Gestão Empresarial

Você sabe o que é produtividade no trabalho? E como turbinar a sua?

20/01/2020
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O que é produtividade no trabalho? A definição clássica de produtividade é fazer mais com menos

Mas como isso funciona na prática de sua rotina diária de atividades? Afinal, parece que por mais que nos esforcemos 💪, o dia corre 🏃‍♂ mais depressa ⏱ do que nossa capacidade de entregar as tarefas 📥 que precisamos realizar…

Será que existe solução para isso?

Sim, existe! Confira nossas dicas de produtividade na empresa e (de quebra) aprenda também o que é produtividade no trabalho.

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Saiba mais: Curadoria Pluga: 10 melhores cursos de produtividade

O que é produtividade no trabalho?

Produtividade na empresa é entregar as demandas exigidas dentro de um determinado prazo, usando o mínimo de recursos possível, mas sem deixar de atender aos níveis de qualidade exigidos pelo cliente.

Portanto, é preciso levar em consideração 4 pontos:

  • O tempo para fazer as entregas: quanto mais rápido, mais produtivo 👍
  • A quantidade de entregas: quanto mais entregas, mais produtivo 👍
  • A qualidade das entregas: quanto maior a qualidade, mais produtivo 👍
  • A quantidade de recursos empregados: quanto mais recursos, menos produtivo 👎

Assim, é preciso fazer um balanço entre seu esforço para realizar suas tarefas e o desgaste que você sofre. De outra forma, seu desempenho vai cair e a qualidade do seu trabalho será comprometida.

Por isso, selecionamos 10 dicas de medidas de produtividade para ajudar você a realizar tudo que precisa sem desperdiçar recursos nem descuidar da excelência das entregas.

Leia também: Como melhorar a produtividade da empresa sem acabar com sua vida pessoal

10 medidas de produtividade no trabalho

Agora que você já entendeu o que é produtividade no trabalho, confira algumas dicas para se organizar, usar melhor seus recursos e manter um alto nível de qualidade.

1- Organize seu dia e sua semana

Que tal toda segunda-feira, logo cedo (ou na sexta, ao final do dia, se tiver forças…) já fazer um rascunho de suas tarefas da semana?

Não precisa ser nada complicado, usando Google Calendar ou coisa assim.

Uma folha de papel com 5 colunas, uma para cada dia da semana é suficiente [evite usar seus dias de folga para trabalhar, isso não é ser produtivo, é trabalhar muito. São coisas bem diferentes – fica a dica 😉].

Muito bem, você (mais ou menos) marca nessa lista as tarefas que pretende realizar em cada dia, na ordem em que gostaria de executá-las. 

Algo despretensioso, mas que te ajude a organizar suas energias e mentalizar o que tem pela frente na semana.

2- Não tenha medo de mudar essa organização

Você já sofre estresse no trabalho o suficiente em seu dia a dia para se preocupar com o fato de estar adiando alguns compromissos ou mudando sua organização inicial das tarefas.

Isso faz parte do jogo e sempre vai acontecer. Apenas mantenha controle sobre isso e tenha certeza de que não está procrastinando algumas atividades que te incomodam. 

É por isso que o ideal é todo final de tarde reorganizar sua semana, verificando como alocar as pendências dos dias anteriores até o fim desse período e mesmo já definir algumas coisas para a semana seguinte.

3- Encare primeiro o que mais te incomoda

Falamos em procrastinação, no tópico anterior. Procrastinar é ficar dando desculpas para não fazer algo e deixar isso para a última hora.

Para evitar esse risco, quando estiver organizando sua semana e seus dias de trabalho, coloque as tarefas que mais te chateiam e incomodam para serem feitas o quanto antes.

Um segredo: assim que se livrar delas, vai se sentir tão bem que o resto da semana será bem mais produtivo!

4- Dedique-se às atividades que te ajudam a ganhar tempo

Organizar, planejar, analisar softwares que te ajudariam a trabalhar melhor, delegar tarefas (o que implica ensinar e supervisionar) tudo isso ocupa seu tempo. 

Mas o ganho de produtividade é muito maior do que querer resolver tudo sozinho.

Você verá mais dicas sobre isso a seguir.

5- Use a tecnologia

Mas use mesmo! 

A transformação digital nas empresas trouxe muitas coisas novas para facilitar a sua vida. São inúmeras as ferramentas de colaboração, de gestão do tempo e de projetos, de comunicação interna e tantas outras à sua disposição, aí mesmo, em seu smartphone ou desktop.

E o melhor: são recursos, em muitos casos, gratuitos.

Veja algumas dicas aqui: Ferramentas de colaboração online: e se elas colaborassem entre si?

6- Delegue tarefas [de verdade!]

Se você tem uma equipe ou pode pedir o auxílio de algum outro colaborador (mesmo que seja um estagiário), não hesite em delegar tarefas.

Ninguém faz tudo sozinho e as pessoas foram contratadas para isso. Mas delegar não significa passar tarefas corriqueiras e de pouca responsabilidade para esses colaboradores.

Ensine-os como fazer aquilo tão bem como você, supervisione e dê feedbacks. Se não, você continuará sobrecarregado de trabalho eternamente.

7- Automatize tarefas

Agora sim você deve se livrar das tarefas chatas e repetitivas! Não desperdice o tempo de ninguém, muito menos o seu, preenchendo dados em planilhas, emitindo notas fiscais ou enviando e-mails de agradecimento, por exemplo!

Todas essas tarefas podem ser facilmente automatizadas usando integrações entre softwares.

Veja nestes posts como fazer isso:

E confira alguns exemplos que você pode adotar agora mesmo aí na sua empresa. Não leva nem 2 minutinhos e você não precisa saber nada de programação:

8- Durma bem, pratique exercícios, tenha vida social

Parece clichê. Mas sabe porque parece clichê? Exatamente porque todo mundo te dá esses conselhos e você ignora. 

Está sempre achando que não vai dar para ver os amigos hoje, melhor comer um sanduíche rapidinho na minha mesa mesmo, só essa noite vou ficar até tarde, semana que vem vou para a academia…

Se você continuar assim você vai se esgotar. E lembre-se do que já dissemos: trabalhar muito não é ser produtivo!

9- Comece o dia com um bom café da manhã

É gostoso levantar de manhã e se recompensar com algo que te dá prazer antes de enfrentar a rotina de trabalho.

Isso vai começar a condicionar seu cérebro a levantar de cama mais disposto, porque você será recompensado logo em seguida.

Faça isso de preferência em companhia da família, se possível. E, claro, não exagere na dose. Um café da manhã gostoso e na medida certa!

10- Termine o dia de trabalho desligando o modo “trabalho”

Terminou o experiente? Não leve nem trabalho nem preocupações para casa.

Vamos repetir mais uma vez (mas prometo que será a última): trabalhar muito não é ser produtivo!

DICA FINAL: se sua empresa é da área de tecnologia, aproveite para baixar nosso e-book gratuito: Hacks de produtividade para PMEs de tecnologia.

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