Gestão Empresarial

Controle de tarefas: cada um faz do seu jeito

21/09/2016
Controle de tarefas

Quando pensamos em apps ou ferramentas para controle de tarefas, um bom número delas vem a nossa cabeça, alguns com mais e outros com menos funcionalidades.

Mas será que, pelo menos no caso de nossas tarefas pessoais, um simples bloco de anotações e um caneta podem ajudar? Ajudar sempre pode, mas é preciso saber que com simples metodologias (e o aplicativo certo) você pode se sair ainda melhor!

Você conhece? Técnica de Pomodoro: sinta o gostinho da alta performance!

Controle de tarefas no papel funciona?

Olha, é o que dissemos: depende do seu estilo e, é claro, da complexidade das tarefas. Agora, é certo que controlar tarefas de toda uma equipe apenas no papel vai ser bem complicado…

De qualquer forma, o consagrado método de Pomodoro, por exemplo, foi idealizado para ser feito à mão.

Independente disso, existe um método para organizar tarefas pessoais no papel bastante simples, tão simples que nem nome tem.

Acompanhe o passo a passo:

  1. Pegue uma folha de papel com linhas e marque o horário de sua hora de trabalho inicial.
  2. A cada linha, marque uma hora, até chegar no horário em que pretende encerrar o expediente.
  3. Você terá uma série de linhas com uma hora “cheia” marcada ao lado, tipo uma tabela.
  4. Marque os horários que serão ocupados por seus compromissos inadiáveis (almoços, reuniões, apresentações etc.).
  5. Bom, agora você tem noção de seu tempo livre para trabalhar.
  6. Em outra folha, marque todas as tarefas que tem que fazer neste dia. Apenas anote tudo, sem se importar com a ordem.
  7. Agora, olhe para elas e tente descobrir quais são as mais chatas e desagradáveis de fazer. Marque com o número 1 a pior de todas e assim por diante, até a mais prazerosa.
  8. Então, vá preenchendo sua tabela de horários, começando a trabalhar com a mais chata, estime mais ou menos até que horas vai fazer essa, e anote lá, na linha correspondente.
  9. No espaço seguinte, a segunda tarefa mais chata.
  10. Preencha a tabela toda com suas tarefas na ordem de tortura que indicamos.

Pronto! A ideia é aproveitar a disposição do início do dia – somada a alguns cafés – e se dedicar às tarefas mais trabalhosas e desagradáveis primeiro. Assim, conforme seu nível de energia vai caindo ao longo do dia, o grau de complexidades e chatice das tarefas vai diminuindo, criando um balanço e até motivação para chegar logo nas tarefas que você curte fazer.

Afinal, você vai terminar o dia com sua tarefa preferida, entre aquelas, pelo menos!

E não esqueça de ir limando com um risco as tarefas que for concluindo, isso dá uma enorme sensação de liberdade ao notar seu checklist terminando

Que acha da ideia? Acha que poderia ser feita a mesma coisa só que usando um app? Acha também que se é para usar um app, já deveríamos usar um que gerenciasse toda a equipe? Legal, vamos ver quais, então!

Aplicativos para controle de tarefas

Se você acha interessante seguir este esquema que bolamos para tarefas pessoais, alguns aplicativos como o Evernote,  e o Wunderlist (e até o Google Sheets, se você for uma pessoa organizada) podem te ajudar nisso e até ir além.

Evernote:

Você cria listas de tarefas para projetos, anota lembretes, recorta imagens na internet e até pode escanear documentos e anexar. Tudo fica na nuvem, acessível de onde estiver e compartilhável com quem precisar, além de fácil de achar.

Wunderlist:

É uma lista mesmo, com tudo que você tem que fazer lá, organizadinho, o que tem para hoje, bate papo com a equipe, o que está marcado como prioritário e até definir notificações de horário de compromissos.

Outros aplicativos podem ajudar ainda mais:

Trello:

Falou em lista de tarefas, quem conhece já sabe que estamos falando do Trello. Com ele é possível gerenciar projetos e equipes e fazer controle de tarefas com uma enorme série de funcionalidades e integrações (até criar o organograma de uma empresa é possivél). A versão gratuita é excelente.

Runrun.it:

Outra ferramenta bem conhecida para controle de tarefas, projetos e fluxos de trabalho. O Runrun.it conta com funcionalidades como gestão de custos por cliente, indicadores de performance, comunicação e integrações.

Estes são só alguns exemplos de como lidar com suas tarefas e de sua equipe.

Outra dica legal é a automação de tarefas repetitivas por meio de integração de aplicativos. Por exemplo, é possível que alguém desenvolva uma integração em que, caso você acrescente um novo cartão ao Trello, automaticamente uma linha é adicionada em uma planilha do Google, ou um e-mail é disparado para notificar alguém, tudo isso sem a intervenção humana.

Aqui na Pluga desenvolvemos diversas integrações como estas com o objetivo de te ajudar a ganhar mais produtividade e ter mais tempo para se dedicar ao seu negócio.

Entenda mais sobre automação: Revolucione sua operação com um software de automação

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