Em um mundo tão acelerado como o de hoje, a preocupação com a produtividade pessoal tem sido uma das grandes questões para profissionais e empresas. Mas, saber gerir bem seu tempo nem sempre é uma tarefa simples – por isso separamos algumas boas dicas para te ajudar.

O que é produtividade pessoal?

Antes de partirmos para as dicas de gestão de tempo, é preciso entender melhor o que é produtividade pessoal, para só então pensar em como aprimorá-la. 

Você já chegou ao final de um dia e sentiu que não produziu tudo o que podia ou que deveria? 

Já houveram dias em que você precisou de mais tempo e recursos do que o normal para realizar alguma tarefa? 

Pois bem, a produtividade pessoal é justamente a sua capacidade de fazer mais coisas gastando menos tempo e aproveitando melhor cada período da sua rotina.

Como aumentar a produtividade pessoal? 12 dicas essenciais

Existe uma série de fatores que podem estar limitando sua produtividade pessoal e para cada um deles há algumas boas práticas que podem ser realizadas para remediar essa situação.

A seguir, listamos 12 dicas de como aumentar a produtividade pessoal: 

1. Organize suas tarefas em uma agenda;
2. Comece pelas tarefas mais complexas;
3. Utilize ferramentas para aumentar sua produtividade pessoal ;
4. Descubra o local e horário do dia que você rende mais;
5. Foque em uma atividade de cada vez;
6. Estabeleça e respeite os momentos de pausa;
7. Crie metas a curto prazo;
8. Mantenha o ambiente de trabalho limpo e organizado;
9. Desative todas notificações do celular irrelevantes ao trabalho;
10. Conheça métodos para gerir melhor o tempo;
11. Avalie seu desempenho através de indicadores de produtividade;
12. Faça exercícios, meditação e afins.

Entenda como aplicar cada uma delas, a seguir.

1. Conheça métodos para fazer a gestão de tempo 

Como já destacamos, o tempo é um recurso escasso, por isso, deve ser bem gerido para que cada hora seja bem aproveitada.

Uma das formas de fazer a gestão de tempo e produtividade pessoal é através dos métodos como a técnica Pomodoro, por exemplo.

Ela consiste em uma sequência alternada de períodos de trabalho e descanso: você se concentra em uma atividade durante 25 minutos e pausa por 5, depois repete este ciclo por mais 3 vezes e, ao final, faz uma pausa de até 30 minutos.

Existem outros métodos para a gestão de tempo e produtividade pessoal, e é claro que a eficácia de cada método depende muito do tipo de trabalho, rotina e dedicação da pessoa. Entretanto, de modo geral, são ótimas formas de mostrar um caminho mais claro do que fazer ao começar a trabalhar.

Preparamos um teste que vai te ajudar a identificar o método mais adequado à sua personalidade e estilo de trabalho:

2. Organize suas tarefas em uma agenda

Antes de iniciar o dia, você precisa investir um tempo organizando a sua agenda, com tudo o que você quer ou precisa fazer no período. 

Organize também a ordem e os horários de todas as tarefas. Observe se o que está sendo planejado poderá ser cumprido dentro do tempo que você tem disponível para isso.

O ideal é que você inicie a semana com um planejamento para os próximos sete dias e ao final de cada um deles, reveja o que precisará ser realizado no dia seguinte. Faça ajustes e organize a sua agenda na noite anterior.

Estabeleça quanto tempo cada tarefa demanda e deixe um espaço para imprevistos.

3. Comece pelas tarefas mais complexas

Outra dica essencial é sempre que possível colocar as tarefas mais complicadas e que demandam atenção como as primeiras do dia. 

No início do expediente, por mais que não estejamos sempre motivados, é o momento onde você tem mais energia e concentração.

Quando você começa pelas tarefas mais simples ou que te dão mais prazer o mais comum é chegar na reta final já sem ânimo para encarar algo mais complexo. 

Ao fazer isso, você vai gastar toda sua energia e concentração com algo que não demanda tanto de você e quando tiver de encarar algo mais complicado, pode acabar adiando ou fazendo mal.

4. Utilize ferramentas para aumentar sua produtividade pessoal 

Atualmente, temos à nossa disposição diversas ferramentas que ajudam a aumentar a produtividade de várias formas. Veja alguns exemplos.

Trello

Esta ferramenta de gestão de tarefas funciona assim: você cria colunas de acordo com seu fluxo de trabalho (por exemplo, “tarefas a fazer”, “em andamento” e “concluídas”). Dentro dessas colunas você pode criar um card para cada atividade que precisa ser feita.

