Fluxo de comunicação empresarial: principais tipos, como estruturar e automatizar

Montar um fluxo de comunicação eficiente dentro de uma empresa é essencial para garantir a troca de informações, alinhar objetivos e promover a colaboração entre os membros da equipe. 

A maneira como o fluxo da comunicação empresarial se estrutura pode variar de acordo com as especificidades de cada empresa. Mas, de forma geral, podemos afirmar que existem três principais fluxos de comunicação empresarial:

1. Comunicação vertical descendente
2. Comunicação vertical ascendente
3. Comunicação horizontal

De toda forma, independente do fluxo adotado e seus objetivos, para garantir uma comunicação efetiva é importante considerar sempre os seguintes aspectos:

• Nitidez e objetividade;
• Escolha de canais apropriados;
• Escuta ativa;
• Feedback construtivo;
• Comunicação bidirecional;
• Cultura de comunicação aberta;
• Uso adequado da tecnologia;

Mas lembre-se: cada empresa é única e pode exigir adaptações específicas no fluxo de comunicação organizacional. Portanto, é importante que haja flexibilidade para personalizá-lo de acordo com as necessidades e a cultura de cada organização.

Uma dica extra é que a automatização pode desempenhar um papel importante na facilitação e aprimoramento dos três caminhos mencionados acima, tornando a sua comunicação mais integrada.

Ferramentas de comunicação e colaboração como o Microsoft Teams, Slack e Discord oferecem recursos que podem ser automatizados para melhorar a eficiência e a experiência de todas as pessoas envolvidas no fluxo de comunicação. 

A seguir, exploramos cada um dos tipos de fluxo, quando usar cada um deles, quais os principais canais de comunicação interna para cada um dos casos e – por fim – como as automatizações podem ser usadas a favor de cada um dos fluxos. 

1. Comunicação vertical descendente

A comunicação vertical descendente é uma forma de fluxo de comunicação empresarial que ocorre quando as informações fluem de cima para baixo na hierarquia da empresa. Ela é amplamente utilizada para a transmissão de diretrizes, objetivos, políticas, procedimentos e outras informações importantes que precisam fluir dos níveis superiores para os níveis inferiores.

Esse tipo de comunicação é uma maneira eficaz de distribuir informações padronizadas e garantir consistência na comunicação interna.

Fluxo de comunicação vertical descendente: principais canais

Alguns dos canais mais usados na comunicação vertical descendente são:

1. Reuniões: As reuniões de equipe podem facilmente se transformar em oportunidades para que a alta administração ou gerentes transmitam informações importantes. Essas informações podem ser atualizações sobre o desempenho da empresa, mudanças nas políticas, lançamentos de novos produtos ou outros anúncios relevantes.
   
2. Comunicados internos: são comunicados formais por escrito (como memorandos, e-mails ou publicações no chat corporativo) que são enviados à equipe para compartilhar informações.
   
3. E-mails e boletins informativos: são canais que permitem que um grande número de funcionários seja alcançado, ao mesmo tempo. Eles podem fornecer atualizações sobre projetos, metas, eventos ou outras informações relevantes.
   
4. Políticas e procedimentos: A comunicação vertical descendente também é usada para fornecer políticas e procedimentos com nitidez de detalhamento aos funcionários. Isso pode incluir manuais, modelos, códigos de conduta, entre outros documentos que estabelecem as expectativas e diretrizes para o desempenho do trabalho.

A comunicação vertical descendente é importante para garantir que todos os membros da organização estejam alinhados com a visão, missão e estratégia da empresa. 

Como automatizar o fluxo de comunicação vertical descendente

Reunimos aqui algumas maneiras de tornar os processos ao redor deste fluxo de comunicação mais automáticos, para que a equipe possa ficar em dia com as demandas da empresa:

• Comunicados automáticos: por meio de automatizações pré configuradas, é possível enviar comunicados automáticos para toda a organização ou para grupos específicos dentro do Microsoft Teams, por exemplo. Esses comunicados podem incluir informações importantes, atualizações da administração, anúncios ou lembretes. 

