Gestão Empresarial

Manual de boas práticas para e-mail corporativo

01/02/2017
Manual de melhores práticas do e-mail corporativo

No ambiente de trabalho, é preciso ter alguns cuidados com o uso que se faz dos e-mails corporativos. Adotar algumas boas práticas pode ajudar a desenvolver uma comunicação mais efetiva no ambiente profissional.

Quem nunca ficou com dúvidas na hora de enviar um e-mail corporativo, seja para o chefe, para um subordinado ou um colega de outro departamento? Confira o nosso manual abaixo!

Seja claro e objetivo

No âmbito profissional, é importante sempre deixar os fatos claros. Trazer informações objetivas elimina conflitos e pode economizar o seu tempo.

Portanto, não faça rodeios, não conte casos desnecessários para introduzir assuntos mais importantes e nem escreva sentenças pela metade. Além de parecer que você está tentando esconder algo, esse costume complica a comunicação entre você e seu destinatário. Se você estiver fazendo uma pergunta, tente colocá-la no topo do e-mail corporativo, se for possível, nas duas primeiras frases.

Certifique-se também de checar se a outra pessoa entendeu o que você disse. Questione e pergunte a ela se não tiver certeza.

Nunca use o e-mail corporativo para assuntos pessoais

Em hipótese alguma use o e-mail corporativo para assuntos pessoais. É muito fácil se enganar e mandar para algum destinatário com nome parecido ou responder grupos inteiros de um departamento, por exemplo. Use a troca de mensagens eletrônicas para resolver estritamente problemas profissionais.

Da mesma forma, nunca reclame de um colega ou superior por e-mail corporativo. Se você tiver problemas com alguma pessoa na sua empresa, chame-a para conversar pessoalmente e tente resolver a situação. Além de demonstrar maturidade profissional e honestidade, você estará eliminando a possibilidade de situações constrangedoras.

Aplique o princípio da escaneabilidade

Ninguém tem paciência para ler um e-mail corporativo com mais de 30 linhas, sem parágrafos, escrito em um bloco gigante de palavras. Para evitar que seus correios eletrônicos sejam uma chatice para quem os recebe, aplique a técnica da escaneabilidade.

Escreva um texto conciso, com no máximo 5 linhas por parágrafo (se o assunto demandar e-mails corporativos muito grandes). Use setas, listas e intertítulos para facilitar a leitura.

Verifique o português

Antes de clicar em “enviar”, faça uma revisão do seu texto. Preste atenção na concordância dos verbos (nada de escrever “vocês irá”), no plural (“dois contrato” não pode passar batido) e nos acentos das palavras. Se tiver dúvida com algum termo, consulte um dicionário online ou troque por um vocábulo mais conhecido.

Aprenda o que usar na despedida

Uma das maiores dúvidas de quem escreve e-mails corporativos é o que usar na despedida. Cumprimente e despeça-se de forma respeitosa e profissional. Um “beijo” ou “valeu”, ao final do e-mail, é aceitável? Tudo depende da sua intimidade com a pessoa do outro lado.

Para muitos especialistas, o ideal é finalizar correios eletrônicos com o cumprimento “Obrigado (a)”. É a solução “diplomática”.

Seguindo algumas dica básicas, você ficará craque em redigir e-mails corporativos. Na hora de escrever, lembre-se sempre de ser conciso, claro e educado. Sua comunicação no ambiente de trabalho se tornará muito mais efetiva e produtiva!

O que você achou das nossas dicas de boas práticas para e-mails corporativos? Deixe sua opinião nos comentários!

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