Em cada card, você pode colocar uma descrição e informações sobre a tarefa, distribuir etiquetas de acordo com algumas características da atividade, definir prazos, anexar arquivos e muitas outras funcionalidades que te ajudam a ter mais controle sobre o que será feito.

Ao concluir cada tarefa é só arrastar o card para a próxima coluna. 

Toda a movimentação, seja de uma coluna para outra ou dentro do próprio card, é notificada por e-mail, logo a ferramenta também é muito útil para gestores acompanharem o desempenho dos funcionários.

Para você usar a ferramenta em todo seu potencial, indicamos que leia nosso artigo exclusivo, “Tutorial Trello: passo a passo para se tornar mais ágil e produtivo”.

OBS: Existem algumas diferenças entre o Trello e a Asana, mas essa segunda também é uma ferramenta muito popular para a gestão de tarefas utilizando a visualização kanban.

Slack e Discord 

O Slack e o Discord são ferramentas que organizam a comunicação empresarial. Eles funcionam como canais de chat profissional. 

Por qualquer uma das duas plataformas você consegue enviar arquivos em alta resolução, além de criar grupos para facilitar a comunicação caso existam vários envolvidos em um único projeto, por exemplo. 

A grande vantagem de se utilizar o Slack ou o Discord é justamente eliminar o uso de apps como o WhatsApp que possam gerar distrações na hora de trabalhar. 

Afinal, por mais que exista um grupo de trabalho dentro do aplicativo ou você queira apenas conversar com um cliente, por exemplo, o sistema também te coloca muito próximo aos contatos e às mensagens pessoais, que podem tirar o seu foco e, consequentemente, reduzir sua produtividade. 

5. Descubra o local e horário do dia que você rende mais

O home office tem se tornado cada vez mais comum, mas exige um certo grau de disciplina para realmente ser positivo.

Manter a produtividade no home office é, sem dúvidas, um desafio. Uma das formas de conseguir ter disciplina e foco é encontrar o local ideal para você trabalhar. 

É importante que ele seja o mais livre de distrações possível e que seja um local apenas de trabalho, de forma que outras atividades não sejam realizadas ali. 

Essa separação irá ajudar seu cérebro a entender que quando você está nesse local, é o momento de maior concentração do seu dia.

Caso prefira, também pode procurar um coworking que alugue salas ou mesmo espaços em mesas para que você possa passar o dia trabalhando. Por ser um ambiente profissional, usar esse tipo de local pode ajudar você a colocar sua cabeça no que é realmente preciso fazer.  

Já a questão do horário não é algo que todos têm total controle, afinal a maior parte das empresas tem seus expedientes definidos. Mas se você for autônomo, por exemplo, vale a pena testar em qual parte do dia rende mais.

Evite jornadas muito longas e trocas excessivas de turno, isso dificulta a criação do hábito e pode gerar problemas de produtividade.

6. Foque em uma atividade de cada vez

Evite tentar realizar várias atividades ao mesmo tempo. Concentre-se em uma tarefa por vez para garantir que ela será concluída com qualidade. 

É claro que existem tarefas mais simples que podem ser alternadas com outras mais complexas, mas o ideal é que você sempre foque em uma tarefa de cada vez.

Isso ajuda você a concluir as atividades que começou, oferecendo uma sensação de bem estar no final do dia. 

7. Estabeleça e respeite os momentos de pausa

Tão importante quanto o momento de executar as tarefas são os momentos de se desligar delas e descansar. 

As pausas são momentos onde seu corpo descansa e muda o foco para algo prazeroso.

Esse momento é importante para que você possa recarregar sua energia e concentração para a realização das próximas tarefas.

Lembre-se de estipular essas pausas em sua agenda e respeite seus limites. 

8. Crie metas a curto prazo

O hábito de criar metas a curto prazo vai te ajudar a manter a motivação na execução das tarefas.

Por exemplo: se você deseja dormir mais horas para acordar melhor disposto para enfrentar o dia, comece com pequenas atitudes como acordar e dormir uma hora mais cedo.

Uma outra dica interessante para quem deseja aumentar a produtividade pessoal é controlar o período que leva para a execução de uma tarefa e colocar como meta uma redução de 10% nesse tempo. 

O foco na meta vai fazer você se concentrar no que está realizando, já que sabe que tem o objetivo de fazê-lo em menos tempo. 

9. Mantenha o ambiente de trabalho limpo e organizado

Conforme já destacamos, encontrar um local onde você tenha maior rendimento é muito importante para aumentar a produtividade pessoal, mas manter esse local sempre limpo, organizado e livre de distrações é outro ponto essencial.