• Publicação automatizada de documentos: se houver documentos ou políticas que precisam ser compartilhados com toda a organização, é possível automatizar o processo de publicação desses documentos em canais ou espaços específicos no chat corporativo – a partir das ferramentas de gestão utilizadas pela empresa. Isso garante que todos os funcionários tenham acesso rápido e fácil a essas informações.

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2. Comunicação vertical ascendente

A comunicação vertical ascendente é uma forma de fluxo de comunicação empresarial em que as informações chegam de baixo para cima na hierarquia. Nesse tipo de fluxo de comunicação, são os funcionários que transmitem informações, feedbacks, preocupações, sugestões e perguntas aos seus superiores ou diretamente à alta administração.

Esse movimento ascendente desempenha um papel crucial no envolvimento dos funcionários com a empresa, no compartilhamento de ideias e na melhoria contínua. Isso porque permite que o time expresse suas opiniões, ofereça contribuições e influencie a tomada de decisões dentro da empresa.

Além disso, ajuda a fornecer informações valiosas sobre o ambiente de trabalho, problemas operacionais, questões de clientes e outras áreas que podem exigir atenção da administração.

Fluxo de comunicação vertical ascendente: principais canais

Alguns dos canais mais usados na comunicação vertical ascendente são:

1. Reuniões individuais: as reuniões individuais com os superiores diretos, como os 1:1’s, são uma oportunidade para os funcionários discutirem suas ideias, preocupações, progresso em projetos e outras questões relevantes. Essas reuniões são espaços seguros para uma comunicação mais pessoal e detalhada.
   
2. Pesquisas de clima organizacional: são ferramentas valiosas, que coletam feedback da equipe sobre diversos aspectos do ambiente de trabalho. Elas podem abordar questões como satisfação no trabalho, eficiência na comunicação, desempenho da liderança, trabalho em equipe, etc. 
   
3. Caixas de sugestões: as caixas de sugestões são uma maneira simples, mas eficaz, de abrir um espaço para compartilhamento de sugestões e ideias para melhorar processos, produtividade e o ambiente de trabalho como um todo. Essas sugestões podem ser revisadas e consideradas pela administração para implementação.
   
4. Relatórios de progresso: os relatórios de progresso são uma forma das pessoas do time comunicarem suas realizações, desafios e necessidades de suporte aos seus superiores. Eles fornecem uma visão 360º do trabalho em andamento e podem ajudar a identificar áreas que precisam de atenção ou recursos adicionais.
   
5. Grupos de discussão ou comitês: estabelecer grupos de discussão ou comitês que reúnam pessoas de diferentes níveis hierárquicos pode facilitar o fluxo da comunicação vertical ascendente. Esses grupos podem se concentrar em tópicos específicos, como melhoria de processos, inovação, qualidade ou outras áreas de interesse. Nos encontros, os membros podem compartilhar informações, fornecer feedback e fazer recomendações.

A comunicação vertical ascendente promove uma cultura de abertura, confiança e envolvimento dentro da empresa. Ao ouvir as vozes dos funcionários, a administração pode tomar decisões mais informadas, implementar mudanças necessárias e melhorar a satisfação e o engajamento da equipe. 

Como automatizar o fluxo de comunicação vertical ascendente

Reunimos aqui algumas maneiras de tornar os processos ao redor deste fluxo de comunicação mais automáticos, para que a equipe mantenha a cultura colaborativa:

• Agendamento automatizado de reuniões com superiores: utilize ferramentas de integração do seu chat corporativo com calendários para automatizar o agendamento de reuniões individuais. Assim, as pessoas da equipe poderão selecionar horários disponíveis diretamente no aplicativo e receber automaticamente confirmações e lembretes direto dentro da ferramenta de comunicação.

• Canal de feedback contínuo com formulários de perguntas: integre formulários de perguntas para que a equipe possa fazer perguntas ou dar sugestões anonimamente e conecte a um canal específico da gestão no Microsoft Teams – totalmente dedicado a este feedback contínuo. Assim, o time pode compartilhar suas ideias, preocupações e sugestões de forma rápida e fácil, e a administração pode acompanhar as demandas e agir sobre elas.

