Mais de 20 ferramentas de colaboração online: o que são e como usar?
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Ferramentas de colaboração online são softwares que usam as tecnologias de computação em nuvem, APIs, videoconferência e telefonia móvel, entre outras, para promover uma comunicação instantânea, segura e confiável entre funcionários de empresas, fornecedores, clientes e parceiros de negócios. O objetivo é oferecer mais eficiência e produtividade às organizações.

É importante lembrar que estas ferramentas também podem ser usadas por qualquer pessoa, sem objetivos profissionais. Nesses casos, entre os usos que podem ser dados a elas é possível citar: 

  • Troca de informações;
  • Organização pessoal;
  • Facilitação para pesquisas, estudos e para ajudar professores a disponibilizarem materiais aos seus alunos, em ambientes acadêmicos, por exemplo.

Neste conteúdo, separamos 20 plataformas de colaboração online e damos algumas dicas de como usá-las. 

Depois, você vai aprender uma maneira prática e ágil de deixá-las ainda mais colaborativas e como integrá-las para que possam trocar informações entre si de forma automatizada, gerando mais insights e eficiência para o negócio.

Você alguma vez já integrou duas ferramentas de colaboração online ? Não. Entenda os benefícios de fazer isso. 

Saiba mais: Como organizar uma empresa desorganizada com seus apps nas nuvens e os pés no chão

Qual é a importância da tecnologia para trabalho remoto 

Não é novidade que o trabalho remoto alavancou seus números desdea pandemia da Covid-19

Entretanto, mesmo com o avanço da vacinação e o controle da disseminação da doença, diversas empresas mentiveram o formato e um número considerável de negócios adotaram o sistema híbrido, em que os colaboradores podem trabalhar de casa alguns dias da semana, indo ao escritório apenas algumas vezes.

É isso o que podemos compreender no relatório da 18ª edição do Índice de Confiança Robert Half, que mostra a adoção do modelo híbrido por 48% das empresas entrevistadas.

A opção pode trazer muitas vantagens financeiras para as organizações e benefícios importantes para os colaboradores. Por sinal, cerca de 58% dos brasileiros apoiam a mudança para o trabalho híbrido ou remoto.

O que esses dados confirmam é que o trabalho a distância é uma realidade que veio para ficar e as empresas precisam tornar a dinâmica cada vez mais simples e natural. 

Para isso, a tecnologia é uma grande aliada, ao permitir a comunicação e o compartilhamento simples de dados, documentos e informações. 

Entretanto, além disso, as ferramentas de colaboração online tornam possível o acompanhamento da evolução de projetos, por meio de plataformas de gestão de tarefas em tempo real e os chats com vídeos diminuem a distância física. 

Esse conjunto de facilidades possibilitou não só a adoção do teletrabalho na pandemia, mas também  sua continuidade e evolução. 

Se em 2020 as empresas foram, em grande parte, surpreendidas pela necessidade de adotarem modelos emergenciais de gestão remota, aos poucos foi chegando a hora de arrumar a casa e usar os benefícios do home office para levar a organização a outro nível, e a outros territórios. 

Com a escolha certa de ferramentas de colaboração online você será capaz de tornar suas equipes internas mais colaborativas e, consequentemente, mais eficientes. 

Além disso, encurtará a distância entre seu time e seus clientes, mesmo que eles estejam a milhares de quilômetros de distância. 

Será ainda capaz de aumentar a produtividade, produzindo mais em menos tempo. 

Para atingir tudo isso, continue lendo este artigo e conheça as principais ferramentas de colaboração online para empresas. 

Como usar ferramentas de colaboração online em seu negócio

Quando se fala em transformação digital nas empresas, antes de querer usar inteligência artificial ou big data, a dica é começar pelas ferramentas colaborativas online.

É bem provável que você já use algumas delas em sua empresa, mas será que você está aproveitando todo potencial que elas podem trazer?

A seguir, listamos algumas dessas plataformas de colaboração e indicamos algumas opções de uso e integração, para que você possa aproveitar cada uma delas em todo o seu potencial.

