O termo parece bastante simples, mas o que é melhoria contínua? Como ela funciona quando é implementada em um ambiente de negócios?
O modelo mais utilizado no processo de melhoria contínua é o PDCA: Plan, Do, Check, Act. Percorrer esses quatro passos pode trazer melhorias contínuas nas empresas em qualquer processo:
Planejar:
Neste primeiro passo da melhoria contínua, o foco é definir o problema e propor uma abordagem que você irá testar para resolvê-lo, fazendo perguntas como:
- Qual é o escopo?
- Qual é o alvo?
- Qual é a melhor abordagem para o resultado que você está tentando alcançar?
Isso inclui definir uma equipe e planejar uma linha do tempo.
Fazer:
Você pode usar essa etapa para executar um plano completo ou para implementar uma solução piloto em uma escala menor.
De qualquer forma, esta é a oportunidade de experimentar – tente algo novo para ver se e como funciona. A chave aqui é registrar as etapas realizadas no processo de melhoria contínua e coletar dados e feedback ao longo do caminho.
Verificar:
Esta é a oportunidade de estudar a abordagem escolhida e avaliar os resultados, em comparação com suas expectativas ao planejar. Faça perguntas como:
- A abordagem foi bem sucedida/eficaz?
- Funcionou como planejado?
- Por que ou por que não?
- O que funcionou e o que não funcionou?
Se a abordagem não foi bem sucedida, pode voltar ao primeiro passo (planejamento), tendo em conta o que aprendeu e porque não produziu os resultados pretendidos. Se foi bem sucedido, você pode prosseguir para a próxima etapa.
Agir:
Agora que você aprendeu e recebeu feedback das etapas anteriores, chegou a hora de implementar a nova solução totalmente.
Lembre-se, isso não significa que seja a solução final ou a única abordagem. Em vez disso, ela se torna a nova linha de base com a qual você continuará a avaliar futuras melhorias.
Grande parte da importância da melhoria contínua está no que uma empresa faz depois de percorrer os passos descritos acima.
Em um ambiente de negócios típico, quando melhorias são feitas em um processo, essas melhorias tornam-se “o jeito que as coisas são”, para não serem questionadas até que algo dê errado.
Na metodologia de melhoria contínua, cada melhoria se torna a nova linha de base para o próximo passo.
O mais vantajoso desse processo é poder aplicá-las nos diversos setores da empresa, tanto para criar ferramentas quanto para gerir pessoas.
Benefícios da melhoria contínua para as pessoas da empresa
As organizações adotam a melhoria contínua, às vezes utilizando metodologias de processos de negócios, como Six Sigma e Lean, para melhorar os processos, aumentar a produtividade, resolver os problemas de qualidade e reduzir o desperdício.
Estes são todos os benefícios fantásticos de uma abordagem de melhoria contínua, mas muitas empresas se surpreendem ao descobrir que os programas de aprimoramento contínuo e as filosofias também são grandes impulsionadores na área de recursos humanos.
Aqui estão alguns benefícios inesperados de RH com a melhoria contínua.
1. Desenvolvimento de liderança
Cada oportunidade de melhoria também é uma oportunidade para que os funcionários treinem sua capacidade de liderança.
A fim de implementar uma mudança positiva, os membros da equipe podem orientar um projeto através do processo de identificação, análise, planejamento, implementação e medição. Isso constrói as habilidades práticas necessárias para efetivamente liderar.
2. Melhor trabalho em equipe
Muitas oportunidades de melhoria exigirão colaboração interfuncional. Reunir pessoas de diferentes partes da empresa pode esclarecer problemas de processos facilmente corrigíveis e fornecer novas abordagens surpreendentes para os desafios mais difíceis.
Fazer com que pessoas com diferentes motivações observem o mesmo problema pode produzir resultados que satisfaçam a todos.
As empresas que estão começando nessa jornada da melhoria contínua podem investir em vários tipos de treinamentos empresariais como treinamento experiencial ao ar livre, treinamento em vendas, dentre outros.
3. Ingresso mais fácil (onboarding) de funcionários
Um dos fundamentos da melhoria contínua é o trabalho padrão. Padronizar requer que as melhores práticas atuais para a otimização dos processos, tarefas e procedimentos sejam documentados e facilmente acessados por aqueles que fazem o trabalho.
Isso define a linha de base para o aprimoramento, mas também torna muito mais fácil atualizar um novo funcionário e garantir que ele execute as tarefas conforme prescrito durante o processo de onboarding.
Uma vez que o novo funcionário é capaz de executar o padrão atual, ele pode trazer sua nova perspectiva para a tarefa e oferecer ideias para melhorar esse padrão.
4. Rotatividade reduzida
Estudos descobriram que 89% dos gerentes acreditam que a maioria dos funcionários troca de emprego por melhores salários. No entanto, os dados revelam ainda que em 88% desse turnover voluntário, algo além do dinheiro é a causa principal.
A melhoria contínua aborda muitas das principais razões pelas quais as pessoas realmente saem – falta de feedback, oportunidades insuficientes para crescimento e muito pouco reconhecimento do valor do trabalho do funcionário.
Envolvimento na melhoria também aborda um problema ainda mais insidioso do que a rotatividade, o desligamento. Os funcionários que trabalham apenas o suficiente para não serem demitidos não contribuem positivamente para a cultura da empresa.
Iniciativas de melhoria e desenvolvimento de pessoas incentivam o engajamento e criam um investimento emocional no sucesso da organização.
Assim, se sua organização estiver considerando implementar ou reinvestir em uma abordagem sistemática para automatizar tarefas e fazer mudanças positivas, não subestime os benefícios da melhoria contínua para a gestão de pessoas.
Os benefícios de preparar seus funcionários para ter sucesso são realmente bons. E se sua empresa for além e oferecer as melhores estruturas e processos para trabalhar, as chances de ter um ambiente produtivo é ainda maior.
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