Ferramentas de comunicação interna: quais as principais? GUIA
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As ferramentas de comunicação interna são indispensáveis para a garantia de trabalho eficiente, produtividade, motivação e alinhamento de expectativas dentro de um negócio.

Manter uma comunicação eficiente dentro da empresa, entre equipes, líderes e colaboradores e todos os setores, traz resultados importantes não só para a gestão do time, mas também para a experiência do cliente

Sem dúvida, os softwares de comunicação interna para empresas, junto com a transformação digital, têm um papel central para garantir a velocidade e qualidade nas trocas corporativas.  

A seguir, compreenda mais sobre como usar e quais os benefícios das ferramentas de comunicação interna.

O que são ferramentas de comunicação interna?

As ferramentas de comunicação interna são os canais de troca de mensagens usados para o compartilhamento eficiente de informações dentro de uma organização, garantindo o alinhamento entre todas as suas áreas e stakeholders.

Ao facilitar a comunicação entre o público interno do negócio, as ferramentas contribuem para a organização das demandas, alinhamento de expectativas, controle do conteúdo transmitido, cumprimento de prazos, redução de falhas decorrentes de erros de comunicação, diminuição de retrabalho e mais.

Qual a melhor ferramenta de comunicação interna?

Na lista de melhores ferramentas de comunicação interna empresarial estão: 

  • Softwares de cloud computing para facilitar o armazenamento e acesso a documentos e outros materiais;
  • Slack e Discord (ferramentas de conversação online que permitem trocas de mensagens por texto, voz e vídeo);
  • E-mail ou Newsletter;
  • Ferramentas de gestão de projetos; 
  • Rede social corporativa;
  • Fóruns e comunidades online;
  • Mural de recados;
  • Intranet.

 

O que é a comunicação interna?

Comunicação interna é a troca de mensagens dentro de uma empresa, com objetivos diversos – que vão desde o repasse de atividades que devem ser executadas e seus prazos, até o alinhamento de estratégias, comunicação com o objetivo de motivação, compartilhamento de processos internos, repasse de informações sobre clientes, etc. 

A comunicação interna envolve a transmissão e recepção de todos os tipos de informação, dados e mensagens que são compartilhadas com temáticas ou objetivos empresariais.

Como fazer uma boa comunicação interna?

Para a criação de uma boa comunicação empresarial interna é indispensável que a empresa:

  1. Desenvolva uma cultura organizacional voltada para a transparência e nitidez;
  2. Crie canais de comunicação oficiais que serão usados por todos os membros da equipe, podendo ou não haver níveis de acesso estabelecidos;
  3. Encoraje a comunicação entre departamentos;
  4. Realize feedbacks internos contínuos para alinhamento do que é esperado; 
  5. Estabeleça processos de gestão a vista, para o compartilhamento de expectativas, objetivos e metas para toda a empresa e setorialmente;
  6. Integre os diferentes tipos de ferramentas de comunicação interna, para facilitar o acesso à informação e evitar a perda de conteúdos relevantes.

 

Quais os problemas causados pela falta de ferramentas de comunicação interna?

A falta do uso correto de ferramentas de comunicação interna podem causar na empresa problemas variados como:

  • Aumento de taxas de retrabalho causado por insuficiência de informação ou erros no compartilhamento do material;
  • Redução da produtividade das equipes;
  • Atrasos na entrega das soluções para os clientes, ocasionados principalmente por problemas no compartilhamento de informações;
  • Aumento dos custos associados ao retrabalho e a queda de produtividade;
  • Desmotivação dos colaboradores causada pela falta de comunicação e feedbacks;
  • Insatisfação dos clientes, causada por trabalhos incompletos, desalinhamento de expectativas, atrasos e outros problemas associados à falta de comunicação interna. 

 

Exemplos de comunicação interna

Entre os principais exemplos de comunicação interna para empresas estão:

  • Comunicação escrita: inclui ferramentas como mídias sociais e sistemas de conversas instantâneas, como Skype, WhatsApp, Slack, Discord e e-mail, além de canais mais tradicionais como murais e memorandos.
  • Comunicação verbal (uso da linguagem falada): é realizada a partir de reuniões, palestras e confraternizações.
  • Comunicação vertical: acompanha os níveis hierárquicos da empresa, que vem de cima para baixo. Logo estamos falando de um tipo de comunicação em que os líderes da organização enviam mensagens ao restante da equipe. É muito comum para o repasse de estratégias e objetivos.
  • Comunicação horizontal: inclui uma comunicação que pode partir de todos os níveis da empresa, seja para interação interpessoal, compartilhamento de ideias, feedbacks e etc.
  • Comunicação diagonal: tem como objetivo transmitir informações entre diferentes áreas da empresa. Geralmente, passa por um processo de filtragem, com o estabelecimento do nível de informação que deve chegar a cada setor da empresa. 

 

Quais os tipos de comunicação organizacional?

Podemos definir quatro tipos de comunicação que ocorre dentro das empresas: 

  1. Institucional: voltada para o compartilhamento de mensagens sobre a empresa, com o foco em ampliar o alcance e relevância da marca. 
  2. Comunicação Interna: tem como público os colaboradores e líderes da empresa. Seu objetivo é ajustar junto ao time o que é esperado e para onde a empresa está indo, além  de reforçar a comunicação eficiente sobre prazos, tarefas, feedbacks e mais, 
  3. Comunicação Mercadológica: impacta seus clientes e consumidores em geral com o objetivo de divulgar produtos e serviços e aumentar vendas.
  4. Comunicação Integrada: usa os diversos meios para criar uma identidade da marca para o público interno e externo.

 

Como usar o software de comunicação interna para empresas?

A melhor maneira de usar os diferentes softwares de comunicação interna para empresas é garantir que haja integração entre esses canais e seus recursos. Isso contribui para a preservação da integridade dos dados e informações, para a segurança dos dados, bem como para a análise centralizada dos conteúdos disponíveis. 

Por isso, é uma boa prática usar as ferramentas de comunicação interna de forma integrada – para garantir acesso e melhor aproveitamento de cada canal, em busca dos melhores resultados e da redução de falhas na troca de informações.

Uma maneira de viabilizar essa integração da comunicação interna é a Pluga, que oferece dezenas de opções de automatização entre ferramentas, que podem ser integradas umas às outras. É possível, por exemplo, integrar o seu CRM ao Google Planilhas, Slack e Mailchimp. Além de diferentes sistemas de gestão de projetos, como o Trello, Asana e muitos outros. 

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