Gostou? Então continue lendo e conheça alguns exemplos de ferramentas de colaboração.

Ferramentas de compartilhamento de arquivos

Drives compartilhados são as mais básicas ferramentas de colaboração online. E eles são tão simples de usar quanto arrastar um arquivo de seu computador para uma pasta.

A diferença é que essas pastas não estão em seu computador, mas na nuvem, isto é: hospedadas em servidores remotos.

A vantagem disso é que seus arquivos e de sua empresa podem ser compartilhados entre funcionários de onde estiverem e acessados por dispositivos móveis ou desktops, sem a necessidade de enviá-los por e-mail. 

Tudo isso é muito seguro, podendo-se definir níveis de acesso aos documentos, para protegê-los.

As mais conhecidas ferramentas de compartilhamento de arquivos são:

Os dois últimos têm a vantagem de permitirem que os documentos de texto, planilhas e apresentações, entre outros, sejam editados simultaneamente por seus colaboradores.

Veja também: Integre Google Sheets e Google Docs via API com outros apps

Chats com vídeo

As plataformas de chat são outro exemplo de ferramenta para trabalhar online que podem ser muito úteis para empresas que gerenciam times remotos ou atendem a clientes de regiões diferentes.

Você precisa conversar com alguém sobre um assunto mais delicado, resolver isso rapidamente, e quer ter as vantagens de poder se comunicar cara a cara com essa pessoa, ou ao menos com voz?

Aplicativos como o Google Hangouts, Skype e Slack estão sendo amplamente usados para isso, com a vantagem de permitirem o compartilhamento de telas e o envio de links e anexos. 

Esses recursos tornam a comunicação muito mais pessoal, ágil e assertiva

É possível também criar uma sala de reunião e falar com várias pessoas ao mesmo tempo.

Confira este gráfico disponibilizado no Relatório Techtrends: benchmarks de ferramentas para agências:

Chats poderosos para comunicação interna

Não há como falar em ferramentas de colaboração online sem falar do Slack, considerado o SaaS (software comercializado como um serviço por assinatura) de mais rápido crescimento de todos os tempos.

Além de todas as vantagens dos chats convencionais, o Slack conta com outras funcionalidades, como:

  • Criação de times específicos;
  • Canais de comunicação por assuntos;
  • Recurso de busca fácil de usar;
  • Comandos de teclado e muito mais.

Essa ferramenta de trabalho remoto  é tão poderosa para melhorar a comunicação interna nas organizações que alguns dizem que ela vai acabar com os e-mails.

Na mesma linha do Slack, outros softwares foram rapidamente criados para competir com ele, como o DiscordHipChat e o Azendoo.

Veja mais sobre o assunto:

Ferramentas para gestão de equipes e projetos

As plataformas de colaboração online que citamos são excelentes, mas existem alguns especificamente desenvolvidos para a gestão de equipes e projetos.

Confira alguns dos mais conhecidos:

  • Trello: com uma estrutura de quadros divididos em listas de tarefas detalhadas em cartões, esta ferramenta colaborativa online é muito visual e intuitiva, baseada nos conceitos do kanban.
  • Asana: tem foco no acompanhamento de projetos, trazendo para o gestor uma visão ágil e organizada  das responsabilidades e dos próximos passos a seguir. Conta com funcionalidades que permitem entender os progressos rapidamente e pode transformar conversas em tarefas concretas a serem executadas.
  • Jira: se auto intitulando a “ferramenta número 1 de desenvolvimento de softwares”, é muito usada por equipes ágeis, isto é, que seguem os conceitos de desenvolvimento divulgados na metodologia ágil.

Ferramentas para planejamento e brainstorming 

Outro grande desafio de times é a colaboração de planejamentos e brainstormings. 

Entretanto, algumas ferramentas de colaboração online como a Miro se tornam uma saída muito inteligente, afinal, permitem que a time se reúna por vídeo, mas também disponibiliza um tipo de lousa digital em branco que permite a visualização, a edição e a interação de todos os membros, em tempo real. 

