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A história é sempre a mesma. Dois sócios tem uma ideia de negócio que pode mudar o mundo.
Eles começam o desenvolvimento do protótipo de lançamento do novo produto e saem a rua para validar a proposta de valor.
Aprendem muito, realizam mudanças no MVP e retornam para o escritório para fazer ajustes.
Em determinado momento o projeto começa a ter resultados concretos. Na verdade, nem podemos mais chamar de projeto, agora é uma empresa com CNPJ, endereço e muitos, muitos sonhos.
Nesse momento, boas ferramentas de gestão de projetos podem ajudar bastante.
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3 ferramentas de gestão de projetos que vão revolucionar seu negócio
No início da jornada empreendedora os sócios fazem um pouco de tudo. Do atendimento ao cliente, desenvolvimento de código ou até empacotam os produtos.
Isso é normal no desafio de trazer os primeiros 100 clientes. Mas, o que acontece quando as coisas começam realmente a dar certo?
Esta é a hora de planejar mais a estratégia da sua empresa e uma boa ferramenta de gestão de projetos pode ajudar muito em focar apenas nas atividades realmente eficazes, garantindo que as coisas certas sejam feitas, com o menor uso de recursos e tempo possível.
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Como usar e integrar a ferramenta de gerenciamento de projetos ideal para você
Organizar, analisar e comunicar. Dentre as diversas atividades que um gestor de projetos deve executar, estas estão entre as principais.
E com as ferramentas de gestão de projetos que selecionamos, você podedrá fazer isso com agilidade e de forma integrada.
Organize com o Trello, analise (e gerencie também, se quiser) com o Google Sheets e comunique-se, de forma dinâmica e compartilhada, com o Slack.
Unindo esses 3, você terá ao melhor gerenciador de projetos!
Trello
O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos on-line completamente visual e intuitiva. Perfeita para micro e pequenos empreendedores.
Ela permite que você crie boards (ou quadros) e – em cada board – crie um fluxo de atividades. Normalmente startups adotam um modelo de To do, Doing, Done e realizam pequenas customizações de acordo com o perfil dos sócios e da gestão.
Assim, o Trello se revela uma excelente ferramenta de acompanhamento de projetos.
Na Pluga, além das colunas mencionadas acima, nós também temos colunas com ideias – que são projetos de longo prazo – e próximas integrações, que faz parte da natureza da nossa empresa.
Dessa forma, gerir projetos também incorpora um pouco de inovação e criatividade às rotinas diárias!
O conceito básico desta ferramenta para gestão de projetos é que você migre os “cards” (ou cartões) entre colunas, evoluindo as tarefas do seu dia-a-dia.
Tarefas podem ter mais de um responsável e por isso que, na imagem abaixo, há mais de um membro associado. Os cards podem ser estilizados em cores para repassar um senso de urgência. Ou apenas para associar a uma determinada área dentro da empresa.
Na Pluga, o pessoal de produto usa uma cor, enquanto Marketing usa outro. O Trello é uma excelente ferramenta de gestão de projetos e você pode começar a usá-la gratuitamente.
Na verdade, o Trello é a ferramenta mais utilizada para controle e visualização do andamento de projetos.
Confira este exemplo de um quadro Trello usado para criar uma matriz SWOT:
Veja também: Melhores ferramentas de email marketing para o seu negócio
Google Sheets
O Google Sheets é um aplicativo ótimo que, além de aplicações para CRM, Gestão de Estoque, Controle Financeiro e Orçamentário, também pode ser usado como ferramenta para gestão de projetos.
A gestão de projetos nesse app permite ao usuário criar, editar e colaborar com documentos criados à partir do serviço de planilhas online no Google Drive.
Na Pluga, nós usamos a planilha do Google Sheets para gerenciamento de projeto à nivel macro, organizando objetivos críticos a cada 3 meses. Essa planilha nos ajuda a saber aonde queremos chegar.
Este processo de planejamento é ótimo para toda a equipe, porque:
- Garante que o time possa entregar o melhor produto para o usuário;
- Garante que o time trabalhe com eficiência à partir de um propósito claro;
- Garante que todos estejam alinhados em relação ao direcionamento estratégico da empresa e a visão de médio prazo;
- Garante que todos os membros possam contribuir para o sucesso da empresa, participando e opinando.
