Empreendedorismo

Ferramenta 5W2H: definição imediata de tudo que é preciso fazer em um projeto

13/09/2019
Ferramenta 5W2H definição

Como 🤷‍♀️? Quando ⏳? Onde 🌎? Por quê 🤔? Não, calma, gente…. Não estou confuso nem me recuperando de um desmaio 😵, não é nada disso!

Estou apenas criando um plano de ação 5W2H.

Agora você que estão mais confuso? Tá, ok!

Vamos ser diretos estão: 5W2H é um acrônimo para uma ferramenta de criação de planos de ação.

Neste post você vai conhecer a definição da ferramenta 5W2H e como usá-la em sua empresa para colocar projetos em prática rapidamente.

Ninguém está mais confuso agora? Que bom! Então vamos seguir com o plano…

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Saiba mais: Tire do papel seu plano de ação para aumentar a produtividade

Ferramenta 5W2H: definição

Para que ninguém fique mais confuso sobre a ferramenta 5W2H, sua definição está aqui:

Ferramenta 5W2H, definição: trata-se de um template ou planilha onde são colocadas 7 perguntas que, ao serem respondidas, já estruturam todo um plano de ação, suas etapas, objetivo, escopo, responsáveis, orçamento, prazos, recursos que serão usados, metodologias empregadas e muito mais mais.

Mas talvez você ainda esteja se perguntando: – Mas por que a ferramenta tem esse nome 5W2H?

A resposta é simples! A ferramenta foi criada em inglês. Assim, das 7 perguntas, 5 se iniciam com a letra “W” e 2 com a letra “H”.

Veja quais são essas perguntas: What? Why? Where? When? Who? How? How much?

E para evitar confusões 😁 (parei, juro…) aqui vai a tradução de cada uma dessas perguntas para o português:

  • What? = O que?
  • Why ? = Por quê?
  • Where? = Onde?
  • When? = Quando?
  • Who? = Quem?
  • How?= Como?
  • How much? = Quanto?

Agora que você já conhece a definição da ferramenta 5W2H, vamos entender melhor como usar cada uma dessas perguntas para desenvolver um projeto e definir claramente responsabilidades, prazos e tudo que precisa ser feito?

Ok, então vamos lá!

Confira também em nosso blog: Roadmap: o que é essa ferramenta de gestão de projetos? Qual o significado?

As 7 perguntas da ferramenta 5W2H: como usar cada uma delas?

1- O que? 🤷‍♀️

Ao responder a esta pergunta você deve ter em mente o escopo do projeto, aquilo que precisa ser feito.

Vamos a um exemplo? Construir uma ponte.

É claro que você pode pode ser mais específico. Mas é exatamente para isso que existem as demais perguntas da ferramenta 5W2H.

3- Por quê? 🤔

Esta pergunta se refere ao objetivo do projeto. O que se pretende alcançar com ele?

Assim, em nosso exemplo, o objetivo poderia ser: ligar dois bairros de uma cidade que são separados por um rio.

Mas, em uma empresa, você também por quantificar seus objetivos com números, usando inclusive indicadores de desempenho, veja alguns exemplos:

Entenda: Indicadores de desempenho de uma empresa: qual é o seu?

3- Onde? 🌎

Onde não é apenas o local onde o projeto acontecerá, como “sobre o rio da cidade tal”,  no caso de nosso exemplo. Mas, na verdade, pode incluir o local onde as reuniões serão realizadas, seja ele físico ou virtual.

Mesmo porque, alguns projetos não acontecem em um local específico.

Por exemplo: o projeto de um novo layout de uma loja no shopping acontece nesse espaço físico, mas e a criação de um e-commerce?

Nesse caso, o espaços é virtual!

Portanto, além de definir onde os objetivos e consequências do projeto se transformarão em realidade, você também deve definir o local onde as pessoas vão se reunir para trocar ideias, seja uma sala de reunião, um departamento ou mesmo drives na nuvem ou por meio de um aplicativo de comunicação interna, como o Slack.

4- Quando? ⏳

Agora, além, de uma data limite para a entrega do projeto, o ideal é construir um cronograma com suas etapas, o que precisa ser entregue e quando.

Defina marcos que sinalizam o fim de uma etapa e o início de outra. Isso facilita o acompanhamento da evolução do projeto e permite fazer ajustes, caso os prazos não estejam sendo atendidos.

Uma excelente forma de fazer isso é usando um roadmap.

Veja mais sobre essa outra ferramenta de gestão de projetos neste post de nosso blog: Ganhe tempo na organização de projetos usando templates de roadmap

5- Quem? ☝

É hora de definir as responsabilidades e indicar os profissionais que devem entregar cada uma das tarefas e atividades que compõem o projeto como um todo.

Isso não significa que uma única pessoa faz cada atividade. Grupos podem ser responsáveis por algumas delas, mas, nesse caso, defina um líder ou pessoa que responde pela entrega.

6- Como? 🔨

Como fazer envolve as metodologias usadas, os softwares empregados, materiais, os KPIs que serão empregados e até as unidades de medida ou terminologia.

Já pensou se os engenheiros da ponte de nosso exemplo usassem medidas diferentes, uns empregando o sistema métrico decimal e outros fazendo medições em pés e polegadas?

Isso pode parecer um exagero, mas esse erro aconteceu de verdade e levou a queda de um satélite espacial da NASA!

7- Quanto? 💸

E quanto vai custar tudo isso? É muito importante definir os recursos de seu projeto e deixar claro para os participantes com o que podem contar e qual seu limite de gastos.

Apresentar orçamentos e planilhas de gastos em datas específicas de seu cronograma vai evitar que o orçamento estoure e que o projeto seja interrompido por falta de verbas.

Ficou clara para você a definição da ferramenta 5W2H? Então, para facilitar seu trabalho na hora de usá-la, pegamos emprestado esse template criado pelo HEFLO, dê uma olhada:

Ferramenta 5W2H definição

A ferramenta 5W2H pode trazer mais produtividade e alto desempenho aos seu projetos. Confira dicas de grandes empresários e descubra como ser ainda mais eficiente baixando nosso e-book gratuito:

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