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Trello e GTD: unindo a ferramenta certa com a metodologia ideal

20/06/2018
trello gtd

Você quer ter as coisas feitas em sua empresa?

Quer chegar no final do dia (da semana ou mês) e pode poder dizer para si mesmo: “eu fiz tudo que era preciso, com eficiência e produtividade!”? 📈

Que tal usar uma das mais conhecidas metodologias de produtividade em conjunto com uma ferramenta de gestão de tarefas, equipes e projetos intuitiva e visual?

Trello e GTD fazem um par perfeito para quem procura mais produtividade em seu negócio.

Veja nesta postagem uma maneira ágil e prática de juntar tudo isso e colher os melhores resultados.

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Saiba mais: Técnica de Pomodoro: sinta o gostinho da alta performance!

Trello e GTD: combinação perfeita

GTD é a sigla para as palavras em inglêsGetting Things Done, algo que poderia ser traduzido para o português como “Fazendo tudo que precisa”.

Criada por David Allen, essa metodologia de trabalho classifica suas tarefas em tipos e as organiza em passos a serem realizados.

Quem conhece o Trello e seu jeito kanban de ser já percebeu que, realmente, foram feitos um para o outro.

Para saber mais sobre o Trello, e como tirar o máximo proveito dessa ferramenta de produtividade, assista ao vídeo que preparamos:

Ou então, se preferir, leia alguns posts de nosso blog:

Mas, afinal, como funciona o GTD?

Uma metodologia criada para facilitar sua vida tem que ser prática de usar e bastante intuitiva.

Ela se baseia em 5 atividades principais:

  1. Coletar
  2. Processar
  3. Organizar
  4. Executar
  5. Revisar

Vamos entender cada uma delas e depois ver um quadro Trello para GTD pronto para usar!

1- Coletar

Listas são uma característica comum ao Trello e ao GTD.

Neste primeiro passo, você vai apenas fazer uma lista de tudo que precisa fazer, preferencialmente semanal, mas que deve ser complementada diariamente.

O objetivo aqui é não ficar preocupado se tem algo que precisa fazer e que pode se esquecer.

Esvazie sua mente dessas preocupações anotando absolutamente tudo que tem que ser feito.

2- Processar

Nossa, quanta coisa!

Hora de classificar o que você vai fazer em algumas categorias e ficar ainda mais tranquilo:

  • Fazer já: tudo que você pode concluir em menos de 2 minutos deve ser feito imediatamente (depois de terminar os 4 primeiros passos, calma… 😁).
  • Projeto: tudo que não pode ser feito em uma única ação (como enviar um e-mail ou ler um relatório), é considerado uma atividade complexa e deve ser classificado com um projeto.
  • Compromissos: tem uma data marcada e um horário? Então é um compromisso, como uma reunião. Anote direitinho quando vai acontecer.
  • Aguardando: é uma tarefa que precisa ser feita, mas, antes alguém precisa terminar a tarefa dele. Por exemplo: você precisa contratar um novo funcionário, mas está aguardando que o RH envie os currículos selecionados.
  • Próximas ações: é algo que precisa ser feito por você em uma única ação e leva mais de 2 minutos? Essas são suas próximas ações!
  • Fazer um dia: não há condições de viabilizar isso agora? Existem coisas que são apenas planos futuros, intenções, ideias… nesse caso, coloque-as na lista “fazer um dia”.
  • Lixo: algo que não tem mais relevância, perdeu a importância ou não vale a pena fazer. Esqueça dessa tarefa.

3- Organizar

Agora que está tudo classificado, ordene suas atividades em “fazer já”, “próximas tarefas”, “projetos”, “aguardando” e “algum dia”, para fazer nessa hora.

4- Executar

Comece dando cabo das ações de “menos de 2 minutos”, depois das “próximas ações” e, em seguida, organize os “projetos”, alocando tempo e recursos para serem realizados.

Ah! E não se esqueça de comparecer aos compromissos nas horas marcadas!

5- Revisar

Ao final de cada dia e também de cada semana (de forma mais cuidadosa) revise a classificação de suas tarefas.

Verifique se algumas das “aguardando” ou  “fazer um dia” não se transformaram em “próximas ações” e certifique-se de que os projetos estão seguindo no rumo certo.

Como prometido, aqui está o quadro Trello para GTD, disponibilizado neste post do Trello sobre o método GTD: Quadro Trello para GTD

Turbinando o Trello ⚡

Uma das mais usadas ferramentas de gestão de projetos, o Trello pode ficar ainda mais prático e ágil de usar se você integrá-lo com outros softwares na nuvem para automatizar tarefas repetitivas.

Dê uma olhada em algumas das integrações que a Pluga já criou para você usar com o Trello:

Além do Trello, aqui na Pluga nós usamos e testamos diversas outras ferramentas.

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