3. Comunicação horizontal 

A comunicação horizontal é um fluxo de comunicação empresarial que ocorre entre membros de um mesmo nível hierárquico ou entre departamentos diferentes dentro da organização.

Diferentemente da comunicação vertical, que ocorre de cima para baixo ou de baixo para cima, a comunicação horizontal é caracterizada pela troca de informações, colaboração e coordenação entre colegas que possuem um nível de autoridade similar.

Ela é essencial para promover a colaboração, o trabalho em equipe e para levar conhecimentos de uma área funcional até as outras. O fluxo horizontal permite que os membros da equipe colaborem em projetos, compartilhem informações relevantes, tomem decisões conjuntas e alinhem suas atividades para alcançar objetivos comuns. 

Além disso, a comunicação horizontal pode ajudar a evitar silos de informação e melhorar a eficiência e a coordenação dos processos de negócios.

Fluxo de comunicação horizontal: principais canais

Alguns dos canais mais usados na comunicação horizontal são:

1. Reuniões de equipe: as reuniões de equipe são o canal mais tradicional da comunicação horizontal. Elas oferecem um espaço onde os membros da equipe podem (e devem!) compartilhar atualizações, discutir questões, trocar informações e coordenar esforços conjuntos. Essas reuniões podem ocorrer regularmente, como reuniões semanais ou mensais, ou conforme necessário para abordar questões específicas.
   
2. E-mails e comunicação eletrônica: a comunicação por e-mail é amplamente utilizada para facilitar a comunicação horizontal, permitindo que colegas compartilhem informações, solicitem feedback, façam perguntas e coordenem projetos. Além disso, ferramentas de mensagens instantâneas como o Microsoft Teams e o Slack  também podem ser utilizadas para promover a comunicação e a colaboração em tempo real.
   
3. Grupos de trabalho ou projetos conjuntos: quando membros de diferentes áreas se unem para trabalhar em um projeto ou iniciativa específica, a comunicação horizontal é intensa. Esses grupos de trabalho são espaços onde a colaboração e a troca de informações são fundamentais para o sucesso do projeto.
   
4. Plataformas de compartilhamento de conhecimento: a utilização de plataformas de compartilhamento de conhecimento (como intranets, wikis ou ferramentas de gerenciamento de documentos) facilita a comunicação horizontal ao permitir que as pessoas da equipe acessem e compartilhem informações relevantes de forma fácil e organizada.
   
5. Networking e interações informais: além das comunicações formais, interações informais e momentos de networking também desempenham um papel na comunicação horizontal. Almoços, cafés ou eventos sociais podem criar oportunidades para trocas informais de informações, ideias e experiências entre colegas de diferentes áreas.

A comunicação horizontal é fundamental para que os membros da equipe possam trabalhar de forma colaborativa, compartilhando conhecimentos e recursos para alcançar os objetivos organizacionais. Ela ajuda a quebrar barreiras entre departamentos, promove a sinergia e fortalece o espírito de equipe dentro da organização.

Como automatizar o fluxo de comunicação horizontal

Reunimos aqui algumas maneiras de tornar os processos ao redor deste fluxo de comunicação mais automáticos, para que a equipe possa focar em colaborar, ensinar e aprender:

• Automação de reuniões recorrentes: é possível automatizar o agendamento e o envio de lembretes para reuniões de equipe recorrentes. Isso ajuda a garantir que as reuniões sejam realizadas regularmente e que os membros da equipe estejam cientes dos horários e detalhes.

• Notificações de atualização em canais específicos: é possível configurar notificações automáticas em canais específicos do Microsoft Teams sempre que houver uma atualização importante em um projeto. Isso garante que os membros da equipe estejam informados sobre as últimas atualizações e acontecimentos relevantes em suas áreas de interesse.

• Automação de processos de aprovação: se houver necessidade de aprovação em determinados processos, como solicitações de férias ou despesas, é possível criar fluxos de trabalho automatizados usando ferramentas como a Pluga. Essas automatizações agilizam o processo e mantêm todos os membros da equipe informados sobre as aprovações necessárias.

Resumindo: perguntas e respostas sobre fluxo de comunicação