Sistemas de gestão de tarefas: 5 ferramentas que usam Kanban
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Um sistema de gestão de tarefas é uma ferramenta indispensável para a organização das atividades que os profissionais de uma empresa precisam executar. 

Plataformas como essa facilitam a distribuição de responsabilidades e o acompanhamento da evolução de cada iniciativa da organização. 

Ao fazer isso, tais ferramentas permitem que as pessoas responsáveis pela gestão tenham tanto uma visão global do que está acontecendo dentro da sua área quanto uma visão detalhada sobre o que cada colaborador está trabalhando. Ao mesmo tempo, indica ao profissional:

  • O que deve ser realizado;
  • Em qual sequência;
  • Dentro de qual prazo determinado; 
  • Seguindo determinadas orientações. 

 

Ao listar, delegar e priorizar as atividades, o sistema de gestão se torna uma ferramenta central na busca por:

  • Maior produtividade;
  • Redução de erros e retrabalho;
  • Organização da dinâmica da empresa;
  • Garantia de cumprimento de cada etapa da construção de um projeto;
  • Maior satisfação dos colaboradores;
  • Mais controle sobre os resultados da empresa;
  • Uma visão global sobre a produção do negócio e de cada colaborador e mais.

Em suma, um sistema de gestão de tarefas permite que as ações que precisam ser realizadas pela empresa realmente sejam desenvolvidas, garantindo a evolução do negócio e a conclusão das entregas aos clientes.

Vale lembrar que em uma estrutura de mercado na qual o trabalho remoto é cada vez mais uma realidade presente e de longo prazo, os sistemas de gestão de tarefas online se tornam indispensáveis para garantir a colaboração e a execução das tarefas em ordem lógica, evitando assim o retrabalho e garantindo o repasse de informações. Tudo isso com acompanhamento do avanço (ou conclusão) de cada atividade em tempo real . 

Leia também: As 5 ferramentas de trabalho remoto que vão fazer seu home office ainda mais confiável

Entendido o que é e para que serve o gerenciador de tarefas, seguimos para a compreensão sobre como colocar tudo isso em prática. 

O que é Kanban: guia ultrarrápido

Já viu mudarem receita de feijoada 🍛? E de churrasco 🍖?

Quando uma ideia é boa e dá certo, quanto menos se mexer, melhor! É claro que inovações são necessárias em bem-vindas, mas sem alterar a essência da ideia.

Kanban é uma metodologia de gestão de tarefas criada há mais de meio século no Japão ⛩ e que até hoje é usada com sucesso em muitas empresas.

E parece que a solução é tão boa que 5 dos mais usados sistemas de gestão de tarefas a empregam como base de sua lógica de utilização.

Neste post você vai entender um pouco melhor sobre como distribuir tarefas para equipe por meio da metodologia Kanban e conhecer 5 sistemas que a empregam para aumentar a produtividade no trabalho com excelentes resultados.

Antes, entretanto, vamos conhecer o que é Kanban por meio de um guia super rápido, em tópicos, apenas para que você tenha uma visão global do modelo:

  • O que é Kanban: uma metodologia de gestão de tarefas criada no Japão nos anos 60;
  • Empresa que desenvolveu: Toyota;
  • Objetivo quando foi criado: gerenciar filas de produção para otimizar o uso do estoque mínimo;
  • Metodologia: cartões coloridos colocados em 3 colunas diferentes: “para fazer”, “fazendo”, “feito”. Conforme as peças trafegavam pelas linhas de produção, iam mudando de coluna no quadro Kanban. Quando a coluna “para fazer” ficava vazia, era hora de repor o estoque;
  • Evolução: a metodologia dos cartões em colunas foi adaptada para a gestão de tarefas, projetos, processos e equipes. Outras colunas podem ser acrescentadas, detalhando cada etapa do processo, segundo as particularidades de cada empresa;
  • Hoje: diversos sistemas de gestão de tarefas digitais usam a metodologia kanban.

Quer aprofundar um pouco mais sobre como usar essa ferramenta de controle de atividades? Então confira mais sobre Kanban em nosso blog:

5 sistemas de gestão de tarefas que usam Kanban

Agora sim é hora de conhecer algumas opções de gerenciador de tarefas para empresas. Veja alguns exemplos de interfaces que usam Kanban e que você pode adotar para a sua empresa para organizar sua equipe e suas atividades. 

Vale destacar que, apesar das semelhanças no visual dessas ferramentas de controle de atividades, cada sistema tem suas características e diferentes soluções e funcionalidades. 

Por isso, é importante que você conheça cada uma delas e encontre a que melhor se encaixa na sua rotina e necessidades. 

1. Asana

Quer mais tempo para fazer o trabalho que realmente importa? Então a Asana pode ser a resposta para você.

Com o sistema de gestão de tarefas da Asana você cria fluxos de trabalho personalizados e acompanha o andamento de cada etapa, sabendo exatamente o que está sendo feito e o que já foi entregue.

Assim, fica mais fácil cumprir prazos e detectar gargalos que podem pôr a operação em risco.

Além disso, a Asana tem modelos de quadros prontos para você usar e conta com soluções personalizadas para as áreas de marketing, produto e RH.

Achou interessante? Pois saiba que pode ficar ainda melhor. É possível integrar Asana a outras ferramentas que sua empresa usa no seu dia a dia, programando, por exemplo que, a cada evento cancelado no Calendly seja adicionado uma tarefa no Asana: 


Esse tipo de integração evita que algumas atividades precisem ser realizadas manualmente, reduzindo o tempo que os profissionais da equipe dedicam na atualização de informações em múltiplos canais. 

