Quando as pessoas falam em gerenciamento de atividades e projetos, muitos aplicativos vêm à nossa cabeça.
Trello, Basecamp, Asana, Runrun.it e Jira são alguns dos mais usados. Mas existe uma questão importante: como escolher o gerenciador de atividades certo para o seu negócio?
É nisso que vamos focar nesta postagem, afinal, não adianta ter “a incrível máquina que gerencia atividades” se você não souber usá-la ou se ela não atender às suas necessidades.
Veja mais: Técnica de Pomodoro: sinta o gostinho da alta performance!
Check List para escolher seu gerenciador de atividades
1- Qual o tamanho da sua equipe?
A primeira pergunta, na verdade, deveria ser: você tem uma equipe? Se você é um profissional liberal ou um autônomo, até um aplicativo que usa o Método Pomodoro, que se baixa grátis no celular, pode ser a resposta. Ou mesmo aplicativos simples, como o Google Calendar.
Portanto, ao analisar as possibilidades, procure algo que faça jus à suas reais necessidades. Evite investir em uma ferramenta que pode ser cara, mas acabará sendo subutilizada.
2- Qual a complexidade dos seus projetos?
Evidentemente o tal App Pomodoro citado acima (existem dezenas na internet) não vai dar conta de grandes equipes de desenvolvedores, criativos, força de vendas etc. Aí, sim, vale apostar em um gerenciador de tarefas com as funcionalidades que você precisa:
- Gráficos?
- Facilidade de comunicação?
- Relatórios?
- Previsões?
- Anexar arquivos enormes?
- Cronogramas?
- Workflows?
- Chat?
- Vídeo conferência?
- Calendário?
- Avisos automáticos?
- Relatórios de custos ou de horas?
- Desempenho e produtividade dos colaboradores?
Estude cada software de gerenciamento de projetos e veja qual deles tem o que você mais precisa.
Por exemplo, se você usa técnicas como Agile, Scrum e Kanbam, ou mesmo OKR, verifique como seu gerenciador de atividades lida com isso. Ele tem funcionalidades adaptadas para seu estilo de gerenciamento de projetos?
3- Isso tudo cabe no seu bolso?
Nossa! – disse o estagiário – Olha que sensacional este gerenciador de atividades! Ele até prevê suas necessidades nutricionais, baseado nas tarefas do dia, e sugere um cardápio ideal, de algum restaurante da região, faz o pedido e manda entregar na sua baia!
Não, gente, é claro que isso não existe. Mas usamos este exagero para exemplificar como um aplicativo bacana, que você realmente acha excelente (não é o caso de nossa viagem acima…) pode até ser seu sonho de consumo corporativo, mas não a opção ideal para o momento da empresa.
Principalmente para startups e outros negócios que estão com orçamento limitado (o famoso “budget”) no momento. Nesses casos, a melhor opção é um gerenciador de atividade que use um modelo Freemium ou seja, que possua um plano Free, além é claro de planos mais avançados, com funcionalidades pagas.
Um bom gerenciador de atividades, que usa o modelo Freemium, permite que você navegue entre planos de acordo com o crescimento da sua empresa. Não arrisque a administração financeira de sua empresa, seja objetivo!
Veja também: Controle de tarefas: cada um faz do seu jeito
4- É fácil de aprender a “mexer”?
Já pensou ter que treinar sua equipe e gerenciar essa mudança de hábitos e costumes na empresa, só porque o gerenciador de atividades é muito complexo e difícil de se adaptar?
Claro, se sua empresa pode bancar este custo e o ROI desse investimento justifica os resultados que serão alcançados (em quantos anos?), aposte em sua ideia.
Mas se você não tem tempo (nem dinheiro) sobrando, adote um gerenciamento de atividades que disponha de interfaces intuitivas, com apoio de tutoriais e vídeos.
5- Você conhece alguém que já usa?
Nada melhor que conversar com um amigo ou colega profissional que já emprega algum gerenciador de atividades para te dar as dicas do que funciona e do que não é tão bom assim na prática diária.
Peça para ver ele usando afinal, amigo é para essas coisas!
6- Tem teste grátis?
Sempre que disponível, use a versão Freemium ou seu período de teste grátis, inclusive incluindo outros membros da equipe, e veja como tudo funciona em diversos tipos de dispositivos, se o acesso é constante e confiável, se existem bugs, etc.
Além disso, sempre é bom ver a reação de sua equipe na prática, antes de tomar uma decisão como essa.
7- É fácil de integrar com outros apps?
Muitas vezes sua equipe já está acostumada com outros aplicativos que usam em seu dia a dia. Pode ser uma planilha do Google, um formulário do Typeform ou mesmo softwares de CRM, como o Pipedrive e o Agendor, e até de emissão de notas fiscais.
Fique atento em como fazer a integração de seu gerenciador de tarefas com tudo isso.
Aqui na Pluga, temos diversas integrações prontas, que você pode conhecer aqui: Automatizações da Pluga.
Para dicas sobre alguns gerenciadores de tarefas, confira também: Produtividade nas alturas com softwares de gerenciamento de projetos
E aí? Preparado para escolher seu gerenciador de atividades? Então, confira estas dicas de nosso e-book e aumente a produtividade de sua empresa:
