse processo de formação e treinamento pode-se incluir também uma boa estrutura de onboarding. Assim, toda pessoa que entrar na equipe já começará conhecendo e entendendo melhor os aspectos mais gerais e específicos da empresa. 

Saiba mais sobre o assunto no vídeo a seguir. É só dar o play!

4.Treine a liderança

Pessoas gerenciam pessoas e quando isso é feito de forma correta o crescimento da empresa é inevitável.

A liderança deve estar qualificada para repassar conhecimento a equipe, ajudando em sua qualificação e promovendo seu crescimento pessoal e profissional.

Sabendo que pessoas são as responsáveis por alcançar objetivos, a empresa deve compreender gostos, particularidades, formas de trabalho e adaptar tudo isso de modo que todos tenham sucesso.

5. Padronize e otimize processos

Processos pouco burocráticos tornam as coisas mais fáceis dentro de uma empresa.

O ideal é criar alternativas e testá-las a fim de descobrir o que dá ou não certo e assim reduzir as possibilidade de erro consideravelmente.

A otimização de processos passa também pela desburocratização e o uso da tecnologia na rotina de um negócio: softwares de gestão e canais de comunicação interna são um bom exemplo.

6. Estude a concorrência e o mercado

Pode parecer óbvio, mas existem empresas que não conhecem o seu mercado. Nesse sentido, mesmo que elas tenham algum resultado, poderiam ter muito mais.

Diante disso, é fundamental saber como o que você vende ajuda a resolver os problemas dos clientes e como se posicionar no mercado a fim de transparecer esses valores.

Um hack útil é estudar a sua concorrência a fim de descobrir quais são seus acertos e erros. Faça o seguinte:

• Estude seu posicionamento;
• Como abordam clientes;
• Quais são valores;
• Qual sua missão.

Gestão é como o cérebro e o coração de uma empresa. Ela é quem garante que haja vida ao mesmo em que cria maneiras de otimizar processos, administrar recursos e promover a expansão e crescimento.

7. É válido contratar uma consultoria para organização empresarial?

Por último, mas longe de ser o menos importante, é preciso se fazer uma pergunta: o meu negócio precisa de uma consultoria empresarial? Caso você esteja no início do seu negócio, querendo dar uma estrutura melhor a ele e ainda não sabe por onde começar, uma consultoria pode ser algo válido.

Dentre os benefícios de tê-la em seu negócio, podemos citar pelo menos 7. São eles:

1. Acesso a conhecimento especializado;
2. Visão isenta sobre o modelo de negócio;
3. Otimização dos recursos disponíveis;
4. Agilidade na identificação e solução de problemas;
5. Melhor direcionamento estratégico;
6. Mais segurança e assertividade nas tomadas de decisão;
7. Transferência de conhecimento e atualização da equipe.

A intenção é que, através da perspectiva de quem está de fora, se consiga identificar oportunidades de melhoria na maneira de conduzir os negócios e, assim, otimizar processos e alavancar os resultados.

Uma consultoria especializada contribui com novas ideias de gestão e ajuda a tornar os processos mais eficientes e produtivos. Além disso, compartilha conhecimentos com a equipe interna. Assim, soma-se a experiência de quem está acostumado ao dia a dia do negócio com a visão de uma pessoa especialista.

TOP ferramentas de organização empresarial

Quando as empresas começam, as planilhas, os e-mails e os drives compartilhados costumam ser os recursos mais usados. As planilhas, por exemplo, são uma ótima alternativa de como organizar uma empresa, principalmente se você souber integrá-las a outras ferramentas. 

Mas existem diversos outros recursos que podem ser acrescentados a organização empresarial e, o melhor de tudo, muitos têm planos gratuitos!

Separamos algumas opções de softwares que são ótimas alternativas na organização de empresas. Para facilitar separamos em quatro grupos:

1. Ferramentas de comunicação e gestão de equipes e projetos;
2. Acompanhamento de performance empresarial;
3. Plataformas de CRM;
4. ERPs.

Confira os detalhes a seguir.

Ferramentas de comunicação e de gestão de equipes e projetos

Dentro do processo de conseguir organizar uma empresa, está a inserção de softwares que possibilitem uma melhor comunicação interna e gestão das tarefas realizadas pelas equipes. 

Existem muitas ferramentas desse tipo que podem se adequar as mais diversas características e objetivos de um negócio. Várias delas, inclusive, oferecem planos gratuitos que podem ajudar a melhorar a comunicação interna, o fluxo de tarefas e a gestão do tempo em seu negócio.

Comunicação interna:

• Slack;
• Discord;
• Hangouts;
• Skype.

Gestão de projetos e equipes:

• Trello;
• Asana;
• Jira;
• ClickUp;
• Airtable;
• Monday;
• Todoist;
• Notion;
• Pipefy.

Acompanhamento de performance empresarial

O mercado também oferece ferramentas prontas para que você acompanhe os KPIs de seu negócio sem criar o fluxo de tarefas, que é otimizado de outra forma.

Nelas as informações do negócio são coletados pelos colaboradores e disponibilizados em painéis de controle. Assim o gerenciamento da empresa passa a contar com dados confiáveis e transparentes acompanhados em tempo real.

Uma das maneiras de usar esses painéis de controle é disponibilizá-los em pontos estratégicos de sua empresa, ou online, para que todas as pessoas saibam como está o desempenho geral e de sua área, com um feedback instantâneo de seus esforços.