Isso evita retrabalho e permite que seus colaboradores e você se dediquem a atividades estratégicas, ao invés de perder tempo com pequenas tarefas, que são necessárias, mas que não deveriam tomar seu tempo.

É possível fazer esse tipo de integração entre ferramentas com a ajuda das otimizações de tarefas prontas para uso da Pluga.

Veja alguns exemplos:

Saiba mais: Asana software agora na Pluga! Integre imediatamente às suas ferramentas preferidas

2. Pipefy

Com um posicionamento focado na metodologia lean, aquela que se baseia em usar menos recursos e atingir mais resultados, o Pipefy é usado por empresas como McDonald ‘s, Unilever e Nextel.

Dentre seus recursos, o Pipefy conta com:

  • Controle de atividades da equipe;
  • Definição de prazos;
  • Criação de relatórios personalizados, templates de e-mails;
  • Modelos de quadros kanban prontos.

Visite o site aqui: Pipefy

Por meio da Pluga também é possível conectar o Pipefy a mais de 71 ferramentas integradas.

3. Jira

O Jira é um sistema de gestão de tarefas Kanban com um foco bem específico: equipes de desenvolvimento de softwares que empregam as metodologias ágeis (scrum, kanban e lean).

Por isso, a ferramenta é um pouco mais robusta e inclui funcionalidades como:

  • Gerenciamento do conhecimento;
  • Integrações com o Bitbucket e o Bamboo (ferramentas específicas para desenvolvedores).

É possível integrar o gerenciador de tarefas para empresas com outras plataformas como Slack, Excel, planilhas do Google, Calendar e muito mais!

4. Trello

O Trello é uma das mais conhecidas ferramentas de gestão de tarefas que usa a metodologia kanban.

Por ter uma versão grátis bastante completa, é muito difundida e usada por diversas empresas.

Tem uma política de criar integrações nativas e de incentivar desenvolvedores externos a criarem as suas. Assim, a ferramenta fica ainda mais ágil e poderosa.

Seu objetivo é tornar o trabalho em equipe mais produtivo e divertido, com foco na colaboração e na qualidade de vida.

Como você pode ver pela imagem, assim como os outros modelos de sistema de gestão de tarefas, a plataforma é bastante simples de usar. Basta criar um card com uma tarefa e arrastar esse quadro pelas colunas, conforme a atividade vai sendo realizada. 

Uma das formas de fazer a gestão de tarefas no Trello é criando as clássicas colunas: To Do, Doing e Done. Em portugês elas significam: “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”. 

Conforme um profissional da equipe começa a executar a tarefa prevista no card ele deve tirar da coluna “To Do” e direcioná-lo para a coluna “Doing”. Quando a tarefa é concluída, o card deve ser arrastado para a coluna “Done”. 

É claro que é possível criar outras várias colunas de acordo com o tipo de gestão que você realiza e o tipo de negócio que possui.

Por isso, fique a vontade para usar o Trello como quiser e é claro, aproveite as integrações possíveis dessa ferramenta. 

Integre o Trello com as ferramentas que você mais gosta como, ContaAzul, RD Station, Slack, Zendesk, PipeDrive e muitas outras. Para isso, use a Pluga e torne muito mais fácil a gestão do seu negócio. 

Veja como otimizar o uso do Trello com estes exemplos de automatizações prontas para usar da Pluga:

5. Notion

O Notion é uma ferramenta do estilo workspace que é tão versátil que fica difícil categorizá-lo em uma única vertical – mas a gestão de tarefas com certeza entra no topo da lista.

Ele concentra diversas funcionalidades que vão desde a criação de um Wiki interno da empresa até o planejamento de projetos utilizando o visual kanban.

Com ele é possível organizar desde a vida pessoal, até calendário de trabalho e rotinas de equipes.

E o melhor ficou pro final:

Com a Pluga, você pode tanto capturar dados do Notion e enviar para outras ferramentas, quanto capturar dados de outras ferramentas e enviar para o Notion. 

Olha só alguns exemplos do que você pode fazer automaticamente:

Agora você já conhece os principais exemplos de sistemas de gestão de tarefas no modelo Kanban: 

  1. Asana
  2. Pipefy
  3. Jira
  4. Trello
  5. Notion

Escolha o seu e dê um passo importante na busca pelos objetivos da sua empresa.

Além de ter ao seu lado sistemas de gestão de atividades, é fundamental que os gestores aprendam como definir prioridades e executar tarefas.

Essa é uma habilidade que deve ser desenvolvida com estudo e prática, buscando sempre a melhor organização de tarefas, para que o fluxo de trabalho seja o mais fluido possível

Para melhorar a organização das atividades da sua empresa, convidamos você a ler nosso artigo exclusivo: “Veja como montar sua lista de tarefas diárias e ter total controle do seu dia”. 

Lembre-se também de aproveitar as funcionalidades dos sistemas de gestão de tarefas que listamos acima, para identificar possíveis gargalos em seu processo de trabalho e busque ajustá-los para alcançar a alta performance do seu time. 

A organização e acompanhamento das atividades é parte desse processo. 

Como apresentamos acima, as principais ferramentas de controle de atividades do mercado funcionam por meio do sistema de Kanban e todas podem ser otimizadas por meio de integrações com outras plataformas que são comumente usadas pelas empresas. 

Isso pode ser realizado de maneira simples e fácil por meio das funcionalidades da Pluga

Desenvolvemos integrações para automatizar tarefas repetitivas e gerar mais produtividade e agilidade na comunicação, sem que você precise saber sobre programação ou desenvolvimento. 

Acesse nosso site, conheça as ferramentas que podemos integrar e dê um passo em direção à criação de um negócio escalável.

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