O sistema ainda apresenta alguns templates que ajudam a organizar o que está sendo discutido, enquanto permite a visualização de todo o time. 

O Google Documents ou Google Jamboard também podem ser usados como recursos para a realização e organização de um brainstorming. 

Calendários e agendas

Conciliar agendas e marcar reuniões pode ser um desafio mais simples de ser resolvido se você tem a seu lado plataformas de colaboração que facilitam esse trabalho. 

Esse é o caso de duas ferramentas em especial:

  • Google Agenda
  • Calendly

É possível marcar uma reunião e enviar um convite para os participantes e receber uma resposta positiva ou negativa.

Em algumas empresas as agendas precisam ficar disponíveis e abertas para todos os demais, o que também contribui para encontrar horários para encontros, reuniões com clientes, integrações e outros compromissos. 

Também é possível travar alguns horários para que ninguém possa agendar uma reunião naquele período. 

Inclua esses recursos na lista de ferramentas de colaboração online e facilite a gestão dos horários da sua empresa.

CRM

O CRM é uma ferramenta de vendas, mas uma vez que reúne todos os dados dos clientes e disponibiliza tais dados para os vendedores, seus gestores e líderes, se torna uma importante fonte de informação e colaboração.Por isso está nesta lista. 

O CRM é indispensável para gestão de vendas e de clientes, e oferece um conjunto poderoso de informações que contribuem para a otimização do setor, encontro de falhas e oportunidades. Tudo isso com o uso de tecnologia que permite a automação e integração de times e outras ferramentas. 

Algumas opções de CRM para trabalho colaborativo são: 

  • Zendesk;
  • PipeRun;
  • Agendor;
  • Pipedrive;
  • Moskit;
  • RD Station CRM.

Resumindo, acima você teve acesso a uma lista com mais de 20 exemplos de ferramentas de colaboração para usar na sua empresa, relembre:

  1. Box
  2. Dropbox
  3. Google Drive
  4. OneDrive
  5. Google Hangouts
  6. Skype 
  7. Slack
  8. Discord
  9. HipChat
  10. Azendoo
  11. Trello
  12. Asana
  13. Jira
  14. Miro
  15. Google Documents
  16. Google Jamboard
  17. Google Agenda
  18. Calendly
  19. PipeRun
  20. Agendor
  21. Moskit
  22. Pipedrive
  23. RD Station CRM

E então? Você já usa alguma dessas ferramentas de colaboração online? Qual é o impacto delas nos resultados da empresa? 

Cada uma dessas ferramentas, como você viu, tem suas próprias particularidades e te ajudam em diferentes aspectos do seu negócio. 

Entretanto, usá-las de maneira integrada pode significar resultados ainda mais eficientes, redução de retrabalho e uma visão mais mais global do seu negócio. 

Integrando as ferramentas colaborativas

Pense assim: se essas ferramentas de colaboração online foram criadas para promover o trabalho em equipe nas empresas, o que elas não seriam capazes de fazer se colaborassem entre si?

Pois bem, elas podem fazer muito mais e, na verdade, isso já é bastante usado pelas empresas mais eficientes e produtivas.

Ao integrar as ferramentas que mais usa em seu dia a dia por meio das chamadas APIs (protocolos da internet que permitem que diferentes softwares “conversem” entre si) você pode automatizar tarefas repetitivas, como por exemplo preencher automaticamente células de planilhas ou emitir notas fiscais.

Aqui na Pluga, nossa especialidade é desenvolver essas integrações para tornar o trabalho em sua empresa cada vez mais eficiente e produtivo.

Assim, o tempo que seria usado em uma tarefa chata e burocrática, agora pode ser empregado em uma atividade mais estratégica para o seu negócio.

E se você acha que essas integrações são complicadas de fazer, está enganado. Até quem não entende nada de programação pode fazer isso em menos de 2 minutos, com alguns cliques do mouse.

Confira, a seguir, algumas das automatizações que a Pluga já criou para você usar em seu negócio agora mesmo. 

Aproveite e acesse o site da Pluga, conheça as ferramentas que podemos integrar e dê um passo em direção à criação de um negócio escalável.

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