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As 3 ferramentas de gerenciamento de projetos que toda empresa deveria usar

29/06/2016
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A história é sempre a mesma. Dois sócios tem uma ideia que pode mudar o mundo. Eles começam o desenvolvimento do protótipo e saem a rua para validar a proposta de valor. Aprendem muito, realizam mudanças no MVP e retornam para o escritório para fazer ajustes. Em determinado momento o projeto começa a ter resultados concretos. Na verdade, nem podemos mais chamar de projeto, agora é uma empresa com CNPJ, endereço e muitos, muitos sonhos. Nesse momento, uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos pode ajudar bastante.

3 ferramentas de gerenciamento de projetos que vão revolucionar seu negócio

No início da jornada empreendedora os sócios fazem um pouco de tudo. Do atendimento ao cliente, desenvolvimento de código ou até empacotam os produtos. Isso é normal no desafio de trazer os primeiros 100 clientes. Mas, o que acontece quando as coisas começam realmente a dar certo?

Esta é a hora de planejar mais a estratégia da sua empresa e uma boa ferramenta de gestão de projetos pode ajudar muito em focar apenas nas atividades realmente eficazes, garantindo que as coisas certas sejam feitas, com o menor uso de recursos e tempo possível.

Como usar e integrar a ferramenta de gerenciamento de projetos ideal para você

Organizar, analisar e comunicar. Dentre as diversas atividades que um gestor de projetos deve executar, estas estão entre as principais. E com as ferramentas de gerenciamento de projetos que selecionamos, você podedrá fazer isso com agilidade e de forma integrada. Organize com o Trello, analise (e gerencie também, se quiser) com o Google Sheets e comunique-se, de forma dinâmica e compartilhada, com o Slack.

Trello

Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos on-line completamente visual e intuitivo. Perfeito para micro e pequenos empreendedores.

Ela permite que você crie boards (ou quadros) e – em cada board – crie um fluxo de atividades. Normalmente startups adotam um modelo de To do, Doing Done e realizam pequenas customizações de acordo com o perfil dos sócios e da gestão.

Na Pluga, além das colunas mencionadas acima, nós também temos colunas com ideias – que são projetos de longo prazo –  e próximas integrações, que faz parte da natureza da nossa empresa.

O conceito básico desta ferramenta para gestão de projetos é que você migre os “cards” (ou cartões) entre colunas, evoluindo as tarefas do seu dia-a-dia. Tarefas podem ter mais de um responsável e por isso que, na imagem abaixo, há mais de um membro associado. Os cards podem ser estilizados em cores para repassar um senso de urgência. Ou apenas para associar a uma determinada área dentro da empresa. Na Pluga, o pessoal de produto usa uma cor, enquanto Marketing usa outro. O Trello é uma excelente ferramenta de gerenciamento de projetos e você pode começar a usá-la gratuitamente.

ferramenta de gerenciamento de projetos

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Google Sheets

O Google Sheets é um aplicativo ótimo que, além de aplicações para CRM, Gestão de Estoque, Controle Financeiro e Orçamentário, também pode ser usado  como ferramenta para gerenciamento de projetos. Ele permite ao usuário criar, editar e colaborar com documentos criados à partir do serviço de planilhas online no Google Drive.

Na Pluga, nós usamos a planilha do Google Sheets para gerenciamento de projeto à nivel macro, organizando objetivos críticos a cada 3 meses. Essa planilha nos ajuda a saber aonde queremos chegar.

Este processo de planejamento é ótimo para toda a equipe, porque:

  1. Garante que o time possa entregar o melhor produto para o usuário;
  2. Garante que o time trabalhe com eficiência à partir de um propósito claro;
  3. Garante que todos estejam alinhados em relação ao direcionamento estratégico da empresa e a visão de médio prazo;
  4. Garante que todos os membros possam contribuir para o sucesso da empresa, participando e opinando.

Um exemplo real: logo na criação da Pluga nosso objetivo era validar se havíamos encontrado um problema grande o suficiente para resolver. Uma forma que encontramos de validar a ideia era realizando uma série de entrevistas.

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Tínhamos uma métrica de realizar 100 entrevistas com potenciais clientes em um mês. Isso dá uma média aproximada de 5 entrevistas para cada dia útil do mês. E todos puderam participar, diretamente ou indiretamente. O meu sócio de produto participou criando páginas de captura, as famosas Landing Pages, para cadastrar usuários. Ele avaliava o resultado da ação à partir da taxa de conversão. E o meu sócio de Tecnologia desenvolvia o MVP em paralelo, aproveitando as dicas dos primeiros entrevistados.

E como isso se encaixa com o Trello? A atividade “criação de Landing Page” era quebrada em micro-atividades, como: 1 – Teste A/B no Optimizely ou no Experiment do Google Analytics; 2 – criar o conteúdo da Landing Page; e 3 – Layout. Esse micro gerenciamento era feito pelo Trello, uma ferramenta de gerenciamento de projetos perfeita para isso.

Dica: Usamos a metodologia do livro Running Lean, do autor Ash Maurya. Vale super a pena ler e tem bastante exemplo sobre, inclusive, como abordar um prospect no modelo de cold call.


Confira: Como otimizar sua estratégia de conteúdo usando essas 5 ferramentas gratuitas

Slack

Slack é uma plataforma de comunicação interna para empresas que pode ser empregada em conjunto com as ferramentas de gerenciamento de projetos citadas. Ela oferece uma interface simples e intuitiva, mensagens instantâneas, compartilhamento de documentos e muito mais. Tudo em um só lugar! Na Pluga, o Slack reduziu bastante a necessidade de emails para alinhamento de tarefas entre equipes. Muitas pessoas dizem, inclusive, que o Slack está matando o email e que isto pode ser ótimo para a sua empresa.

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Veja mais: Veja como melhorar seu financeiro com apenas 3 ferramentas

Resumindo: super recomendamos para micro e pequenas empresas o combo de ferramentas para gestão de projetos Trello + Google Sheets + Slack.

Agora que você já escolheu uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos para a sua empresa, descubra também quais são os principais “Hacks de produtividade para PMEs de tecnologia” e boa leitura!

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