Independente se você tem um escritório ou apenas uma mesa de trabalho, evite acumular coisas fora do lugar.

Nada mais desestimulante do que trabalhar em meio a uma bagunça ou ter que limpar tudo antes de começar. 

Organize seu local de trabalho no final do expediente para começar o dia seguinte com o pé direito. 

10. Desative todas notificações do celular irrelevantes ao trabalho

Os celulares são um dos maiores vilões da produtividade. Com os avanços da tecnologia eles ganham cada vez mais funções e logo se tornam uma fonte inesgotável de distração.

Por isso, para evitar passar o dia mexendo no celular, vale a pena definir quais notificações são realmente necessárias e silenciar as outras. 

Desligue notificações apps de jogos, canais no Youtube, redes sociais, apps de conversa e tudo mais que não tenha relevância para o momento de trabalho e deixe para se atualizar durante seus momentos de pausa. 

No caso das notificações de e-mail, procure deixar ativadas somente as do seu gmail para empresas. As notificações do seu  e-mail pessoal também podem ser uma distração.

11. Avalie seu desempenho através de indicadores de produtividade

Tão importante quanto aplicar as dicas para aprimorar sua produtividade é medir se elas estão tendo o efeito desejado. 

De nada adianta você aplicar um método sem depois avaliar para saber se está dando certo ou não.

Por isso, busque avaliar alguns indicadores de produtividade para comparar e entender o que está dando certo e o que não funciona. Veja os principais índices de rendimento pessoal.

Tarefas entregues x tarefas planejadas

Um dos pontos mais importantes é saber se você está fazendo um planejamento realista é olhar a relação entre o que foi estipulado para ser produzido naquele período contra o que foi, de fato, entregue.

Além de avaliar o planejamento, você consegue acompanhar a evolução (ou a queda) do seu rendimento. Essa perspectiva mais ampla ajuda a identificar quais problemas podem estar limitando seu potencial. 

Quantidade de horas para terminar uma tarefa

Outro índice importante a ser acompanhado é o da média de horas que estão sendo necessárias para a execução de uma tarefa. Assim como nos esportes, o desempenho pode ser medido pelo tempo gasto em algo.

À medida que você for testando novos métodos e formas de melhorar seu rendimento, acompanhe como isso implica no tempo de execução de uma tarefa com excelência.

Número de objetivos e metas alcançadas

Por fim, outro indicador de produtividade importante é o volume de metas que foram alcançadas no final de um período. 

Quando for realizar uma balanço semestral, por exemplo, procure ver o que você queria atingir e o que foi alcançado.

Isso vai te ajudar a entender se o trabalho está no caminho certo, se as metas estão realistas e o que pode ser corrigido para te aproximar mais dos objetivos traçados no planejamento.

12. Faça exercícios físicos e medite

Por fim, mas não menos importante, exercitar o corpo e a mente são pontos essenciais para aumentar a produtividade pessoal.

De nada adianta você seguir todas as dicas e métodos se seu corpo e sua cabeça não estiverem dando conta de acompanhar o ritmo.

Por isso, algumas dicas gerais para alcançar um melhor bem estar são:

• Encontre e realize atividades físicas que você goste; 
• Cuide do seu corpo; 
• Alimente-se bem;
• Mantenha um sono com média de 8 horas por dia;
• Medite diariamente (existem vários vídeos de meditação guiada no Youtube, gratuitos).

Lembre-se sempre de respeitar seus limites, nenhum nível de rendimento vale o comprometimento da sua saúde.

A produtividade pessoal e no trabalho

Uma das formas de aumentar a produtividade pessoal, e também da empresa, é a integração das múltiplas ferramentas que são usadas hoje para comunicação, gestão e relacionamento. 

A Pluga é uma ferramenta que faz essas integrações entre sistemas e garante mais eficiência para a sua gestão. É possível integrar ferramenta como:

• Sistemas de gestão de projetos, como o Trello, Asana e Notion;
• Softwares de comunicação, como o Slack e Discord;
• Plataformas de e-mail como o Gmail;
• CRMs;
• Sistemas de pagamento; 
• Formulários do Google; 
• Softwares de automação de marketing;
• Plataformas de emissão de nota fiscal; 
• Plataformas de e-commerce;
• Marketplaces;
  E muito mais. 

Acesse o site da Pluga e faça integrações incríveis entre as ferramentas web que você mais usa, sem escrever uma única linha de código.