Um exemplo real: logo na criação da Pluga nosso objetivo era validar se havíamos encontrado um problema grande o suficiente para resolver. Uma forma que encontramos de validar a ideia era realizando uma série de entrevistas.
Tínhamos uma métrica de realizar 100 entrevistas com potenciais clientes em um mês. Isso dá uma média aproximada de 5 entrevistas para cada dia útil do mês. E todos puderam participar, diretamente ou indiretamente.
O meu sócio de produto participou criando páginas de captura, as famosas Landing Pages, para cadastrar usuários. Ele avaliava o resultado da ação à partir da taxa de conversão.
E o meu sócio de Tecnologia desenvolvia o MVP em paralelo, aproveitando as dicas dos primeiros entrevistados.
E como isso se encaixa com o Trello? A atividade “criação de Landing Page” era quebrada em micro-atividades, como:
1 – Teste A/B no Optimizely ou no Experiment do Google Analytics;
2 – criar o conteúdo da Landing Page;
e 3 – Layout. Esse micro gerenciamento era feito pelo Trello, uma das ferramentas de gestão de projetos ideal para isso.
Dica: Usamos a metodologia do livro Running Lean, do autor Ash Maurya. Vale super a pena ler e tem bastante exemplo sobre, inclusive, como abordar um prospect no modelo de cold call.
Confira: 5 ferramentas gratuitas para a gestão de conteúdo de blogs
Slack
Slack é uma plataforma de comunicação interna para empresas que pode ser empregada em conjunto com as ferramentas de gestão de projetos citadas. Ela oferece uma interface simples e intuitiva, mensagens instantâneas, compartilhamento de documentos e muito mais. Tudo em um só lugar! Na Pluga, o Slack reduziu bastante a necessidade de emails para alinhamento de tarefas entre equipes. Muitas pessoas dizem, inclusive, que o Slack está matando o email e que isto pode ser ótimo para a sua empresa.
Ficou curioso(a) para saber como o Slack funciona? Assista ao vídeo abaixo e veja:
Saiba mais: O que é Slack? Menos emails e mais integração entre equipes!
Resumindo: super recomendamos para micro e pequenas empresas o combo de ferramentas para gestão de projetos Trello + Google Sheets + Slack.
Confira em nosso blog: Roadmap: o que é essa ferramenta de gestão de projetos? Qual o significado?
BÔNUS: gerenciador de projetos do Google
GroupCamp é o nome do gerenciador de projetos do Google. Ele faz parte de sueites de aplicativos, como o G Suite e o Google Apps for Work.
Com ele é possível integrar aplicativos Google como o Gmail, Planilhas, Apresentação de Slides, Documentos de texto, Google Agenda e muitos outros para fazer a gestão de projetos no Google Drive.
Tudo direto do Gmail
Uma das vantagens do gerenciamento de projetos do Google é que o GroupCamp é uma maneira de como gerenciar projetos de sua caixa de e-mails.
Assim, você pode criar tarefas, anexar arquivos de sues e-mails a uma tarefa, ver as tarefas diretamente dos e-mails, ter conhecimento de atualizações, fazer comentário em tarefas, definir tarefas para colaboradores e muito mais. Tudo isso a partir do Gmail.
Veja também: Gmail empresarial: a porta de entrada para a produtividade em seu negócio
Sincronizado ao Google Calendar
Outra funcionalidade importante é a sincronização com o Google Calendar, assim você define datas limite para suas tarefas e evita perder prazos. E caso um prazo seja alterado por outra pessoa, automaticamente ele é atualizado em seu calendário.
E caso você precise marcar uma reunião com um colega, por exemplo, você tem acesso aos compromissos no calendário dele e pode achar o melhor horário para conversarem.
Leia também: Google Contacts na Pluga! Agora todo mundo que você conhece pode se integrar às ferramentas que você mais usa!
Esses são apenas alguns exemplos do que você pode fazer com a ajuda desta ferramenta para gerenciamento de projetos do Google.
Confira este vídeo explicativo de como usar o gerenciador de projetos Google e saiba tudo que ele tem a oferecer para você e para a sua equipe:
Use GroupCamp with G Suite & Google Apps from GroupCamp on Vimeo.
Agora que você já conheceu ótimas ferramentas depara gestão de projetos para a sua empresa, descubra também quais são os principais “Hacks de produtividade para PMEs de tecnologia” e boa leitura!
